社内におけるファイル共有の在り方は、業務の効率性を大きく左右します。とくにテレワークが普及した今、人材・予算不足の中で企業の競争力を上げるためには「ファイルを探す作業」の効率化が急務になっています。
今回はセキュリティ・コスト面も踏まえた上で、おすすめのファイル共有方法や選び方の注意点をまとめました。
社内のファイル共有は必要？ツールを導入すべき3つの理由
「メールに添付されたファイルの所在がわからない」「ようやく見つけたファイルが最新版かどうか分からない」なんてトラブルに悩まされていませんか？ 検索の手間こそ、ファイル共有ツールを使わない最大の弊害です。
業務の効率化
社内にファイル共有ツールを導入すれば、常に最新の情報をスピーディに検索・閲覧できるので、業務効率化を一気に進めることができます。
個人のPCローカルフォルダ・チャットツールの過去ログに埋もれたファイルを探すのは本当に大変です。
これまで検索に費やしていた時間を作業時間に使えるので、作業効率・生産性が飛躍的に上がることは言うまでもありません。
セキュリティの安全性
ツールの導入はセキュリティの観点からも必要です。メールに添付したファイルのやり取りは誤送信のリスクを伴う上、不正アクセスのリスクも伴います。
ファイル共有ツールを使えば、たとえ内部不正があっても変更履歴・アクセスログが自動記録されるので、改ざん・削除の追跡が可能です。
操作ログの記録・アクセス権限の設定は、企業にとって重要度の高いリスク管理対策になります。
ファイル共有ツールにはバックアップ機能も搭載されているため、パソコンの故障やランサムウェア被害に遭っても、情報はクラウド上に自動バックアップされ、すぐに復元できます。
データの一元管理
データを一元管理できる効果も、ファイル共有ツールを導入すべき理由の1つです。ファイルがバラバラに存在している状態は、セキュリティ・業務効率の観点からもマイナスしかありません。
共有ツールでデータを一元管理すれば、欲しい情報に即座にアクセスできるので、意思決定のスピードも飛躍的に上がります。部署をまたぐ障壁もなくなり、部署・チームを横断した効率的なデータ活用ができます。
特定の人物しかファイルの在り処がわからない･･･なんて属人化の予防にも、データを一元管理できる共有ツールが役立ちます。
社内でファイル共有する3つの方法とおすすめのツール
社内のファイル共有ツールは、効率性だけではなくコストやセキュリティを考慮して選ぶことが大事です。
USBメモリ
USBはおすすめできないファイル共有ツールです。紛失・盗難リスク、マルウェア感染の媒介になるリスクがあるため、すでに大企業・上場企業の大半はUSBメモリの使用・持ち込みを禁止しています。
「初期コストの安さ」「オフラインでも使用可能」というメリットがあるため、ファイルを一時的に受け渡す場面では便利なツールです。
ただしリモートワーク環境での使用、大容量ファイルや複数人数での共有が不向きで、他のツールと連携できないところもネックです。
ファイル共有サービス
ファイル共有サービスは運用コストがかかりますが、アクセス性は抜群でリモートワークにも最適です。ファイルはクラウド上に保存されるため、場所・デバイスを問わずにアクセスできます。
しかしながらファイル共有という1つの機能に絞ったツールのため、こういった効率化ツールを次々に導入することでクラウド乱立状態に陥る恐れがあります。
社内に複数のクラウドサービスが混在するのはセキュリティリスクを伴う上、契約・情報の一元管理がしにくくなります。
機能が重複し、余計なコストが発生する可能性もあります。また、クラウドに保存されているデータを一元的に把握できないと電子帳簿保存法など法対応も難しくなるので、ご注意下さい。
グループウェア
グループウェアはファイル共有機能の他、メール・スケジュール・タスク管理機能など業務効率化機能が1つに集約されているのが特徴です。
そのため、導入するツールを全社で統一し、ガバナンスを効かせることが可能です。
近年はクラウド型の運用コストがだいぶ下がっている影響もあり、業務効率化とセキュリティ確保のためにグループウェアのファイル共有機能を活用する企業が増えました。
