グループウェアの導入率の高さから、時代にマッチした便利なツールということが分かります。2021年の時点で市場規模は2,679億円を超えているので、まだ未加入の会社はITトレンドに乗り遅れている危機感を持った方が良いかもしれません（株式会社富士キメラ総研調べ）。
「導入しないとダメ？」グループウェアのリアルな利用実態
グループウェアの導入率を正確に割り出すのは簡単ではありません。国内には約367万件の企業に加え、約507万件の民間事業所が存在します（2021年に発表された総務省統計局のデータより）。
すべての組織を対象にした全数調査はできないため、これまでに行われてきたのは対象の一部を抽出して調べる部分的な調査ということになります。
グループウェアの導入率を甘く見積もるリスク
グループウェアの導入率を調べる調査は、限られた企業を対象にしているため結果に差が生じています。
低い方の数字に着目して「導入はまだはやい」という結論を下す会社もあるようですが、早計と言わざるを得ません。調査結果にばらつきがあるものの、全体の8割前後が導入を済ませていることは間違いないからです。
また、多くの機関が利用実態を調査して「中小企業より大企業の導入率の方が高い」という結論に達しています。
もし販売競争に突入した場合、中小企業はリソースが限られているため、正面から大企業と競い合っても勝つ見込みがほとんどありません。
導入率を甘く見積もり「導入はまだ先でいい」と二の足を踏んでいると、大企業や中小規模の同業他社に追い抜かれてしまうリスクがあります。
調査で判明！グループウェア導入率は大企業ほど高い
2018～2020年にキーマンズネットが複数回にわたって実施した「グループウェアの利用状況に関するアンケート調査レポート」によると、企業の約80～90％以上がグループウェアを導入していることがわかります。
同機関が行った2014年と2018年の調査結果の比較では、たった4年の間に12％近く導入率が上昇したことも判明しました。
その他、従業員が多い企業、大企業ほど導入率が高いことも複数の調査結果から明らかになっています。
様々なITツールの中からグループウェアが選ばれていることからも、導入する価値の高さが証明されているのではないでしょうか。
中小企業の導入目的は“業務効率化”だけじゃない
業務効率化はもちろん、会社のアピールポイントとしてグループウェアを導入する中小企業が増えています。
実際、中小企業はDX推進が遅れている傾向にありますが、グループウェアを導入するだけでITのトレンドに乗り遅れていないことを強調できます。
紙ベースで運用するアナログな会社は、ITツールを駆使する会社と比べて生産性が低くなるものです。
たとえば他社とスケジュールを調整する際も、グループウェアを導入していればお互いの予定を簡単に共有できます。
ところが、アナログなやり方をしている会社は情報共もスムーズにいきません。
IT先進企業からすると「効率的なやり取りができない会社」とマイナスのイメージをもたれてしまう可能性があります。
紙ベースで運用されるアナログな会社には、「コンプライアンス意識が低い」「パワハラ・セクハラ・モラハラの横行」などネガティブな先入観を持たれがちです。
デジタル化の時代に取り残されていない、ということを証明しましょう。
グループウェア導入後の効果的な活用方法を知りたい
グループウェアを効果的に活用するためには、自社の需要とマッチする製品を選ぶことが大切です。
コミュニケーション不足を安全に解消する機能
グループウェアにはコミュニケーション不足を補う機能も搭載されています。
一昔前まで、いわゆる“飲み二ケーション”が交流方法のスタンダードでした。
ところが、今は「残業代も発生しないのに会社の人間と飲みに行くのは苦痛」と感じる社員が少なくありません。
飲み会自体、金銭的・時間的・精神的な負担が大きく、酔っ払って揉めるケースも多々あります。
その点、グループウェアのコミュニケーション機能を使えば、居場所にとらわれずに気軽に連絡がとりやすく、全社に向けた情報も手軽に発信できます。
意見交換の場でもやり取りの記録を残せるため、言った・言わないの水掛け論になることもありません。
コミュニケーション不足を安全に補うツールとして最適です。
ツールの導入目的と搭載機能を一致させる
グループウェアは業務効率化ツールとして有名ですが、搭載されている機能、充実度は製品によって異なります。
効率化したい業務や現場の課題を洗い出し、導入目的をはっきりさせた上でグループウェアを選びましょう。
最近は特定の機能に特化したタイプの製品も登場しているので、求める機能が標準装備されていない可能性もあります。
反対に、シンプルな使い方をしたいのに高機能すぎる製品を選んでしまうのもミスマッチです。
一部の社員しか使いこなせず、全体の社内浸透が進まない結果に終わる確率が高くなります。
クラウド型の導入率が高いのは活用しやすいから
グループウェアの導入形態はクラウド型・オンプレミス型の2種類ありますが、特徴はかなり違います。
自社にマッチしない形態を選んでしまうと、「活用しきれなかった」という失敗事例になりかねません。
利用実態の調査ではクラウド型を導入している企業の割合は64.7％という結果でした（総務省「通信利用動向調査」）。
クラウド型は、オンプレミス型のように社内にサーバーを構築せずに済むので、契約後すぐに使える気軽さがあります。
ネット環境さえあれば使用できるので、社外での活用を考えている会社にもマッチします。
メンテナンスやセキュリティ対策も含め、サーバーの運用はクラウド事業者にお任せできるので、管理者の負担が少ないのもクラウド型の特徴です。
このように活用しやすい利点が多いため、クラウド型の導入率が高い結果になったようです。
導入実績4,000社突破！クラウド型“J-MOTTO”が選ばれる理由
活用しやすいクラウド型の中でも、とくに導入実績が多いのがリスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTOです。
導入実績が多いグループウェアは総合力が高い
グループウェアを選ぶ1つの目安になるのが導入実績です。多くの企業で使われていることから、総合力の高さがうかがえます。
J-MOTTOも導入実績4,000社を突破する人気製品です。26機能を標準装備しているため、主要機能は一通り利用できます。
50ユーザー以下の小規模利用から1,000人規模の中小企業まで様々な業種に愛用されていることからも、幅広い職場にマッチする柔軟性の高さが伝わるはずです。
拡張性にも優れているため、企業の成長に伴いユーザーが増えた時も気軽に容量を追加できます。
コスパ最強のおすすめグループウェア
「26機能も使い放題なら、費用も高いのでは？」と不安に感じるのも無理はありませんが、J-MOTTOはコスパ最強のグループウェアと評判で月々の維持費は1人220円(税込)しかかかりません。
グループウェアは長く使うものなので、固定費となる基本料金が安いのは大きな魅力です。
オプションを追加する場合も、交通費・経費精算、Web給与明細システムがそれぞれ110円(税込)、ワークフローは220円(税込)･･･と非常にリーズナブルです。
「導入がゴール」と考えないサポート体制
機能の多さ、コスパの良さはさる事ながら、J-MOTTOが支持されているのはサポート体制が充実しているからです。
J-MOTTOは「導入がゴール」と考えるクラウド事業者とは真逆で、導入後もしっかり並走してくれます。
現場で何か分からないことがあれば、電話・チャット・メールによってサポートセンターを頼ることができます。
使い方や活用法の動画セミナーも無料提供していますが、必要に応じて有料の個別Webセミナー、初期設定サービスも用意してあるので、社内にIT人材がいない場合でも安心です。
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