デスクネッツネオ「ワークフロー」とは？機能一覧と便利な活用方法

デスクネッツネオ「ワークフロー」の利用メリット3つ

グループウェアの機能が使い放題

グループウェア一体型システムのため、他の機能も自由に使用可能です。全部で27種類ものアプリが標準搭載されているので、他のITツールと併用しなくてもほとんどの業務をカバーできます。

使うITツールを1つに集約できるメリットもあります。コストカットと同時に、情報も一元化可能です。拡張機能や連携サービスも多彩で、必要に応じて追加もできます。

申請テンプレートも60種類以上！専用システムに匹敵する機能性

スマホに対応しているため、移動中やリモート勤務中など社外にいても申請・承認できます。「上司が突然の休みで承認待ち･･･」なんて業務が滞ることがありません。

テンプレートも60種類以上用意してあり、入力部分をドラッグ&ドロップの簡単操作で自由に並べ替えられます。

自分で一から作成する必要がありません。同じ書式を使うことで内部統制をはかり、項目の抜けなどヒューマンエラーも防止できます。

機能性が高く、専用システムに匹敵するほどの水準のため代表機能は一通り揃っていますが、さらに効率性を極めたい場合はオプションを追加して機能も拡張できます。

1人400円でコストを徹底的に削減できる

費用の安さも、他社製品を大きく切り離している魅力ポイントになります。1人あたりの月々の費用はたった400円です。ワンコイン以下でワークフロー機能も含め全27機能を自由に使えます。

複数のITツールを1つに集約するだけでも有効なコストカット対策になりますが、デスクネッツネオなら固定費をギリギリまで削減可能です。

デスクネッツネオ「ワークフロー」の機能一覧

デスクネッツネオのワークフローシステムは、自動化できるものは自動化し、柔軟な対応が求められるときも代理機能などでフォローできる機能が揃っています。

コメントも承認ステップごとに投稿できるので、モヤモヤを残さず次のステップに進めます。

自動承認／代理承認

受け取った申請書を自動的に承認できるため、担当者が在宅勤務や病欠、外勤で社内にいないときもサイクルが滞ることがありません。

不在処理の自動化を希望しない時は、代理承認機能で他のユーザーに決裁を委託できます。決済者が承認ボタンを押すと印鑑イメージが表示されるため、決裁履歴の“見える化”によって申請がどこまで進んだのかひと目で把握可能です。

メール通知／関係者への申請の回付

申請・承認作業は、メール通知機能を併用することでより確実に処理できます。決裁がおりたタイミングでタイムラグもなく通知できるので、すぐに次のアクションを取ることができます。

回覧・レポート機能と連携し、関係者への申請の回付も可能です。

申請経路の自動分岐

ワークフローシステムには、無数の申請・承認パターンを想定した上で情報を組み込んでいます。書式と経路は連動しているので、書式を選ぶだけで申請経路は自動分岐されます。

複雑な分岐経路になるときは、個人や役割、金額など条件によって個々に設定できるので、フレキシブルに対応可能です。

申請書の連続承認

責任者が複数の役職を兼任している場合、同じ申請に対して違う立場で何度も承認することがよくあります。

この二度手間を解決してくれるのが、申請書の連続承認機能です。役職を兼任する責任者が承認を行う場合、2つ目の承認を自動承認できます。「申請者＝一次承認者」になるときも、自動承認機能が便利です。

デスクネッツネオ「ワークフロー」の便利な活用方法

機能を拡張すれば、標準装備されたワークフローシステムの「機能性＋柔軟性」をさらに強化できます。

活用の幅が広がる2大オプション

• 業務改善アプリクラウド「AppSuite」
  1人あたり320円
  追加するとさらに多くのテンプレート、入力部品を利用できます。日付や文字列を自由に組み合わせて設定できる自動採番など、より効率的なデータ管理が可能です。部品毎にアクセス権を設定して追記・編集もできます。
  申請・承認されたデータは自動的にAppSuiteアプリに格納されるため、本腰を入れてペーパーレス化を進めたい会社も重宝するはずです。
  紙やExcelの申請書式を一掃できない場合もAppSuiteで機能を拡張すれば、従来のやり方で作成した申請書をそのまま取り込むことができます。
• 交通費・経費精算機能
  1人あたり100円
  仮払精算機能も標準搭載されていますが、オプションの交通費・経費精算機能をつけることでより便利な使い方ができるようになります。
  デスクネッツネオはジョルダン乗換案内Bizと連携しているので、消費税の増税やICカードの普及など混乱しがちな交通費の精算もスムーズに処理できます。
  スケジュール機能から交通費を精算し、ワークフローシステムで申請・承認･･･という一連の流れができるため、紙ベース・手作業とは比較にならないほどのハイスピード処理が可能です。

Microsoft 365連携はなぜ便利？

デスクネッツネオは他社との連携性も抜群で、Microsoft 365とも提携しています。

• ユーザー側のログインステップをカット
  Microsoft 365と連携しているため、マイクロソフトのアカウントがあればデスクネッツネオにシングルサインオンができます。1回のログイン作業で両システムにログインし、各機能にアクセス可能です。
  ログインステップを大幅にカットし、効率性も倍増します。また、Outlook予定表と同期できるので、社外の人間を含め大人数の予定調整も簡単にできます。
• 管理側の負担を増やさず使用可能
  連携によって、管理者の負担も激減します。ユーザー認証が一元化されていた方がパスワードなどの情報も管理しやすく、パスワードの発行や初期化など手続きの手間を省けます。
  ユーザーIDをシステム毎に個別に管理するとパスワードの量も増え、使い回しや単純化などパスワード情報が漏れやすい使い方になりがちです。デスクネッツネオなら、管理側の負担を増やさず便利で安全に運用できます。

デスクネッツネオのワークフローシステムも使える！J-MOTTOとは

デスクネッツネオとほぼ同等のシステムを、さらに低価格で使えるグループウェアがJ-MOTTOです。

ワークフローを含め150円で利用OK

リスモン・ビジネス・ポータル株式会社のグループウェアJ-MOTTOの使用料は、1人あたり毎月150円です。デスクネッツネオは400円なので、月々の固定費を半額以下におさえられます。

J-MOTTOの機能性はデスクネッツネオとニアリーイコールのため、ワークフローも含め全26機能が使い放題です。

オプションで強化しても＜150円＋200円＝350円＞と1コイン以下

J-MOTTOのワークフロー機能は他社と比べても高機能タイプになりますが、さらに高度な使い方を求める場合はオプションも追加できます。

オプションを追加しても1人あたり200円なので、基本料金と合わせても1コイン以下の350円になる計算です。

使い方も機能もほぼ同じ！ポイントは「ディスク容量」

J-MOTTOはデスクネッツネオをベースにしているので、使い方や機能もほとんど変わりません。

リスモン・ビジネス・ポータル株式会社はデスクネッツネオを開発した株式会社ネオジャパンとパートナー関係にあるため、ほぼ同等の機能をより安く使用することができます。

ディスク容量を200MBとコンパクトにすることで価格が抑えられており、もし容量が足りない場合は、必要に応じて容量の追加も可能です。

グループウェア自体コスト削減の効果を発揮しますが、ワークフローシステムの運用費用を抑えることで、より大幅に経費をカットすることができます。