低価格グループウェアを使用する際の４つの注意点とは
低価格でも品質の高い製品はあるので、一概に「安かろう悪かろう」とはいえません。ただし、安く提供する分どこかにシワ寄せがきている製品も多く見受けられます。
「低価格でもこの点だけは譲れない」という線引きをして契約先を見極める必要があります。
グループウェアのセキュリティリスク
具体的なセキュリティ対策の方法を明記していないグループウェアは、候補リストから外しましょう。Pマークや国際規格のISO/IEC27001などを取得していれば、安全性が第三者機関に認められた証拠です。
グループウェアのシステム上では盛んに情報交換が行われるため、便利な反面、サイバー攻撃に狙われやすい状況です。強固なセキュリティ環境が整備されていない製品は安心して使えません。
ユーザー数などの機能制限
低価格製品は、価格を抑える代わりに何かを制限する傾向があります。その制限が許容範囲であれば問題ないものの、自社にとって致命的な欠点になるおそれもあるので注意しましょう。
通常、ユーザー数や機能、データ容量が制限されます。最安値プランは低価格でも、プランのアップグレード、人数や容量の追加時に急に割高になるグループウェアも珍しくありません。
実際に使う人数や容量、機能をシミュレーションした上で製品の価格を見比べることが大切です。
カスタマイズ性の限界
グループウェアの性能面で差が出やすいのが、カスタマイズ性です。比較的価格が高いオンプレミス型のグループウェアは、高額の初期費用がかかる分、自社に合わせたカスタマイズが可能です。
低価格製品が多いクラウド型は、オンプレミス型に比べてどうしてもカスタマイズ性が劣るので、導入形態によって限界があることも認識しておきましょう。
カスタマイズ性の限界
グループウェアを導入する時は、既存システムや他のツールとの統合機能もチェックしておきましょう。既存システムから移行する時にデータを移行し、システムを統合する作業が必要になります。
自社に最適な導入ツールの選定方法
グループウェアは70製品近くあるので、同じ“低価格”というカテゴリーでも的を絞って選ぶことが大切です。
自社業務に合ったソリューションとは
グループウェアを選定する時は、自社業務に合ったソリューションかどうかチェックしなければなりません。
現場のヒアリングを丁寧に行った上で、企業が抱える課題・問題をあぶり出します。グループウェアで解決できる問題なのか、1つ1つ照らし合わせて下さい。
必要な機能の洗い出し
解決したい課題・問題をあぶり出したら、必要な機能の洗い出しに着手します。同じグループウェアでも得意・不得意の差はあります。
社内交流を活性化するためにグループウェアを導入するのに、コミュニケーション機能がほとんど搭載されていない製品を選ぶのはミスマッチです。
クラウド型とオンプレミス型の比較
グループウェアの導入形態はクラウド型・オンプレミス型の2択になりますが、価格が高いのはオンプレミス型です。
クラウド型の大半が初期費用0円でスタートできるのに対し、オンプレミス型はサーバーの設置・運用・管理を自社で行います。
最低でも100～200万円前後の導入費用がかかるものの、利用人数が増えても月額料金は発生しないため、利用人数が万単位に及ぶ大企業なら、オンプレミス型のトータル費用の方が安く済む可能性があります。
一方、10～30人前後の小規模利用や1,000人以下の中小企業なら、低価格のクラウド型の方がコスパの良い選択になりそうです。
導入時の注意点と準備
拡張性も大事なポイントの1つです。業務効率化に成功し、トントン拍子に事業規模が大きくなることも想定できます。
会社の成長と共にユーザー数や容量を拡張できる製品でないと、長期スパンの利用に耐えられません。また導入準備として、全社員にツールの必要性について説明する場を設けましょう。
説明会や研修などフォローの有無が、社内に浸透するスピードを決定します。
人気のグループウェアならJ-MOTTO・desknet’s NEOがおすすめ
低価格帯製品の中でとくに人気なのが、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTO、株式会社ネオジャパンのdesknet’s NEOです。月額使用料もJ-MOTTOが220円(税込)、desknet’s NEOは400円(税込※2024年9月1日から600円に価格改定)とリーズナブルです。
