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導入時のポイント

1.導入目的を明確にする。

今、社内で課題となっていることは、グループウェアを導入することで解決するのでしょうか。初めてグループウェアの導入を検討する際に陥りがちなことですが、検討範囲を広げ過ぎて、会計システムや販売管理といった基幹システムに関わるような話になることも少なくありません。

「社員間のスケジュールを共有したい」「メールに頼らないコミュニケーションを実践したい」
「業務日報や議事録などを回覧できるようにしたい」「離れた拠点同士でファイルを共有したい」

など、具体的な動機がある場合は、導入後の社内への浸透も早く、利用率も高いようです。
まずは、グループウェアを導入して何をしたいのかを整理しておきましょう。

2.選定ポイントを決める。

機能
自社の課題を実現するために必要な機能が備わっているか。
操作性
システムの設定は難しくないか、一般社員でも操作できるものか。
導入形態
オンプレミス(自社にサーバで運用)にするか、クラウド型(外部サーバで運用)にするか。
価格
いくらまでコストを掛けられるか。クラウド型サービスでは、1ユーザー500円程度が標準的な料金と言われています。
(J-MOTTOは1ユーザー150円からご利用いただけます)
安定性
安定稼働するか。セキュリティ面に不安はないか。
サポート
保守・サポートは充分か、無料か有料か。
その他
  • 海外発、または日本発の製品(サービス)か。
     日本企業流のコミュニケーションに合うものか。マニュアルやサポートは日本語で充分対応できるものか。
  • 拡張性」があるか。
     他のシステムとの連携ができるか。機能を追加できるか。

3.積極的に利用促進する。

グループウェアを導入はしてみたものの、社内に浸透しない、使わなくなってしまった、とならないように、まずは、以下のことを心掛けてみてください。

[ホワイトボードをやめる]
グループウェアに記載しない予定は認めないという風潮を作り、行動予定をネット上で共有しましょう。
[メール連絡・申請をやめる]
メールでは整理しづらい複数のやりとりを、グループウェアでは1画面に集約して共有できます。
[張り紙や紙の回覧をやめる]
社内のお知らせは全てグループウェア上に掲載すれば、グループウェアにログインせざるを得ません。

4.とりあえず使ってみる。

本導入の前に、現場の社員による検証も大事です。J-MOTTOでは実際にグループウェアの設定を行ない、お試しいただける期間をご用意しております。お申込月の翌月末まで、最大2ヶ月間無料です。(最低利用期間はございません)
なお、この試用期間を終え、本導入となりました場合は、更に1ヶ月無料です。

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