広告・出版業はオフィスの外で社外のメンバーとやりとりする機会が多い業界になります。大量のアカウントをつねに最新の状態で整理・共有するためにもグループウェアの導入が効果的です。
ここでは、広告・出版業に向いているグループウェアの選び方やおすすめ機能などお役立ち情報をまとめました。
広告・出版業に導入するグループウェアを選ぶコツ
クラウド型なら社外からアクセスしやすい
広告・出版業のお仕事は社外での打ち合わせが多いので、ネット環境ならどこでも使えるクラウド型が向いています。カスタマイズしやすいのはオンプレミス型ですが、社内ネットワークでしか使えません。
無料ツールはセキュリティシステムがネック
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スケジュール管理機能
メンバーやプロジェクトのスケジュールを管理するための機能。居場所や行動を把握し、離れた場所でも連携を取りやすくなります。
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ファイル共有機能
情報を共有するための機能で、スムーズに更新・検索可能。メールのようにデータを添付・転送する手間がありません。
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アドレス帳機能（電話番号・メールアドレスetc.）
チームメンバーや社外メンバー、顧客の電話番号など連絡先を共有するための機能。人の入れ替わりが激しい業界なので、手動でリストに情報の追加・削除を行うのはひと仕事です。アドレス帳機能で情報を一元化すれば、パソコンやスマホに個人情報を残すことがなくなり、情報の漏えいも防止しやすくなります。
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ウェブ会議機能
ウェブ上で会議を行うための機能で、インタビューや面接にも使えます。顔を見て話せるため、認識のズレによるトラブルも発生しにくいメリットがあります。
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ワークフロー機能
申請から決裁までのワークフローを自動化する機能。社外で申請・承認作業を済ませ、帰社せずに済みます。
広告・出版業におすすめのグループウェアはJ-MOTTO
J-MOTTOはリスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供するグループウェアです。広告・出版業界の導入実績も多く、業界内でも非常に人気があります。
法人利用に適したセキュリティ認証を取得
J-MOTTOは法人利用に適したセキュリティ環境を整備しています。コラボ企画も多い業界だけに、個人情報の流失は厳禁です。
J-MOTTOのセキュリティ環境は、スイスのジュネーブに本部を置くセキュリティのISO規格認証を複数取得済みです。国際基準レベルの安全性を維持している証明なので、外部組織からの信頼を獲得できます。
広告・出版の幅広い業務をカバーする26機能
J-MOTTOは機能の数も国内トップクラスで、全部で26種類もの機能を使い放題です。広告・出版の幅広い業務を十分にカバーできます。
初期費用もかからず月々の使用料も1人あたり165円（税込）という価格は、有料製品の中でも最安値レベルになります。
社外パートナーとのプロジェクトに向く2つの利点
社外パートナーとのプロジェクトを成功に導く機能が揃っています。
外部のサービスと連携OK
J-MOTTOなら各種サービスのアカウントと連携できるので、セキュアな環境で楽にIDを管理できます。スケジュール機能もGoogleカレンダーやMicrosoft Teams、iPhoneカレンダーと連携し、社内外のメンバーと効率よく予定を調整可能です。
共同編集向きのオプションサービスも狙い目
コラボ企画では、社外のメンバーと一緒に企画書を作成する機会も増えます。J-MOTTOはオプションの選択肢も多彩です。
共同編集ならファイル共有サービスを追加することで、企画段階から1つのファイルを共有し、リアルタイムでやりとりできます。
