グループウェアと社内SNSの違いを徹底検証
導入目的による違いを比較
目的は“交流”！社内SNSはコミュニケーションツール
社内SNSを導入する目的は、コミュニケーションの活性化です。会社のコミュニケーションツールとして開発されたため、イベントや新人紹介など比較的カジュアルな情報を共有するために活用されています。
コメントや絵文字、スタンプ機能が充実している製品も多く、部署やチーム、プロジェクトの境界線をとっぱらって気軽に交流しやすいところが魅力です。お知らせや意見交換の場として役立つでしょう。
目的は“業務効率化”！グループウェアはビジネスツール
グループウェアにも社内SNSのようなコミュニケーション機能が搭載されていますが、導入目的は“交流”ではなく“業務効率化”になります。
あくまでも業務効率化のための1機能であり、コミュニケーション以外の機能も色々と搭載されているのが特徴です。具体的な使い方は会社によってちがいますが、発言や投稿のための機能も社内SNSほど自由な感じではありません。
プロジェクト単位で区切って使用し、トピックを限定して意見を交換したり、情報伝達のために活用したりするのが一般的です。
グループウェアと社内SNSの機能差をチェック
社内SNSのメイン機能は「チャット機能」
社内SNSに搭載されている機能は、コミュニケーションのための機能に絞られています。ほとんどの製品はビジネスチャットの機能がメインでメッセージ投稿、コミュニティ機能が利用できるタイプもあります。
グループウェアのメイン機能は「情報共有機能」「スケジュール管理」
グループウェアによく搭載されているのが情報共有機能やスケジュール管理機能です。ワークフローやToDo管理、タイムカード機能も代表的な機能になります。
他にも議事録を作成する機能や設備予約機能など、実際の業務を効率よく進めるための機能が色々揃っています。
それぞれのツールのメリット・デメリットを解説
社内SNSのメリット・デメリット
社内SNSはコミュニケーションに特化した製品のため、導入すると大人数で気軽に交流する場を設けることができます。場所や時間にとらわれず、メッセージをやり取りできるのは大きなメリットです。
しかしながら、シンプルな機能しか備わっていないために、業務効率化のための特効薬にはなりません。機能数が限られている割には維持費が高い、と感じることもあるようです。
また、社内SNSはグループの作成や活用を自由に行えるために、トピックが乱立したり発信数が多かったりしてSNS疲れに陥るリスクも抱えています。
最初に導入目的をはっきりさせておかないと、発言頻度などでメンバー間に温度差が生じて揉める原因になりかねません。
社内の風通しをよくするためにもコミュニケーションのための対策が欠かせないとは言え、導入失敗例も少なくないことは頭に入れておいた方がよさそうです。
グループウェアのメリット・デメリット
グループウェアのメリットは、業務効率化のために役立つ複数の機能が1つにまとまっていることです。ITツールを複数持つよりコストも安く抑えられます。
グループ作成などの権限は管理者にあり、従業員は社内SNSほど自由にコントロールできない点はデメリット面かもしれません。
しかしながら、権限を厳しく制限するシステムほど不正アクセスなどの脅威からガードしやすい環境ともいえます。やり取りも社内SNSほどカジュアルではなく、フォーマルな雰囲気があります。
この部分も「堅苦しい」とマイナスに捉える方もいらっしゃるかもしれませんが、程よい距離感を大事にする従業員からは「このぐらいで丁度いい」とプラスの評価になるでしょう。
何より、今まで紙ベースの手作業で行っていた業務を、グループウェア上で完了できるのはすばらしい導入効果です。
スマホ対応製品なら会社に戻らず外出先で報告書を作成し、そのまま帰宅することもできます。上司も閲覧、サインをグループウェア上でできるので、直接会ってやり取りする面倒がありません。