ファイル共有に留まらず、全体の業務効率化を進めたい企業にとって、導入する価値があるおすすめツールです。リアルタイムで共同編集もできるのでチームの生産性も飛躍的に上がるはずです。
社内向けファイル共有ツールを選ぶ時の注意点
ファイル共有ツールを安さだけで選んでしまうと、長期的なリスクとコストの増大に悩まされるかもしれません。
導入と運用のコスト
社内向けファイル共有ツールを選ぶ時は、導入と運用のコストに注意しましょう。ファイル共有サービス、グループウェアを使う時は、初期費用と月額費用を要チェックです。
グループウェアの導入形態はオンプレミス型・クラウド型の2種類ありますが、オンプレミス型は初期費用が高く、実際に運用できる体制が整うまでに時間がかかります。
サーバーを社内で構築し運用できる人材が不可欠のため、予算が限られている企業・IT人材に乏しい企業は、低価格ですぐに使えるクラウド型の方が向いています。
ネットワーク環境の安全性を見極める方法
クラウド型のファイル共有ツールを使う場合、ネットワーク環境の安全性も契約先を決める重要なポイントです。
具体的にはISO/IEC27001やPマークなど国際・国内セキュリティの認証の有無が、契約前に確認したいチェックポイントになります。
第三者機関の認証を取得していれば、ネットワーク環境などセキュリティ上の安全性に関する審査にパスした証拠です。
その他「多要素認証」「通信・保存データの暗号化方式」「障害復旧・バックアップ体制」など、様々な角度から安全性を見極めることが大切です。
データ保存の無料サービスを使うリスク
データ保存の無料サービスは避けた方が無難です。最終的に有料サービスに誘導する前提で成り立つサービスだと認識しておきましょう。
「機能・容量の制限」は無料サービスの代表的なデメリットで、高度なセキュリティ・サポートも期待できません。また、Googleドライブの事例のように、突然サービスが縮小・終了する可能性もあります。
ビジネスで利用するにはある程度の容量・機能が必要で、安全面にも最大限の配慮が求められます。
社外に対して信頼性のアピール要素にもなるため、低コストでも有料のデータ保存サービスを利用した方が賢明です。
J-MOTTOは業界最安値クラスの効率化ツール
社内用のファイル共有ソフトに向いているのは、低コストのクラウド型グループウェアです。
中でもリスモン・ビジネス・ポータル株式会社のグループウェア「J-MOTTO」は、業界最安値の効率化ツールとして評判です。
月額220円(税込)〜使える「J-MOTTOグループウェア」
1人220円で使えるファイル共有+25機能
1人あたりにかかる月々のコストは220円(税込)しかかかりません。ワンコイン以下の利用料金で、ファイル共有を含め全26機能を利用できます。
「スケジュール管理」「設備予約」「掲示板」「ワークフロー」など、業務効率化を促進する機能が一通り揃っています。
大容量のJ-MOTTOファイル共有サービスも人気
標準装備されている「文書管理機能」は高い操作性で共有文書を保管・共有でき、ファイル・フォルダに対してアクセス権を設定できます。
基本料金で20ユーザー・ディスク容量300MGまで利用できますが、必要に応じて容量を増やすことも可能です。
オプション「J-MOTTOファイル共有サービス」を追加して100GBまで容量をアップしても、1人あたりの月額料金は605円(税込)です。
基本料金+オプション料金を合わせても、「220円+605円＝825円(税込)」と1,000円でお釣りがくる金額です。
ハイレベルなセキュリティ+サポート体制を整備
ハイレベルなセキュリティ体制・サポート体制を整備し、ISO27001・ISO9001認証、Pマークなど国内外の認証も取得しています。
あらゆる角度から通信障害などリスク対策を万全に行い、安定したアクセス・スピードを確保しています。
サポートに関しても、全ユーザーが利用できるサポートセンターを設置してフォローアップ体制を整えています。ツールを使うのが初めての企業・従業員のITリテラシーに自信がない企業もスムーズに導入・活用できます。
月額220円(税込)〜使える「J-MOTTOグループウェア」
社内のファイル共有に関するよくある質問
Q. 社内でファイル共有を効率化するにはどうすればよいですか？
