毎日新聞大阪開発株式会社 様

わかりやすさ、使いやすさで選んだJ-MOTTOで業務変革

毎日新聞社のグループ会社として旅行業などを展開する毎日新聞大阪開発株式会社。同社では会議室予約とスケジュール共有での課題解決を目的に、クラウド型グループウェア「J-MOTTO」を採用した。その結果、当初の課題解決のみならず、情報共有を必要とする場面で「J-MOTTO」を活用し、業務の効率化や経費削減、管理部門の負荷削減など、さまざまな業務変革を実現した。

情報力・企画力・行動力を強みとする毎日新聞社グループ会社

2021年に設立50周年を迎える毎日新聞大阪開発株式会社は、大阪を拠点とする毎日新聞社グループ会社だ。新聞販売店支援事業を祖業としつつ、現在は「毎日新聞旅行」ブランドでの旅行業も展開している。国内外とともに歴史をテーマにした関西出発企画や登山旅行に強く、歴史好きや登山愛好家の顧客に数多くのファンを持つ。 そのほかにも、過去の毎日新聞のアーカイブを使用したマイクロプリントの販売、毎日新聞主催事業のオンライン配信などを手がけている。

会議室予約、スケジュール共有のデジタル化をめざして

現在、同社社員は約60名。これまで情報共有は、ノートやホワイトボードなどを介して行われていた。そこで、最も課題を抱えていたのは会議室予約だった。メイン会議室にノートを備えつけ、手書きで管理を行っていたのだが、ノートを見に行かなければ予約状況がわからなかった。また、予約は重なりがちで、他に会議ブースを2カ所設けていたものの、うまく回っておらず、会議に入るまで、多くの時間と手間を要していた。 社員間のスケジュール共有も問題があった。毎日新聞大阪開発株式会社 営業部 課長 小原 秀基氏は次のように語る。 「外出が多い営業部は、掲示板と呼ばれるホワイトボードで行き先や帰宅時間を知らせるようにしていました。しかし、予定は頻繁に変わるため、そのつど会社に一報を入れ、誰かに掲示板情報を変更してもらう必要がありました。また、ホワイトボードでしか情報共有されていないため、他部門で営業関連の電話を取ると、営業部までホワイトボードの内容を見に行かなければなりませんでした」。 同社にはデジタル委員会という組織横断グループがあり、同社の業務を変革しようと2017年から活動を始めていた。いわば情報システム部門のような存在だ。その場で上記の情報共有課題が提起され、問題を解決するツール導入が決定した。

画面のわかりやすさ、PC知識に依存しない使いやすさでJ-MOTTO

ツール調査を担当したのは同社 管理部だ。IT製品の資料一括請求サイトで4社の4サービスをピックアップし、そのうち2つは高機能すぎて使いこなせないと判断。2つのサービスについて検討を進めた。どちらも無料の試用期間を利用して、デジタル委員会や主だった社員で使い比べた結果、選ばれたのは「J-MOTTO」だった。毎日新聞大阪開発株式会社 管理部　次長 柴田 かおり氏は選定の理由を次のように語る。 「まず、1つひとつの機能がアイコン表示で、文字を読まなくてもわかりやすかったことが選定のポイントでした。また、当社は社員の年齢層が高く、PC操作の苦手な者も多いのですが、そうした社員からJ-MOTTOの方が使いやすいという声が多く上がったので決定しました。さらに、リスモン・ビジネス・ポータルにリモートデモをお願いして、そこで疑問点が解消できたことも大きかったです」。 小原氏は柴田氏を補足して次のように語る。 「J-MOTTOは、無料試用期間が長く設定されていたのがよかったですね。他のサービスの試用期間が2週間程度なのに対し、J-MOTTOは基本の2ヶ月に1ヶ月の延長ができるので、その3ヶ月をフルに使って、試すことができました。PC操作が苦手な者も使っている間になじんでいったように思います」。

小原氏は柴田氏を補足して次のように語る。 「J-MOTTOは、無料試用期間が長く設定されていたのがよかったですね。他のサービスの試用期間が2週間程度なのに対し、J-MOTTOは基本の2ヶ月に1ヶ月の延長ができるので、その3ヶ月をフルに使って、試すことができました。PC操作が苦手な者も使っている間になじんでいったように思います」。

会議室予約、スケジュール共有はもちろん、情報共有に関する業務変革が実現

利用を開始したのは2020年4月です。しかし、コロナ禍による休業体制などの影響もあり、一度J-MOTTOの利用を停止することになりました。

その後も会議室予約やスケジュール共有に不便を感じる場面が多く、J-MOTTOの必要性を再認識。同年8月に再び無料利用期間を経て、本格運用を開始しました。

営業部では、J-MOTTOによる情報共有を定着させるため、社内のホワイトボードを撤廃しました。残してしまうと従来の運用に戻ってしまうと考えたためです。

情報の入力・確認・変更はすべてグループウェア上で行うルールとし、あわせて記載方法も統一しました。"直行"を意味するアイコンや行き先の表記方法などを定め、誰が見てもすぐに理解できる運用を目指しました。

その結果、現在では全社員が出社後にPCでJ-MOTTOを立ち上げる習慣が定着し、スケジュール共有が実現しています。

小原氏は次のように語ります。

「自席のPCで全社員のスケジュールが確認できるというのが非常に便利です。また、外出先から携帯電話で帰社時間などを変更できるため、わざわざ一報を入れる必要がなくなり、より正確なスケジュール情報を共有できるようになりました」

課題のひとつだった会議室予約もスムーズになり、時間になればすぐに会議を始められる環境が整いました。

さらに、会議そのものを削減する効果も生まれています。

毎日新聞大阪開発株式会社 代表取締役社長 内田秀一氏は次のように語ります。

「従来は毎週火曜日に幹部を集めて定例会議を開いていました。しかし現在は、コロナ禍をきっかけに数字報告や確認作業をJ-MOTTO上で行うよう変更しました。その結果、ペーパーレス化が進み、月間数万円の経費削減を実現しています」

「また、瞬時に情報が伝わる点も評価しています。当社には添乗業務で社内にいない社員も多いのですが、ワクチン職域接種に関する変更情報など、重要な連絡事項を遅滞なく届けることができています」

このように、確実な伝達が必要な情報については「回覧」機能を活用し、確認を求めています。未閲覧の社員を特定できるため、必要に応じて個別に連絡することも可能です。

一方で、通知だけで十分な情報は「インフォメーション」で共有しています。たとえば、「〇月〇日に機密書類の焼却を実施します」「健康診断を行います」といったお知らせです。

こうした使い分けにより、管理部門の負担軽減という効果も生まれています。

柴田氏は次のように語ります。

「従来は『今年の健康診断はいつでしたっけ』といった問い合わせがよくありました。しかし今はグループウェアを見れば確認できるため、こうした問い合わせ対応がほとんどなくなりました。最近では『J-MOTTOでお知らせしよう』が合い言葉になっています」

このように同社は、J-MOTTOを活用して大きな業務変革を実現しました。

今後は「情報共有」「安否確認」「備品管理」「事業の進捗管理」など、さらに活用の幅を広げていく構想です。

※掲載内容は取材時のものです。