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ワークフローはクラウドがお薦め!
その理由と導入時に確認すべきポイント

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ワークフローはクラウドがお薦め!その理由と導入時に確認すべきポイント

2020年04月01日(最終更新 2021年04月01日)

さまざまな業務の申請・承認・決裁のワークフローを、紙の書類の運用からシステムに移行すれば、業務の大幅な効率化が図れます。ワークフローシステムには、オンプレミス型とクラウド型の2種類あり、それぞれにメリット・デメリットがあります。ここでは、クラウドサービスのワークフローがお薦めの理由やサービス導入時の注意ポイントを解説。そして、ワークフロー業務だけではなく、企業全体の業務の効率化につながるヒントを紹介します。

ワークフローとは何?

ワークフローとは、企業内のさまざまな業務に必要な「申請」から「承認」までの流れです。経費精算や休暇届の提出、見積書や請求書、稟議書の申請などがそれにあたります。多くの企業が、紙の書類を使った従来の運用をシステムに移行、あるいはシステム導入を検討しています。なぜ、ワークフローのシステム化が必要なのか?まず、そのメリットから紹介します。

ワークフローのシステム化メリット

申請・承認作業の効率化

PCで作成した申請書を印刷し、紙の書類を承認者のデスクに届ける作業が不要になり、承認者もデスクに戻らなければ申請書を確認できないという問題が解消されます。

申請から承認までのスピードアップ

申請と承認が、PCの簡単な操作で行えるので、申請から承認までの時間が大幅に短縮されます。また、サービスによって、外出先や移動中でもスマートフォンで承認できるもの、申請書が誰のところで滞っているかがわかるものもあり、申請から承認までのスピードアップが図れます。

印刷・保管・管理のコストと負荷を軽減

申請書の紙代や印刷費、支社などへの郵送、書類の保管などのコストを削減。また、過去の申請書の中から必要な書類を探し出す際も、PCの操作で簡単に行え、経理部門の業務負荷も軽減され、ペーパーレス化が推進されます。

内部統制の強化

システム化により、申請書の記入に間違いや漏れが発生しづらくなります。また、事前に設定されているフローに沿って申請・承認業務が行われ、その証跡が残ることで、内部統制の強化が図れます。

オンプレミス型とクラウド型のメリット・デメリット

ワークフローシステムには、オンプレミス型とクラウド型があります。
オンプレミス型は、自社に合わせたシステムのカスタマイズが容易で、セキュリティを強化できます。しかし、導入やカスタマイズに大きなコストがかかり、運用管理を自社で行う必要があります。
クラウド型は、自社でサーバーやシステムを用意し、運用する必要がありません。低料金で、すぐにサービスの利用を開始できます。ただ、自社の業務などに合わせたカスタマイズは困難です。
メールやグループウェアなどの情報系はもちろん、基幹系システムもクラウドが主流になりつつある今、ワークフローもクラウドサービスを選ぶ企業が増えています。

ワークフローシステムに“グループウェア”という選択肢

「初めてのワークフローシステム導入」という場合、専用のシステム導入を躊躇される企業も多いかもしれません。そんな企業は、既にグループウェアを導入されているなら、ワークフローの機能がないかを確認ください。ワークフロー機能があれば、まずはそれを使い、本当に申請・承認業務を効率化できるのか?自社の業務フローにフィットするのか?など検証。特に問題がなければ、そのままグループウェアのワークフローを全社で利用するという選択肢もあります。
以下は、主なクラウド型グループウェアの比較表です。導入済みのグループウェアにワークフロー機能があれば、まずはそちらをお試しください。もし、グループウェアのワークフロー機能が、使い勝手や申請書の種類、承認フローなどの面で不十分という場合は、ワークフロー機能のカスタマイズやバージョンアップが可能かなどを確認しましょう。