A.社内でファイル共有を行う主な方法には、USBメモリ、メール添付、ファイル共有サービス、グループウェアなどがあります。ただし、USBメモリやメール添付は、紛失・誤送信・最新版管理の難しさといったリスクがあります。
業務で継続的にファイル共有を行う場合は、クラウド型のファイル共有サービスやグループウェアの活用がおすすめです。とくにグループウェアは、ファイル共有だけでなく、スケジュール管理やワークフロー、掲示板などもまとめて利用できるため、社内業務全体の効率化に役立ちます。
Q. 社内でファイル共有を効率化するにはどうすればよいですか？
A.社内でファイル共有を行う主な方法には、USBメモリ、メール添付、ファイル共有サービス、グループウェアなどがあります。ただし、USBメモリやメール添付は、紛失・誤送信・最新版管理の難しさといったリスクがあります。
業務で継続的にファイル共有を行う場合は、クラウド型のファイル共有サービスやグループウェアの活用がおすすめです。とくにグループウェアは、ファイル共有だけでなく、スケジュール管理やワークフロー、掲示板などもまとめて利用できるため、社内業務全体の効率化に役立ちます。
Q. 社内向けファイル共有ツールを選ぶときのポイントは何ですか？
A.社内向けファイル共有ツールを選ぶ際は、料金の安さだけでなく、セキュリティ、使いやすさ、容量、アクセス権限の設定、サポート体制を確認することが重要です。
とくに企業で利用する場合は、誰がどのファイルを閲覧・編集できるのかを細かく管理できることが欠かせません。また、操作ログや変更履歴を確認できるツールであれば、万が一のトラブル時にも原因を追跡しやすくなります。ISO27001やPマークなどの認証取得状況も、セキュリティ面を判断する材料になります。
Q. 無料のファイル共有サービスを社内利用しても問題ありませんか？
A.無料のファイル共有サービスを社内利用することは可能ですが、業務利用では注意が必要です。無料サービスは容量や機能に制限があることが多く、アクセス権限の管理、操作ログ、サポート体制、セキュリティ機能が十分でない場合があります。
個人利用や一時的なファイル共有であれば便利ですが、顧客情報・契約書・社内資料など重要なデータを扱う場合は、有料の法人向けサービスを利用する方が安全です。社内の情報管理ルールを明確にし、セキュリティ対策が整ったツールを選びましょう。
Q. 社内のファイル共有でセキュリティを高めるには何が必要ですか？
A.社内のファイル共有でセキュリティを高めるには、アクセス権限の設定、通信の暗号化、多要素認証、操作ログの記録、バックアップ体制の整備が必要です。
たとえば、部署や役職ごとに閲覧・編集できるファイルを制限すれば、不要な情報漏えいを防ぎやすくなります。また、操作ログを残せるツールであれば、ファイルの削除・変更・ダウンロード履歴を確認できます。クラウド型サービスを選ぶ場合は、提供会社のセキュリティ認証やデータ管理体制も確認しておくと安心です。
Q. ファイル共有サービスとグループウェアはどちらを選ぶべきですか？
A.ファイル共有だけを目的にするなら、ファイル共有サービスでも十分です。一方で、社内の業務効率化まで進めたい場合は、グループウェアの導入がおすすめです。
グループウェアには、ファイル共有のほかに、スケジュール管理、掲示板、ワークフロー、設備予約、タスク管理などの機能がまとめられています。複数のクラウドサービスを個別に契約するよりも、管理しやすく、コストを抑えやすい点もメリットです。社内ツールを統一したい企業や、部署をまたいだ情報共有を強化したい企業には、グループウェアが向いています。
Q. 中小企業におすすめの社内ファイル共有方法は何ですか？
A.中小企業には、低コストで導入しやすいクラウド型のグループウェアがおすすめです。オンプレミス型のシステムは初期費用や運用負担が大きく、専門的なIT人材が必要になる場合があります。
クラウド型グループウェアであれば、サーバー構築の手間をかけずに、ファイル共有やスケジュール管理などの機能をすぐに利用できます。コストを抑えながら、セキュリティと業務効率化を両立したい中小企業に適した方法です。
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