会議室予約を効率化するためのグループウェア選び

会議室予約をシステム化する手段を知りたい

会議室の予約をアナログな方法で行っている職場は、日常的にトラブルが勃発しているはずです。

予約作業を効率化しない限り申し込みやキャンセル手続きの手間、ダブルブッキングや空予約のリスク、予約時間のオーバーといった問題を抱えることになるでしょう。

数々の弊害を取り除くためにも早急に打開策を講じる必要がありますが、効率化する方法は専用システムを導入する方法以外にもあるのでご注意下さい。

会議室予約システムが抱える2つの弱み

アナログなやり方から会議室予約システムに切り替える最大のメリットは、空き状況がひと目で分かるところです。

紙の予約表やスプレッドシートの予約状況を丹念に見なくても、使いたい日時を入力するだけで利用できる部屋が瞬時にピックアップされます。

入退室の管理機能やアラート機能も搭載されているため、タイムマネジメントの観点からもおおいにメリットがあります。

しかしながら、システムが本格化するほど導入費用・ランニングコストは高くつく上、スケジュール管理システムとの連携がうまくいかないケースも多いようです。

コスト面と連携性の2つの弱みは、専用システムが抱える軽視できないデメリットになります。

システム化の一番安い方法は？

システム化にあたりできるだけコストをかけたくない、と考える企業にはエクセルを使ったやり方がおすすめです。

テンプレートもありますが、予約表を自作して予約管理している会社も珍しくありません。

低コストこそこの方法のメリットになりますが属人化しやすい作業になるため、作成した従業員によって「使いやすい・使いにくい」の差がはっきり出る恐れがあります。

同時編集やリアルタイムでの情報共有ができないため、ダブルブッキングのリスクもつきまといます。

入力ミスが起きやすい上、予約時間になって初めて会議室を使えない事実に直面するケースも･･･。

会議室が1～3室しかなく社員の人数も10名以下の職場ならともかく、部屋数や従業員の人数が多ければエクセルによるシステム化はかえって混乱を招く可能性があります。

グループウェアの予約機能が狙い目

予約業務をシステム化するなら、グループウェアを導入する方法が費用の面でも効率性の面でも得策です。

会議室の使用状況を簡単に把握できる

グループウェアの会議室予約機能なら、普段の業務で使っているシステム上で予約状況を簡単に把握できます。

会議室まで足を運び、空き具合を確認する手間がありません。予約の登録、変更もシステム上で完了するため、予約管理業務全般の効率化が進みます。

予約・利用状況の“見える化”に成功すれば、予約業務にまつわる社員の不満も解消され、稼働率の向上にも繋がります。

スケジュール機能と連動できる

スケジュール機能など他の機能と連携できるのも、グループウェアを使うメリットの1つです。

会議の予定登録を同じシステム上で操作するため、スケジュールの入力と同時に会議室の予約を入れることもできます。

ばらばらの業務をできるだけ関連づけて効率性を上げるには、グループウェアが活躍します。

【会議室予約機能】導入するグループウェアを絞り込もう

グループウェアを最大限活用するためにも「会議室予約機能がついていればどれでもOK」なんて雑な選び方ではいけません。細かい性能の差が快適さを左右します。

導入形態はクラウド・オンプレミスの2種類

クラウド型

会議室の予約機能を使う上で使い勝手が良いのは、断然クラウド型です。インターネット環境があればどこでも使えるため、基本的にスマホやタブレットに対応したマルチデバイス仕様になっています。

