グループウェアはクラウド型とオンプレミス型の利用形態があります。費用や導入の仕方、導入後の運用方法も利用形態によって異なりますが、今の主流はクラウド型寄りです。
今回は、クラウド型グループウェアの特徴やメリット＆デメリット、種類や選び方についてわかりやすく解説します。
クラウド型グループウェアの特徴
グループウェアのクラウド型とオンプレミス型の導入率は拮抗していますが、導入数が1割ほど多いのはクラウド型です。クラウド型にはどんな特徴があるのでしょうか。
クラウド型は導入メリットが多い
クラウド型グループウェアを選ぶ企業が多いのは、導入メリットが色々あるからです。まず、手軽に利用しやすいところもクラウド型の特徴です。
クラウド型とオンプレミス型では、サーバーがある場所が違います。契約会社がサーバーを所有するクラウド型に対し、オンプレミス型は社内に設置する利用形態です。
オンプレミス型は自社にサーバーを構築するため、ソフトウェアや設備機器も導入しなければなりません。実際に稼働できるようになるまで、数週間から数ヶ月かかります。
一方、社外のサーバーをネット経由で使えるクラウド型は、最短で即日稼働OKです。すぐにグループウェアを取り入れたい会社には、クラウド型の方が向いています。
初期費用も安い
初期費用が安いのもクラウド型です。一般的に、クラウド型のグループウェアは初期費用がかからないため、全体の費用も安く抑えられます。ランニングコストも安く、1ユーザーあたり300～500円で契約できるところもあります。
オンプレミス型は初期費用だけでも多額の資金がかかる上、運用後も月額使用料の他サーバー管理費など諸々のお金が発生します。
その分カスタマイズ性が高く、セキュリティの面でも安心しやすい仕組みを構築しやすいメリットもありますが、費用の高さがネックになりオンプレミス型を選ばない会社もあるようです。
最新機能に自動バージョンアップ
クラウド型は利用しやすさ、導入しやすさが魅力で、実際にシステムを稼働してからも何かと便利です。サーバーのバージョンアップも契約会社に任せられるので、社内にITに詳しい人材がいなくても問題ありません。
オンプレミス型はサーバーやソフトウェアのメンテナンスやバージョンアップ作業も、自社で行う必要があります。ITに強い人材がいないと困る場面が度々出てくるかもしれません。
そもそもグループウェアの導入を検討している会社は効率性を重視しているので、メンテナンス不要、自動で新機能にバージョンアップされる利用しやすさが決定打になり、クラウド型に決める会社も少なくありません。
クラウド型のサービスが増加中
クラウド型とオンプレミス型はそれぞれに独自のメリットがあるので、両方の利用形態を選べる会社もあります。
ただ、全体を見るとクラウド型の導入率の方が上昇し、サービスも増加している状況です。オンプレミス型の製品を打ち切り、クラウド型に絞り込んだ会社もあります。高額の初期費用がかからず、サーバーの運用もお任せできる特徴はたしかに便利です。
また、オンプレミス型は社内に運用・管理を一人できる人材がいない場合、導入したくても新たに人を雇う必要があります。技術者を確保するのが難しいなら、クラウド型を選んだ方が安心かもしれません。
クラウド型グループウェアの選び方！機能や価格の違いをチェック
クラウド型グループウェアも様々な種類があり、機能や価格の違いも色々です。
無料ツールはある？価格が安いグループウェアを知りたい
クラウド型グループウェアは全体のコストが安いメリットがありますが、無料で使える製品も色々あります。
ただ、グループウェアの無料製品は利用可能人数や機能数、容量などが制限されることが多く、会社の都合で突然無料サービスが中止されることもあります。
ビジネスのために利用するなら、有料製品の方が安心です。コストをかけたくない会社にも、トータル費用が安いクラウド型は狙い目です。
＜1ユーザーあたりの月額費用が1,000円以下のクラウド型グループウェア（価格は全て税抜）＞
- J-MOTTO：1ユーザーあたり月額150円～
- desknet’s NEO：1ユーザーあたり月額400円～
- Google Workspace：1ユーザーあたり月額680円～
- Microsoft365 Business Basic：1ユーザーあたり月額750円～
- サイボウズGaroon：1ユーザーあたり月額800円～
機能の数が多いグループウェアを細かく比較
無料にも関わらず23機能を搭載したGRIDYもすごい製品です。チャットなどシンプルな2～3機能しか搭載していない無料製品も珍しくありません。
ためしに、いま注目のこの2製品を細かく見比べてみましょう。コスト面を比較すると、コスト0円のGRIDYが有利で一見魅力的な製品に見えます。
ただ、やはり無料製品はなにかと制限が目立ちます。例えばJ-MOTTOはスマホやタブレットにも対応し、複数のデバイスで使用可能です。タブレット端末はiPadでもAndroidでもOK、全26種類のアプリケーションを使えます。
一方、無料版のGRIDYはスマホ非対応なので、操作する度にパソコンを立ち上げなくてはなりません。ちなみに、スマホに対応できる有料版は月額6,000円～と少し高めの料金設定になります。
無料から有料版に切り替えたとき、コスト面の魅力が薄くなる会社は少なくないので、注意したいポイントです。
さらに、無料版はサポート対応の問い合わせ対象外です。電話、メール、フォームによるサポートサービスは利用できません。
また、GRIDYに限った話ではありませんが、無料製品は「サーバーアクセスが集中し、繋がらない時間が多い」なんてクチコミが多いのも気になるところです。
J-MOTTOは20ユーザーまで月額3,000円と有料製品の中でも破格の安さで、無料で受けられるサポート体制も充実しています。
クラウド型グループウェアのイチオシはJ-MOTTO
クラウド型グループウェアの製品の条件を1つ1つチェックすると、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社提供の「J-MOTTO」の総合力が抜きん出ていることに気づくでしょう。PマークやISO27001・9001などの認証も取得し、強固なセキュリティ体制を整えていることでも知られています。
コストをかけずにビジネス利用できる
J-MOTTOは機能数が26種類も搭載され、ビジネス利用に最適です。1ユーザーあたり月額150円（税抜）で使えるのは、リーズナブルなクラウド型の中でも破格の安さで初期費用もかかりません。コストをかけずにグループウェアを導入したい会社にぴったりです。
パソコンが苦手でも直感的に操作OK
クラウド型グループウェアを選ぶ会社は、操作性を重視する傾向があります。J-MOTTOはそんなニーズにも応えてくれる製品で、パソコンが苦手な方でも直感的に操作できます。新人から高齢の幹部までスムーズに使いこなせるでしょう。
カスタマイズしやすい反面、導入コストや運用コストも高く、ITスキルがないと使いこなせません。導入までに時間もかかります。
専任スタッフが手厚くサポート
サポートが充実しているところも、J-MOTTOの注目ポイントです。すでに、中小企業をメインに4,000社、14万人以上のユーザーが利用しています。
この実績を活かし、ノウハウを熟知したサポート専任スタッフが在籍しています。困ったときはメール、電話、チャットによる相談OKで、システムを使いこなすための無料・有料セミナーを開催するなど多角的なサポート方法を用意しています。
ITに詳しいエンジニアがいない現場でも「頼りになる」と評判です。
