【経理・総務向け】グループウェアの選び方と活用事例

グループウェアの導入が経理・総務にもたらす3つのメリット

①経費精算のクラウド化で時間短縮

グループウェアを導入すると、経費精算の仕事も効率よく進められるので時短効果は抜群です。経費精算はもっとも属人化しやすい業務で、勤続年数が長い社員にすべてを任せるパターンも少なくありません。

「領収書の処理は○○さん」となんとなく担当が決まっているパターンも多く、担当者以外は仕事の進め方がわからないブラックボックス状態に陥りがちです。

経費精算の業務は多いので、手分けして効率よく処理できる体制を整えましょう。クラウドサービスで情報を共有すれば、初心者でもミスなく処理できるようになります。

②フォーマットの統一で入力ミスとストレスが軽減

書類のフォーマットを統一できるのも導入メリットになります。フォーマットが統一されていないと毎回探り探りで書類を作成することになり、不要な時間がかかります。ストレスも相当なものです。

項目にばらつきがあると、記入漏れなどのミスも起こりやすくなります。グループウェアで手順もマニュアル化すれば、仕上がるまでの時間差が大幅に出ることがなくなります。

全社統一のフォーマットや手順を共有すれば、少ない人数でも効率よくバックオフィス業務をこなせるようになり、入力ミスやストレスも減るはずです。

③企業のペーパーレス化を促進

とくにペーパーレス化が進みにくい経理・総務の課題も、グループウェアなら解決できます。他部署でITツールを取り入れても、経理・総務ではほとんどの業務が紙ベース･･･という状況は珍しくありません。

紙のやりとりは印刷や郵送の手間もかかる上、余計なコストの発生源にもなります。紙ベースの書類を受け取り、内容をパソコンの会計システムに1つ1つ手入力する仕事は非効率的です。

属人的なまま月日が経つと、状況を悪用した横領などの不正も起きやすくなります。意図しないミスであっても発見が遅れ、とんでもない問題に発展するリスクもあります。

紙とハンコ文化から脱却し、クラウド上で各種申請・承認手続きを済ませられる体制を整えましょう。

経理・総務で利用するグループウェアの選び方

機能と金額のバランスもチェック

機能面はもちろん、金額とのバランスもチェックする必要があります。いくら機能数が多くても、月々の維持費があまりにも高い製品は不向きです。

自社業務に最低限必要な機能をピックアップし、予算の範囲内におさまる製品を選びましょう。

無料製品のセキュリティ管理問題

無料でも、セキュリティ体制が甘いグループウェアは避けた方がよさそうです。とくに経理・総務では、社外秘・部外秘・役員外秘など会社の機密情報を扱います。

有料でも法人使用に耐えられる強固なセキュリティ対策の製品を使っていれば、社外からの信頼も得やすくなります。企業イメージの問題もあるので、無料製品には安易に飛びつかない方が賢明かもしれません。

おすすめ機能と活用事例

経費精算機能

経費の精算を自動化する機能

【活用事例】今まで膨大な時間を費やしていた確認や仕分け作業、会計システムの手入力作業から解放されるようになりました。領収書をのりで貼りつけるような非効率的な作業がなくなり、決算期の心身の負担を減らすことに成功しました。

ワークフロー機能

稟議・申請・承認のための一連の業務プロセスを自動化する機能

【活用事例】申請する側も承認する側も直接顔を合わせずに済むので、出先から直帰できるようになりました。

メール共有機能

メールをチームや部署のメンバー同士で共有する機能

【活用事例】担当者が不在でも、問合せメールなどに対応できるようになりました。顧客満足度も上がり、休みの日に会社から連絡が来ることもなくなりました。

社内掲示板機能

社内全体に情報を共有するためのボード機能

【活用事例】全社員に伝達したい情報を手軽にアップできるようになりました。既読機能で1人1人が確認できているかどうか把握できるので、確実に伝達できます。

勤怠機能

従業員の勤怠を管理するための機能。労働時間や給与計算の自動集計機能がついている製品も

【活用事例】表計算ソフトに入力した数字が合っているかどうか、何回も確認する作業から解放されました。残業やリモートワーク中の勤怠情報も手軽に記録できるので、集計ミスやタイムカードの不正打刻の予防にもなります。

スケジュール管理機能

プロジェクトや従業員のスケジュールや居場所を把握できる機能

【活用事例】繁忙期を手軽に確認できるようになり、特定期間に業務が集中しないよう仕事を振り分けやすくなりました。業務の抜け漏れ効果も。

設備予約機能

会議室や社用車など共有設備を予約する機能

【活用事例】グループウェア上で空き状況をチェックし、予約できるため総務の予約業務が激減しました。キャンセルなどの対応に追われることもなくなり、他の業務に専念できます。

経理・総務に向いているグループウェア5製品を比較

ジョブマネ

1ユーザーあたり3,000円（税抜）／月～

中小企業向きのクラウド型業務管理ツールで、1ユーザーから利用OK。ビジネスプランを契約すれば経費精算、請求書発行機能や問い合わせ管理機能など経費・総務の仕事を楽にする機能も充実しています。

WaWaOffice

1契約につき2,500円（税抜）／月＋1ユーザーあたり400円（税別）／月～

ISO9001など各種認証を取得した安全重視の製品で、シンプルな操作性も魅力です。1ユーザーあたり月400円（税別）でワークフロー機能も追加できます。

TOKIUMU

※料金は要問合せ（初期費用＋基本利用料金1万円／月～＋領収書・請求書の件数に基づく従量制費用）

領収書などの書類を一元管理できる経理精算クラウドサービス。レシートも「スマホで撮影＋用途などを選択」の2ステップで申請・承認が済み、会計システムへ自動的に連携します。

12色のカラーパターンや豊富なアイコンなど見やすい工夫が多く、空き状況もひとめでわかります。自分がよく使う設備を最初に表示させるなど、より使い勝手のよい使用が可能です。

NI Collabo360

1ユーザーあたり328円（税抜）／月～

経費精算やワークフロー機能で処理したデータを勘定奉行クラウドに自動連携できるグループウェア。仕訳入力や取込作業が不要になります。ワークフローやスケジュール機能など定番機能も一通り搭載。

ArieAirOne

※料金は要問合せ

大手企業を対象にした製品で、経費精算機能、ワークフロー機能、施設予約機能、勤怠管理機能など経理・総務に欠かせない定番機能を搭載。

経理・総務に選ばれるグループウェア「J-MOTTO」

管理者権限を細かく設定OK

J-MOTTOは1つの基盤で組織・ユーザー・ロールなどで細かい短期でアクセス設定が可能です。経理や総務は、複数の部署を横断する情報を扱います。アクセス権限をしっかり管理できると、部署間の情報漏えい防止に役立ちます。

経理・総務に役立つ機能をコンプリート

J-MOTTOは月々の料金が1人あたり165円（税込）で、26種類もの機能を使い放題です。各種申請・承認プロセスを自動化するワークフロー機能をはじめ、仮払い精算など経理・総務の仕事に役立つ機能をコンプリートしています。

有料になることが多い備品管理や購買予約、設備予約、タイムカード機能も基本料金に含まれているので、コスパも抜群です。

オプションの選択肢が豊富

J-MOTTOは交通費管理システムのジョルダンと連携しているので、必要な場合は月々プラス100円で連携サービスを利用できます。予定と連動させ、交通費や経路を手軽に検索・登録できるため、交通費計算の手間を大幅に省けます。

お土産やタクシー代金も領収書の画像をデータで管理し、まとめて申請可能です。こういったオプション機能を必要に応じて追加できる点も非常に魅力的です。