「ペーパーレス化ツール」を導入したものの、“使われないIT”をもてあます現場が急増しています。市場競争が激化する上、中小企業も電子取引データの保存が義務化された今、予算の範囲内で「法対応」と「業務効率化」を叶えなければなりません。
そこで今回は「ペーパーレス化ツールの導入手順と失敗しない選び方」についてまとめました。
【ペーパーレス化ツールの導入準備】中小企業がつまずく2つのポイント
ペーパーレス化が進まない中小企業には、共通する“つまずきポイント”があります。
導入の必要性やメリットが伝わらない
ペーパーレス化ツールをいきなり導入するのはNGです。
ペーパーレス化の必要性・メリットが伝わっていない状態でツールを導入しても、社員の意欲が低い状況で新しい試みに取り組むことになります。
とくに中小企業は紙ベースの業務が根強く残る現場が多いため、「今までのやり方を変えたくない」と反発する社員が目立ちます。
導入準備として研修や説明会を行い「紙文化のリスク」や「効率化によって競争力をつける必要性」を伝えることが大切です。
ハンコ出社がなくなり、快適なリモートワークの環境が整う･･･などペーパーレス化ツールのメリットを伝えない限り、社員の抵抗感は払拭できません。
書類や資料をいっきにデータ化しようとする
ペーパーレス化を焦るあまり書類や資料をいっきにデータ化しようとするのも、中小企業がつまずきやすいポイントです。ツールを導入しても、即“紙ゼロ”を目指すと現場に混乱が生じます。
ペーパーレス化を進める際は、各方面を調整しながら段階的に取り組むことが重要です。人手不足は中小企業が抱える共通課題の1つです。
ペーパーレス化は通常業務と並行して行うため、社員の負担を考慮して無理のないペースを心がけましょう。
書類・資料をデータ化する作業も、段階を踏んで取り組んでいくのが“つまずきポイント”を乗り越える秘訣です。
【ペーパーレス化ツールの導入手順】実践しやすい7ステップ
①社内教育の実施
ペーパーレス化のファーストステップは社員教育の実施です。研修や説明会を実施して、ペーパーレス化を進めて競争力を高める必要性を理解してもらいましょう。
ITリテラシーが高くない中小企業の場合、「紙の資料の方が安心」と考える上層部が大多数を占めていることも珍しくありません。
ツール導入前に全社員に対して社員教育を行い、意識改革を進めることが先決です。
②管理者の選定
ペーパーレス化を進める社内体制を整えるためにも、早い段階でプロジェクトの管理者を選定します。
ツールを導入して操作方法を教えるだけでは、古い慣習を変えるテコ入れになりません。
ペーパーレス化の真の目的は、業務を改革することです。目的に向かってデジタルを活用できるメンバーを選出し、ペーパーレス化を進めるために先導してもらいましょう。
ペーパーレス化は一大プロジェクトになるため、旗振り役が欠かせません。
③実現可能な目的・目標の設定
ペーパーレス化ツールの導入にあたり、実現不可能な目的・目標を設定します。
社員一丸となってプロジェクトに取り組むためには、「業務改革」や「コスト削減」などペーパーレス化の「目的」を掲げる必要があります。
そして個々の目的を達成する指標となる「目標」も設定する必要がありますが、あまりにも現実からかけ離れた数値にするのは問題です。
実現しやすいスモールステップを心がけて計画を進めると、社員も「ハードルが高すぎる」と意欲を喪失せずに済みます。
④紙業務の洗い出し
現状を正確に把握するために、紙業務の洗い出しを行います。現場で使われている紙の書類をリストアップしてください。
リスト化した紙業務の中から優先順位を決めて、徐々にペーパーレス化を実現していきます。
必須対応の「電子帳簿保存法に基づく請求書」の他、「社内報」や「マニュアル」など着手しやすい書類から優先的に取り組んでいきます。
⑤運用フローの改善
紙の書類をそのままデータ化するだけでは、効率化になりません。ペーパーレス化の過程で効率が悪い運用フローを見直し、業務改善の視点で業務を改善していきます。
決裁ルールなどの見直しも含め、簡略・省略できる運用フローをピップアップします。
社員のミスが集中する運用フロー、不要な二重チェックが発生している運用フローを改めることも、効率化を促進します。
⑥ペーパーレス化ツールの選定
ペーパーレス化ツールは無数にあるため、ツールの選定も大事なプロセスです。社内申請をデジタル化する「ワークフローシステム」、資料を共有する「クラウドストレージ」など、利用目的によって必要なツールを選定します。
⑦運用ルールの策定
ペーパーレス化ツールを導入しても、効率化のための運用ルールが設定されていないと混乱が生じる原因になります。
紙の書類をスキャンした後の原本の処分・保管方法など、共通のルールを設定しましょう。
セキュリティ対策も含めてルールを徹底しない限り、安全に運用することができません。
ペーパーレス化ツールの失敗しない選び方
既存システムの見直し
ペーパーレス化ツールを選ぶ時は既存システムも無視できないため、コストや操作性、機能性を総合的に見直します。
既存システムをベースに新しいツールを追加する際は、連携性も軽視できないポイントになります。コストの無駄になるため、機能の重複も要チェックです。
機能が多い効率化ツールがおすすめ
導入するペーパーレス化ツールは、機能が多い多機能ツールがおすすめです。
複数ツールを使い分けるのはコストの無駄につながるだけではなく、データが分散して効率性が著しく下がる原因になります。
複数機能が集約されたグループウェアもおすすめのツールです。
多機能ツールは一元管理しやすく、スピーディな資料の検索・共有が可能です。操作を覚えるのも1度で済むため、社員の負担も軽減できます。
“費用対効果”を算出
ペーパーレス化を進めるには専用ツールが不可欠とはいえ、予算が限られている中小企業ほど“費用対効果”の算出が不可欠です。
ツールの導入形態はオンプレ型とクラウド型に分かれますが、オンプレ型ツールは高額な初期費用が必要になります。
ペーパーレス化のために投資した費用を回収するまでの期間が長引くため、避けた方が無難かもしれません。
一方、クラウド型は初期費用ゼロのサービスも多く、月々のランニングコストも安いため、リスクの少ない導入形態です。
問い合わせ体制をチェック
ITリテラシーが高くない中小企業の場合、ペーパーレス化ツールをスムーズに使いこなせるとは限りません。
簡単に操作できるツールを選定すると同時に、サポート体制の充実したサービスを選ぶことも失敗を避けるためのポイントになります。
いくら費用が安くても、サポートゼロのサービスでは頼りになりません。問い合わせ体制もチェックした上で導入するツールを絞り込みましょう。
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業務効率化に役立つ26機能が搭載されているので、ペーパーレス化ツールを1本に集約できます。
「ワークフロー申請・承認」「スケジュール登録・共有」といった機能を活用することで、紙ベースの業務をスムーズにデジタル化可能です。
簡単に操作できる“使いやすさ”や“画面の見やすさ”にこだわって設計されているため、パソコンに不慣れな方でもスマホ感覚で直感的に動かせます。
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