グループウェアのワークフロー選びのポイント

ワークフロー機能をもつグループウェアは、多数提供されています。その選定時の注意ポイントを紹介します。

ポイント1:コスト

クラウド型グループウェアは、月額料金で利用できるものが大半です。当然、より安価なサービスが良いでしょう。しかし、ワークフローの申請書テンプレートが少ないものや、必要なテンプレートは別料金というサービスもがあります。1ユーザーあたりの料金で判断するのではなく、実際の申請・承認業務にかかるコストでサービスを検討してください。

ポイント2:機能

承認フローも要チェックです。自社の申請・承認フローに合わせた柔軟な設定ができるかどうかは、導入後の運用に大きく影響します。また、テンプレートの豊富さに加え、新規で申請テンプレートを作成できる機能の有無も重要です。自由に作成できれば、多くの申請・承認業務のシステム化が図れます。

ポイント3:操作性

申請・承認に関する操作性も重要です。サービスの中には、画面上で申請書名を選んだ時点で申請書と承認フローが自動で選択され、記入後に「申請ボタン」を押せば、申請が完了するものがあります。また、新規の申請書テンプレート作成や承認フローの設定が簡単かどうかもチェックしてください。新しい申請業務の追加や組織変更などに、柔軟かつスピーディに対応できるかを左右するからです。

こうした観点でサービスを選択すれば、多くのメリットが得られます。この3つのポイントすべてを満たすサービスの1つが、グループウェア「J-MOTTO」のワークフローです。

グループウェア「J-MOTTO」の便利なワークフロー機能

「J-MOTTO」は、企業の情報共有やコミュニケーションの活性化を支援するグループウェアです。1ユーザー月額150円からという低料金で、ワークフロー機能をはじめ、ポータル/スケジュール/ワークフロー/Webメール/設備予約/安否確認/文書管理など、25種類の機能が利用できます。
また、ワークフローに、より高度な機能と運用を求める企業向けに、オプションサービス「J-MOTTOワークフロー」も用意されています。グループウェアのオプションですが、単独でも導入、利用できます。

  • 「J-MOTTOワークフロー」単独での利用:1ユーザー月額200円
  • 「J-MOTTOワークフロー」+グループウェア:1ユーザー月額350円~

※グループウェアの「ワークフロー」機能とJ-MOTTOワークフローの比較はこちら

では、その機能をいくつか紹介します。

申請書と承認フローの自動選択

新規で申請書を作成する際、申請書名(例:社員情報変更届)を選んだ時点で、申請書と承認フローを自動で選択。毎回、承認フローを指定する必要がありません。

図1:申請書と承認フローの自動選択

図1:申請書と承認フローの自動選択

承認フローの設定

たとえば、「物品購入金額が100,000円以上の場合は部長承認」「100,000円未満の場合は課長承認」といった条件を、フローを選択すれば申請書に設定できます。

図2:承認フローの設定

図2:承認フローの設定

不在時の承認委任設定

承認者に出張などの不在の予定がある場合、本人あるいはシステム管理者が簡単な操作で、別の代理人に承認を委任できます。代理の承認者は、委任者に代わって承認/却下/差し戻しのいずれかの処理が行えます。
※なお、グループウェアのワークフロー機能で、不在時の設定ができるのは申請者のみです。

まとめ:ゴールはワークフローの効率化?組織全体の業務の効率化?

今回、申請・承認のワークフローのシステム化する方法として、グループウェアのワークフローを紹介しました。もし、「自社のワークフロー業務を効率化し、厳格に管理したい」というのであれば、ワークフロー専用のシステムを選択すべきです。
しかし、「ワークフロー業務を効率化したいが、情報の共有や社内のコミュニケーションを活性化させ、組織全体の効率化も図りたい」というのであれば、ワークフロー機能も備えるグループウェアの導入をお薦めします。企業のシステム化の目的は、決して1つではありません。ITシステムを活用すれば改善できる業務は何か?それを洗い出した上で、ワークフローとそれ以外のシステム化をご検討ください。

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