J-MOTTOワークフローとグループウェアのワークフロー機能の違い・比較

J-MOTTOワークフローは、グループウェア導入実績4,000社のJ-MOTTOが、これまで運用実績とご利用者の方々からのご要望をもとに独自開発したワークフローサービスです。J-MOTTOグループウェアの基本機能に「ワークフロー機能」がございますが、より高度な機能、運用を求めるお客様を対象にオプションサービスとして提供しております。

グループウェア「ワークフロー」との機能比較一覧表

実装機能	グループウェアワークフロー	J-MOTTO ワークフロー	備考
申請経路の事前登録	○	○	申請時の承認フローを設定することができます。
申請作成時の承認フロー自動設定	○	○	申請書とフローを紐づけて設定することができるため、申請書作成時は書式名を選択するだけで、雛形、フローが呼び出されます。
申請書式の雛形の作成	○	○	書式のパーツをドラッグ＆ドロップして、レイアウトを決めることができます。
申請書式雛形のサンプル集	○	◎	グループウェアは、グループウェア開発元ネオジャパン社のサイト上より、書式サンプルをダウンロードしたものをインポートして利用できます。 (サンプル約60種類) J-MOTTOワークフローは、予め用意されたサンプルを選択するだけで利用開始できます。 (サンプル約50種類)
申請書のCSV一括ダウンロード	△	○	選択した申請書を一括してCSVファイルに落とすことができます。また条件指定をしてダウンロードすることも可能です。グループウェアではダウンロードデータに承認履歴を含みませんが、J-MOTTOワークフローでは承認履歴やコメントも出力可能です。
申請書の共有・展開	△	◎	申請経路外のユーザーにも閲覧権限を付与し、申請内容を共有することができます。グループウェアでは、申請経路外のユーザーへ共有するためには文書管理機能へ連携する必要があります。
申請書の代理作成	×	○	申請者の代わりに申請書を作成することができます。代理作成者が作成した申請書を申請者に送信し、申請者自身が申請を行います。
不在時の承認委任設定	○	◎	グループウェアでは申請者自身が不在時の設定をするしかありませんが、J-MOTTOワークフローでは、システム管理者が承認者に代わって不在設定ができます。
自動承認設定	○	○	不在時の承認ルールとして自動承認の選択ができます。
管理者による代理承認(強制承認)	×	○	管理者権限で代理承認ができます。
申請番号の採番・連番設定	○	○	申請書毎の自動採番設定ができます。
決裁番号の採番・連番設定	×	○	申請番号とは別に決裁番号を採番、設定することができます。
申請書の転送	×	○	判断のつかない申請内容に関して、承認ルート以外の任意のユーザーに確認や相談を行うことができます。
条件付決裁	×	○	最終承認者（決裁者）のところで決裁の表示部分が条件付決裁と表示されます。
承認印のカスタマイズ	×	○	既定の印章以外に1種類設定できます。
申請受取時の通知メール	○	○	承認依頼を受けた際には、申請者にメールが送信されます。
申請完了時の通知メール	△	◎	グループウェアは申請者にのみ通知されますが、J-MOTTOワークフローでは、申請者以外にもメール通知できます。
申請中の申請内容編集	△	○	グループウェアは申請者に差し戻し時のみ編集可能ですが、J-MOTTOワークフローでは申請中でも編集できます。
スマートフォン版対応	△	◎	グループウェアは申請書の承認のみ可能ですが、J-MOTTOワークフローでは申請書の作成・承認・差し戻し・検索ができます。
データ容量	△	◎	グループウェアの料金体系はデータ基本容量300MB・追加容量50MB単位（月650円）ですが、J-MOTTOワークフローでは基本容量1GB・追加容量500MB単位（月1,000円）でご利用いただけます。

どちらが向いている？企業規模・ワークフロー数での選び方

グループウェア標準のワークフロー機能が向いているケース

申請フローの種類が少なく、内容も比較的シンプルな企業には、グループウェア標準のワークフロー機能で十分対応できます。
紙やメールで回していた稟議・休暇申請・簡単な経費申請などをまずは電子化したい、という段階であれば、固定の承認ルートをそのままシステムに置き換えるだけでも、承認漏れ防止やステータスの見える化といった効果が期待できます。
例外パターンが少なく、「最初の一歩」としてコストを抑えて導入したい場合に向いています。

オプションサービスのJ-MOTTOワークフローが向いているケース

拠点や部署が多く、同じ申請でも経路パターンが複数存在する企業では、J-MOTTOワークフローのような専用サービスが適しています。
スマホから申請・承認を完結させたい現場が多い、代理承認や条件付き決裁が必要、監査や経理向けにCSV出力や承認履歴をしっかり残したい、といったニーズがある場合は、標準機能だけでは運用に限界が出ることがあります。
また、情報システム部門が全社のワークフローを統制したい中堅企業以上では、柔軟性と管理機能の両方を備えたJ-MOTTOワークフローの利用を検討するとよいでしょう。

ワークフロー機能に関するよくあるご質問

Q.グループウェア標準のワークフロー機能だけで始めても問題ありませんか？

A.はい、「まずは紙やメールからの置き換え」が目的であれば、標準のワークフロー機能だけでも問題なくスタートできます。申請パターンが少なく、承認ルートも固定であれば、グループウェア上のワークフローだけで十分に効果が出ます。将来的にフローが増えたり、運用が複雑になってきた段階で、J-MOTTOワークフローへの移行を検討いただく形がおすすめです。

Q.途中からJ-MOTTOワークフローに切り替えることはできますか？

A.可能です。最初はグループウェア標準のワークフローで運用しつつ、「パターンが増えて管理しづらい」「スマホでの申請・承認をもっと強化したい」といったタイミングで、J-MOTTOワークフローに切り替える企業も多くあります。よく使う申請書や承認フローを棚卸ししたうえで移行することで、運用負荷を抑えながらステップアップできます。なお、切り替えに際しデータの移行はできかねますので予めご了承ください。

Q.導入や設定は、ITに詳しくなくてもできますか？

A.はい、専門的なシステムの知識は不要です。申請書のレイアウトはドラッグ＆ドロップで作成でき、承認フローも画面上で順番を指定するだけで設定できます。すでにグループウェアのワークフローを使っている場合は、その運用イメージをそのままJ-MOTTOワークフローに置き換えることも可能です。初期設定時にはマニュアルやサポートもご利用いただけます。

Q.どのくらいの申請件数・フロー数から専用ワークフローの導入を検討すべきですか？

A.目安としては「申請フローが10種類を超えた頃」「添付資料が増え、ディスク容量を1GB以上利用するようになった頃」が検討タイミングです。申請件数が月数百件を超え、CSV出力や承認履歴の管理・監査対応が必要になってくると、グループウェア標準機能だけでは運用負荷が高くなりがちです。その段階で、専用のJ-MOTTOワークフローに切り替えることで、申請・承認の見える化と統制が取りやすくなります。

Q.スマホだけで申請～承認まで完結できますか？

A.標準のワークフロー、J-MOTTOワークフローどちらでも可能ですが、J-MOTTOワークフローであれば、スマホに最適化された画面で申請・承認・差し戻し・検索まで対応可能です。外出中やテレワーク中でも、グループウェアとワークフローをまとめて確認できるため、決裁スピードを落とさずに運用できます。標準のワークフロー機能では「承認のみ」が中心になるため、スマホ主体の運用をしたい場合は、J-MOTTOワークフローをおすすめします。