スケジュール管理ツールを使うとタスクを“見える化”できるので、個人のペース調整に便利です。チームで動くときもお互いの予定が分かっていればフォローしやすくなり、上司から進捗状況を訊かれる頻度も激減します。社外メンバーとの日程調整にも便利です。
今回はスケジュール管理ツールを使うメリットについて詳しくお話します。無料・有料の人気ツールについて最新情報をお伝えするので、業務効率化の参考になれば幸いです。
スケジュール管理ツールの導入メリット＆活用事例
情報共有が必要な時代に
チームや外部のプロジェクトメンバー同士でスケジュールを共有できることは大きなメリットです。
同じプロジェクトでも各自が勝手に動くやり方では、担当者しか業務の状況を把握していないため、不在や休日のときに対応できません。
現在はチームで動く効率性が求められる時代で、今までのやり方は通用しなくなっています。スケジュールをお互いに把握していれば、タイミングよくフォローし合うことも可能です。
タスクの進捗をオンラインで把握できる
スケジュール管理ツールを導入すれば、電話や口頭、メールでの「報・連・相」の回数が激減します。タスクの進捗状況も表示できるので、だれがどの仕事をどこまで完了しているのかひと目で分かります。
忙しいときにタスクの進捗状況を訊かれるのは、ストレスに他なりません。
しかしながら、マネージャーは業務の進み具合を把握するのが仕事です。進捗状況が分かれば的確な指示出しもできるので、双方にとってメリットになります。
プロジェクトの並行管理中も調整ミスを防止
複数のプロジェクトをすっきり管理できるのも、導入メリットの1つです。ベテランマネージャーでも、複数のプロジェクトを並行管理するのは簡単ではありません。
スケジュール管理ツールを導入すると仕事の割り振りもしやすくなり、ペース配分の調整ミスも起きにくくなるため、双方のストレスが激減できます。
クライアントの都合で急遽予定が変わるときも、簡単な操作で予定の変更ができます。
チームを強化し生産性UP
スケジュール管理ツールを活用すると、チームの連携を取りやすくなるため強いチームづくりに役立ちます。
口頭による「報・連・相」も大事なコミュニケーションとは言え、部下を細かく管理したがるマイクロマネジメントやパワハラの被害につながるリスクも軽視できません。
オンライン上でやり取りすれば、適切な距離感を保つことができるので、不要なストレスを感じにくくなるでしょう。各自がコア業務に集中し、生産性が上がり成果も出やすくなるはずです。
【ビジネス向け】人気のスケジュール管理ツール8選
無料のスケジュール管理ツール4選
Googleカレンダー
Googleアカウントがあれば利用できるツールで、パソコン・スマホ・タブレットに対応できます。複数のカレンダーを使い分け、プライベートとビジネスの予定を別々に書き込むことも可能です。
タスク管理のためにToDoリストも作成できるので、業務効率化も促進できます。同アカウントで利用できるGoogleスプレッドシートも、スケジュール表としてカスタマイズ可能です。
Yahoo!カレンダー
Yahoo!JAPANのアカウントがあれば、無料でカレンダー機能を利用できます。好きなデザインをダウンロードできるのが特徴で、Yahoo!メールをメインで使っているユーザーにおすすめです。
LINE WORKS
普段からLINEを使う頻度が高いユーザーには、ラインのビジネス版がおすすめです。
スケジュール管理機能の他、アンケート機能や掲示板機能なども搭載されています。広告表示が気にならなければ、ビジネス版も無料で利用できます。
Time Tree
スケジュール管理機能を無料で使いたいものの、広告表示をストレスに感じる方におすすめのツールです。
無料版でも広告は表示されません。複数のカレンダーを作れるので、プロジェクトを管理する立場の方にも重宝するはずです。写真やメモの共有機能など、情報共有機能も充実し、Googleカレンダーとも同期可能です。
有料のスケジュール管理ツール4選
クロジカスケジュール管理（月額費用：1人500円～）※税抜き価格
社内外の日程調整に便利なスケジュール管理ツールで、設備予約やワークフロー機能も搭載。社外のメンバーと日程を調整したいときは、送付した日程調整用URLから空いている日をクリックしてもらうだけで完了できます。
Spir（月額費用：5人まで6,600円～120人まで88,000円）※税込価格
社内外の日程を調整するためのカレンダープラットフォームで、複数メンバーの予定管理を1つのカレンダーにまとめられます。
予定を登録するタイミングで、Googleミートやズームのリンクを自動発行する機能も便利です。
VIVITLINK（初期費用：55,000円・月額費用：10名まで11,000円～100名まで5,5000円）※税込価格
GoogleカレンダーやOutlookとリアルタイムで連携できるスケジュール管理ツールです。完全自動で日程を調整できます。
Lychee Redmine（月額費用：1人あたり900円～）※税抜価格
日本企業向けの高機能なスケジュール管理ツールで、プロジェクトを効率的に管理するため、多角的なサポート機能が完備されています。
プロジェクトの工数をベースにして自動スケジューリングするときも、負荷状況を組み込むハイレベルな調整が可能です。
グループウェアを使ったスケジュール管理ならJ-MOTTOがおすすめ
スケジュール管理機能を搭載したグループウェアの中でも、おすすめはリスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTOです。
図：スケジュールの機能詳細
いつでも・どこでもスケジュール管理できるマルチデバイス
J-MOTTOのスケジュール管理機能は場所と時間に縛られずに利用できます。パソコン・スマホ・タブレットOKのマルチデバイス製品です。
メンバー同士の予定も共有画面で簡単に合わせられるので、候補日の仮押さえでカレンダーが埋まり身動きがとれなくなることもありません。日程調整のための面倒なプロセスをカットできるので、本業に集中できる時間を確保しやすくなります。
Googleカレンダー連携機能！プライベートの予定も組み込める
Googleカレンダーのデータもスケジュール機能に取り込めるため、ビジネスとプライベートの予定を分けて整理することもできます。
個人、ビジネスの切り替えだけではなく、「1日・週間・月間」と表示を切り替えられるのでユーザーからも「見やすい」と評判です。
紙の手帳のように、それぞれのページに予定を書き込む必要はなく、1回の入力で色々な表示方法に切り替えられます。
ポータルに表示されているスケジュール画面からも登録画面を簡単に呼び出せるので、お知らせ情報を見た直後に予定を入力することもできます。
ビジネス向け26機能を標準搭載
J-MOTTOはグループウェアなので、スケジュール管理機能以外にも全部で26種類のアプリケーションが標準装備されています。
1人あたり月額165円（税込）と有料のスケジュール管理ツールより安い金額で、文書管理や掲示板、設備予約機能、議事録作成機能など業務効率化に即役立つビジネス向けの機能を利用し放題です。
交通費の精算など便利なオプション機能も充実
J-MOTTOのスケジュール機能やワークフロー機能は、ジョルダン乗換案内Bizと連携できます。連携することで、交通費はもちろん、タクシー代などの諸経費も領収書の画像データと一緒に管理可能です。
交通費や経費の精算オプションは1ユーザーあたり月額100円で追加できるので、アナログなやり方から徹底的に脱却したいときにも頼りになります。