低価格グループウェアの導入コスト
導入コストが安いのは初期費用がかからないクラウド型で、J-MOTTOも導入にあたり費用は一切かかりません。オンプレミス型とクラウド型からプランを選べるdesknet’s NEOも、クラウド型の初期費用は0円です。
簡単に導入できるクラウド型のグループウェア
J-MOTTOやdesknet’s NEOなどクラウド型製品は、契約後すぐにシステムを使える魅力もあります。オンプレミス型のように会社にサーバーを構築するところから着手せずに済むので、インターネット環境があれば契約直後にシステムを使用可能です。
管理の手間もほぼ不要
J-MOTTO、desknet’s NEOのクラウド型プランはサーバーの運用も事業者にお任せできます。メンテナンスやアップデートも含め、管理の手間はほぼ不要なため、人的コストもかかりません。
自社で運用・管理するオンプレミス型だと専任の人材を投資しなければならないため、IT人材が少ない会社には不向きです。
無料製品にはない安心感！ISOなど国際認証を取得
低価格帯製品の中でも、J-MOTTOとdesknet’s NEOの評価が際立って高いのはセキュリティ対策が万全だからです。
共にISO/IEC27001などセキュリティの国際規格を取得し、ハイレベルな管理体制を維持していることが認められています。
アクセス制限やデータ暗号化など二重、三重のセキュリティ対策を施しているため、安全策を二の次にしている無料製品にはない安心感があります。
【比較】J-MOTTOとdesknet’s NEOの違いが知りたい
「500円以下の低価格帯」、「セキュリティ対策が万全」という条件で検索し、J-MOTTOとdesknet’s NEOにたどり着いた方も多いでしょう。2製品は特徴がよく似ているので、違いを簡単に解説します。
desknet’s NEOの導入率は国内最大規模
導入率の高さは、多くの企業に機能性や性能が認められている証拠でもあります。
desknet’s NEOは1999年に市場参入して以来、510万ユーザー以上の実績を誇る製品で、国内シェア率3～5位のポジションを長年キープしています。
シェア率トップのMicrosoft 365（899円）、サイボウズOffice(500円)、Garoon（800円）、Google Workspace(816円)と比較しても、月額料金400円のdesknet’s NEOは安さで一歩リードしています(2024年7月時点※税抜価格)。
desknet’s NEOは2024年9月～、サイボウズofficeは2024年11月～それぞれ100円の値上げが発表されていますが、価格改定後もシェア率上位製品の中でdesknet’s NEOの月額料金は最安値クラスということになります。
desknet’s NEOのコンパクト版がJ-MOTTO
J-MOTTOはdesknet’s NEOのコンパクト版なので、同等の機能を備えたグループウェアをより低価格で使用できます。1人あたりの月額料金はdesknet’s NEOより250円も安い150円(税抜)です。
J-MOTTOとdesknet’s NEOの運営会社はパートナー関係にあるため、“機能・性能・セキュリティ面は酷似しているのに価格帯だけが違う”グループウェアが誕生したわけです。
社内業務を効率化する機能を一通り搭載
J-MOTTOはdesknet’s NEOのコンパクト版ですが、機能面やセキュリティ環境はほぼ同等です。
desknet’s NEOの機能数27に対し、J-MOTTOは26という違いなど微差はあるものの、社内業務を効率化する機能は一通り搭載されています。
1人200円以下で使えるJ-MOTTOは破格の安さなので、「とにかく低価格にこだわりたい」と考える企業には条件がぴったり合うのではないでしょうか。
操作性も抜群で、「直感的に使えるのでヒューマンエラーが発生しにくい」と評判です。＜低価格+ハイレベルのセキュリティ+高機能＞と三拍子揃ったグループウェアは中々ありません。
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