ビジネス向けのコミュニケーションツールを導入する企業が増えています。仕事の負担を減らすためにデジタル化は必須とは言え、従業員同士の関係が希薄になるのも問題です。
今回はコミュニケーションと業務効率化の両立を目指す企業のために、導入価値が高いコミュニケーションツールについて詳しく解説しました。
コミュニケーションツール“ビジネスチャット”の基本機能
チャット機能（グループチャット機能）
ビジネスチャットのメインになる機能です。簡単なテキストでリアルタイムのやり取りができるのが魅力で、要件だけのビジネスライクな対応ができます。
メールのように件名や署名要件の前後に挨拶を挟む必要もありません。1対1でやり取りするダイレクトチャットの他、複数のメンバーがやり取りできるグループチャット機能も便利です。
メッセージの検索機能
過去にやり取りしたメッセージを検索できる機能です。発言者がわかると検索しやすくなります。
音声・ビデオ通話機能（ウェブ会議機能）
音声や映像のコミュニケーションを可能にする機能です。1対1の打ち合わせにも便利ですが、複数メンバーでオンラインの会議も可能です。
テレビ電話のように専用の接続回線、モニターがなくても、ネット環境とツールがあれば開催できます。ただしリモートワークでは「顔や自宅の背景が見られるのがイヤ」とビデオ通話の機能をストレスに感じる社員も増えたため、最近はあえて使わない傾向もあるようです。
情報共有機能
ファイルなど情報共有機能が搭載されているツールなら、ワードやエクセルのファイルの他、画像や動画も共有できます。
タスク管理機能
「だれが・いつまでに・なにをするのか」担当者、期日、目的などの情報を共有できます。完了しているのか進行中なのか、進捗状況をチェックできる機能を搭載した製品もあります。
ビジネスチャットの素朴な疑問
チャットとメールはどうちがうの？
チャットはメールよりスピード感のあるやり取りができます。Eメールの場合フォーマルな挨拶を本題の前後に挟む必要がありますが、チャットは即本題に入るスタイルで問題ありません。
リアルタイム性も高く、相手の反応をチェックしながら会話ベースで話を進められる魅力があります。応答率も高く、複数メンバーでやり取りできる特徴もメールにはない強みになります。
個人チャットとはどうちがうの？
チャットの基本構造は共通していますが、個人チャットは本当にシンプルなチャット機能しかありません。
ユーザー管理機能も利用できないため、退職したメンバーやプロジェクトに登録していないメンバーに情報が漏えいするリスクも抱えています。
セキュリティ水準もビジネスチャットの方が高いため、個人チャットをビジネスで利用するのはリスキーです。
社内SNSとはどうちがうの？
社内SNSは同じ会社の従業員同士のやり取りに特化したツールになります。社外の相手も含むやり取りでは、ビジネスチャットの方が向いています。
また、やり取りのニュアンスも、よりカジュアルな社内SNSに対してビジネスチャットはフォーマルな雰囲気です。セキュリティのためにも、社内外でツールはうまく使い分ける方が賢明です。
無料版と有料版はどうちがうの？
無料版は高確率で、広告が表示されます。過去のメッセージの閲覧、機能の一部が制限されるパターンも少なくないようです。
また、セキュリティ対策が甘い傾向があるため、他の企業からもマイナスの印象を持たれることもあります。無料のクラウドツールの使用を禁止している企業も多いので、ご注意ください。
導入率TOP4！ビジネスチャットで人気のコミュニケーションツールを比較
※金額は全て税込
チャットワーク（月額770円～/ID）
純国産チャットツールのため、日本人が使いやすいと感じるUIが魅力です。タスク管理機能も搭載され、進捗状況の把握もOK。
無料プランは機能の一部が制限され、過去のメッセージの閲覧も直近40日以内、最新5,000件までの範囲に制限されます。広告も表示されます。
Slack（月額925円/ID～）
海外も含めシェア率が飛び抜けて高いビジネスチャットツールで、外部のアプリケーションとAPI連携できます。アプリと連携させることで業務効率化が促進し、スピードアップを狙えます。
社内コラボにうってつけのチャンネル機能や社外コラボ用のSlackコネクト機能など拡張機能も充実していますが、費用は1ユーザーあたり925円と少々高めです。
LINE WORKS（月額495円/ID～）
ラインのビジネスバージョンのチャットツールで、業務効率化のための機能も一通り揃っています。無料プランでも4人まで音声・ビデオ通話が可能です。
有料プランも必要に応じてオプションを追加できるので、過不足なくカスタマイズしやすいシステムも魅力になります。
Microsoft Teams（月額550円/ID～）
Office製品と親和性抜群のチャットツールで、Office365を契約していれば無料で追加導入できます。WordやExcelなどマイクロソフト製品はもちろん、他のアプリとも連携しやすいため社外のメンバーと共同編集を行う機会が多いケースにもおすすめです。
約40もの多言語に対応しているので、海外とのやり取りが多い会社に向いています。チャット以外の業務効率化機能も充実しているツールです。肝心なチャット機能も、絵文字だけではなくGIFやステッカーなど多彩な表現ができます。
グループウェア「J-MOTTO」はチャット＋25機能
業務効率化をより促進するためには、ビジネスチャットのみを導入するより色々な機能を利用できるグループウェアの方がおすすめです。
コスト重視でグループウェアの契約先を選びたい方におすすめなのが、圧倒的コスパで有名なリスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTOです。
J-MOTTOにも、チャット感覚で短いメッセージをやり取りできる機能が搭載されています。
1ツールで完結！チャットなど全26機能を標準装備
複数のITツールを併用するよりも、複数機能を集約したグループウェアを導入した方が使いやすく、コストもおさえられます。J-MOTTOは有料ツールになりますが、1人あたり165円（税込）と破格の安さです。
ビジネスチャットの人気TOP4の製品の月額使用料が1人あたり450～925円だったことを考えると、月々のランニングコストは約3分1～6分の1も安く済む計算になります。
しかもJ-MOTTOはグループウェアの中でも機能数が多く、全部で26種類もの機能が基本料金で使い放題です。
SNS感覚で使える “ネオツイ”を搭載
J-MOTTOは業務に特化した機能だけではなく、コミュニケーションの強化にも役立つオリジナル機能のネオツイも標準装備しています。
絵文字やつぶやき機能などソーシャル要素が強く、SNS感覚で使用可能です。コミュニケーションと業務効率化の目的を1つのツールでかなえられる優秀なツールになります。
活用の幅が広い “電子会議室”機能もおすすめ
J-MOTTOの電子会議室機能も、様々な活用の仕方ができる注目の機能です。社内の連絡用掲示板としても使えますが、ノウハウや社内FAQの共有にも役立ちます。
グループチャットの代わりに使用可能で、トピックごとに複数メンバーで意見を交換する場として活用している会社も少なくありません。閉じられたセキュアーな空間で意見を伝え合えるコミュニケーションツールです。
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社は情報セキュリティマネジメントシステムのISO27001など国際的に認知された数々のセキュリティ認証を取得しているため、安全性においても国内最高レベルの環境を誇ります。