会議室の使用状況チェック・予約登録・変更・キャンセル･･･と一連の手続きを出先でも行えるため、効率性も抜群です。

初期費用0円、月々の維持費も1人1,000円以下の低価格製品も多く、契約後すぐに使える特徴も魅力の1つになります。

オンプレミス型

自由に設計できるオンプレミス型は、導入まで長時間を要するのがネックです。費用も高額になります。

自社内のサーバーやネットワークにアクセスして使う仕組みのため、社外での使用に向いていません。

モバイル対応も不可能ではありませんが、安全かつスムーズに接続するためには複雑な設定を要するため、クラウド型のような利便性は期待できません。

外回りやリモートワークが多い職場で「社外でも手軽に会議室の予約管理を行いたい」という希望があればオンプレミスは不満を感じやすい導入形態になります。

導入費用も高額になるので、コストダウンを重視する企業にもおすすめできません。

共有設備を一元管理できる製品がおすすめ

グループウェアは予約業務に特化したツールではないため、製品によって機能の差が生じています。

シンプルな予約操作しかできないものもありますが、せっかくなら会議室以外の共有設備を一元管理できる製品を選んだ方が効率性を上げられます。

会議室の他にもプロジェクターや社用車など予約が必要な設備はたくさんあります。共有設備を一元管理できる製品が狙い目です。

マルチデバイスに対応している？

クラウド型のグループウェアの大半はスマホやタブレットでも利用できるマルチデバイス仕様になっています。

ただ、中にはスマホNGの製品もあるため、対応できるかどうか契約前にチェックしましょう。

同じマルチデバイス対応の製品でも、パソコンに比べて使える機能数が大幅に制限されることもあります。

高度な製品ならスマホでも専用アプリで快適に操作できるインターフェース設計になっているものの、使い勝手が考慮されていない製品も少なくありません。

他の機能の連携性も重要なポイント

複数機能が集約されたグループウェアは単独で利用してもメリットが多いツールですが、連携性が優れた製品ならさらに便利な使い方ができます。

連携性が高いほど情報の一元化にも貢献するため、業務全体の効率化に加えセキュリティリスクも最小限に抑えられます。

標準装備されているスケジュール機能はもちろん、GoogleカレンダーやMicrosoft365などユーザーが多い外部のサービスと連携できる製品だと重宝します。

活用しやすい予約システムの条件

予約の基本機能に加えプラスαの機能が搭載されている製品だとより実用的な使い方ができます。メール通知やアラーム、付箋機能も、使い勝手の良い機能です。

大前提として操作性も大事な条件の1つです。いくら機能性が高くても、操作性に難があると気軽に活用できません。

無料トライアル・サポートサービスの有無

予約の登録・変更など一般的な機能は共通していますが、操作性を確かめるためにも無料トライアルがある製品だと契約後に後悔せずに済みそうです。

サポートの有無、レベルも製品差が出やすいところなので、契約前に必ずチェックしたいポイントになります。

会議室予約システムも優秀！J-MOTTOの強みを解説

リスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTOは、直感的に使える操作性が特徴で「使いやすい」と評判です。

1人220円(税込)！会議室予約機能+25機能が使い放題

コストの安さもJ-MOTTOの強みです。1人220円(税込)という低価格にも関わらず、設備予約機能も含め合計26機能を定額で自由に使用できます。

会議室の他、プロジェクターや社用車など他の共有設備の予約もできるため、予約業務全体の効率化が可能です。

会議室の情報も写真を添えて登録できるため「部屋選びの参考になる」と好評です。

スケジュール機能の連携性も抜群

J-MOTTOの設備予約機能はスケジュール機能とも連携できるため、会議の予約登録と同時に会議室の予約も完了できます。

メール通知サービスや添付資料の添付などプラスαの色々な機能も搭載されています。ドラッグ＆ドロップで予約の登録・変更もできるので、直感的に使える操作性の良さも高く評価されています。

自社ルールに合わせた活用ができる

豊富なアイコン、カラフルな色分けなど視覚的な工夫が満載で、アクセス権も細かく設定できるためセキュリティ対策も万全です。

「休日やノー残業デイの利用不可」、「利用時間の制限」など自社ルールに合わせた活用もできます。

無料トライアル期間も最長3ヶ月と長いため、実際の操作性をじっくり試した上で契約したい会社にも安心です。