グループウェアは「中小企業こそ導入メリットが多いビジネスツール」と断言する専門家も少なくありません。2023年も多くの中小企業がグループウェアのシステム導入に踏み切り、成功事例も続出しています。
今回は、中小企業がグループウェアを取り入れるメリット、活用のポイントや製品の選び方、おすすめ製品についてくわしく解説します。
グループウェアは中小企業向け！なぜおすすめなのか徹底解説
グループウェアは中小企業こそ恩恵を受けやすいといわれるのはなぜか、具体的な導入メリットを探りました。
中小企業の導入率は約50％！グループウェアのメリット
グループウェアは大企業の80～90％に浸透していますが、最新のある調査では中小企業の導入率も約50％になったと発表されました。
高額だった登場当初と比べると、現在は使いやすく価格もおさえられた製品が色々登場しています。
中小企業にとって大きな導入メリットは、限られた人数でも業務効率化を進められることです。慢性的な人手不足に陥りがちな中小企業では、メンタルがぼろぼろになるほどの激務を強いられることも･･･。
現場の効率性が上がれば、少ない人数でもスムーズに仕事を回しやすくなるでしょう。縦と横の連携を取りやすくなったり、紙ベースの手作業で行ってきたアナログ作業から解放されたりするメリットもあります。
時間的な余裕も生まれ、生産性アップに直結するコア業務に専念できる環境になるはずです。
Officeソフトと比較してもメリットが多い
グループウェアは、Offieのソフトウェア以上に便利なビジネスツールです。
表計算はエクセル、メールはアウトルック、文書作成はワード、プレゼン資料の作成はパワーポイント･･･と使い分けるのが定番のやり方でした。
グループウェアは、こういった各ソフトの機能を兼ね備えています。例えば会議1つとっても、現場で即役立つ機能が満載です。
EX）会議に役立つ便利な機能
- スケジュール管理機能：参加者の予定を1つの画面で把握できるので、集合しやすい日時を簡単に絞り込めます。
- 在籍／離席確認機能：緊急で集まるときも、誰が社内にいるのか勤務状況が一目瞭然です。
- ウェブ会議機能：オンライン上で会議するための機能。外出、リモートワーク、出張中の社員がいても、参加できます。
- 議事録作成機能：専用テンプレートを使い、手軽に作成できます。会議前のアジェンダを作成し、閲覧してもらう作業も効率的に行えます。
- 日報作成機能：専用テンプレートを使い、手軽に作成できます。集計も自動でできるので、エクセルの併用も不要です。日報のために会社に戻る必要もなく、社外でも作成、提出、閲覧が可能です。
- ファイルの共有、保管：議事録を保管し、他の社員も回覧できます。
業務効率化のための活用ポイント
中小企業と大企業では、会社の規模や社員の人数、予算も異なります。大企業が導入している製品が中小企業向きではないこともあります。
利用可能人数など、会社に合った製品を選ぶことも、業務効率化のための活用ポイントです。
中小企業のためのグループウェアの選び方
中小企業と大企業は、資本金にも差があります。必要な機能を絞込み、できるだけ導入費用とランニングコストが安いグループウェアを選ぶことも大切です。
導入する目的がマッチしているか
グループウェアの導入目的をはっきりさせましょう。製品によって搭載機能の種類も違います。
改善したい現場のアナログな部分をピックアップし、必要な機能が揃っているかチェックしてください。
また、ITに強い社員が少ない現場では、いくら高機能でも操作がむずかしい製品はおすすめできません。
組織の規模もチェック
中小企業向けのグループウェアも、製品によって利用可能人数が10人以下の小規模なものから300人前後まで対応できるものまで差があります。
従業員の人数と照らし合わせ、マッチする製品を選びましょう。
費用は長期スパンで検討
コスト削減のため、無料のグループウェアが気になっているかもしれません。ただ、費用は必要投資と割り切り長期スパンで役立ちそうな製品を選んだ方が賢明です。
たしかに従業員の人数が少なく、シンプルな機能しか使用しないなら、無料製品も選択肢の1つになります。
けれど、中小企業ほど伸びしろが大きいものです。まさにグループウェアの導入によって売上が上がり、早急に人材補給が必要になる可能性もあります。
人数が増えても効率的に働ける土台づくりが整っていれば、スムーズに対応できます。有料製品は、新人研修にも使える便利な機能も多く、将来的に「導入してよかった」と思える確率が高いでしょう。
無料製品は利用可能人数や容量、機能の制限が多く、会社が成長する大事なタイミングでキャパオーバーになるリスクがあります。一旦導入したシステムを他社のものに変えるのは、現場の混乱を招きかねません。
【2023年版】中小企業におすすめのグループウェア製品
最新ランキング上位にランクインする中小企業向けのグループウェアをご紹介します。
無料プランもある人気のグループウェア製品
なにかと予算が制限される中小企業では、コスト対策も重要な課題の1つです。「まだ有料製品の導入には踏み切れない」と悩んでいる企業におすすめの製品をピックアップしました。有料プランに切り替えられる無料プランも狙い目です。
Chatwork：PCやスマホなど複数デバイスから利用OK。ただし無料版は7グループまでしか作成NG。ビデオ通話も1対1のみで、過去のチャット履歴の閲覧が制限されるなど、ビジネスで使うためには不便な一面も。有料プランは1ユーザーあたり月々600円～(月間契約)。
Zoho Connect：25ユーザー、3グループまでなら無料利用OK。ネックはタイムカードなど管理者向け機能が一部使用できないところ。
Group Session：無料版はインストール型で、導入時のセットアップは自社で行う必要があります。プログラミングの知識とスキルがある社員がいれば、「カスタマイズしやすい！」と評判です。有料版もクラウド型とオンプレミス型の2種類から選択可能で、クラウド型なら1人あたり300円～とコストの低さも魅力の1つ。
Chat＆Messenger：ユーザー数、契約期間も無制限の無料プランあり。スマホにも対応していますが、会議室など施設予約機能やタイムカード機能など使える機能が制限されます。
有料ツールのおすすめはJ-MOTTO
中小企業に強いグループウェアと定評があるのが、すでに4,000社14万ユーザーが利用しているリスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTOです。有料製品の中でもコストも業界最安値と評判で、20ユーザーまで月々3,300円(税込)で利用できます。
1ユーザーあたり月額たった165円(税込)で、実用的な26種類もの便利な機能が使い放題です。
ユーザー数が増えても10ユーザー毎に1,320円(税込)の追加でOKなので、今後従業員の人数が増加しても安心です。
導入費用は0円で、サーバーの準備やソフトウェアの購入も不要です。専門のスタッフが在籍するサポートセンターに相談できるので、グループウェア初心者にとっても安心感があります。
グループウェアの無料製品も魅力的ですが、サービスが途中で中止されたケースも何件かあります。無料製品は導入後いきなりサービスが使えなくなる恐れがあることは頭に入れておきましょう。混雑時にアクセスサーバーがパンク寸前になり、しょっちゅう繋がらなくなるトラブルも多いようです。
導入したシステムを頻繁に変えると、職場にも負担にもなります。最初から低価格の有料プランを導入した方が、遠回りせずに済むかもしれません。
1ユーザーあたり165円(税込)で安定して使えるJ-MOTTOは本当に狙い目です。最大3ヶ月の無料トライアル期間もあるので、気軽に試しやすいところも魅力の1つです。
