業務効率化アイディアが実現しない原因
業務効率化アイディアがスムーズに実現するとは限りません。
企業の業務効率化はツール導入が不可欠
企業が業務効率化を実現するためには、専用ツールの導入が不可欠です。一昔前の企業では、人手不足を根性論でカバーするのが当たり前でした。
しかしながら、根性論はパワハラと紙一重でリスクが高い上、次々に押し寄せる難易度の高い課題に対応できません。
もし気合だけで乗り切れる人材がいても、他の大多数の社員が潰れてしまったら組織として成立するのが難しくなります。
燃え尽きた優秀な人材がライバル企業に流れていく原因にもなりかねないため、人材を消耗的に使うような考えはNGです。
ツール選びがアイディア実現の成否を分ける
管理職が根性論を掲げる企業では、業務の属人化が進む一方です。「あの人はできるけれどこの人はできない」、「あれはできるけれどこれはできない」･･･こういったバラツキは業務の性能全体を落とします。
サービスや製品のクオリティも安定しないやり方なので、顧客満足度を下げないためにも早急に業務効率化のための専用ツールを導入しましょう。
ただしツール選びを間違えると、アイディア実現が遠のいてしまいかねません。「評判だから取り入れてみよう」なんて場当たり的な方法ではなく、慎重に選ぶことが大切です。
コストがかかる業務効率化アイディアはNG
業務効率化のためのツール選びで特に重要になるのはコスト面です。
業務効率化ツールもピンキリなので、自社の業務に合うツールをゼロからカスタマイズすると数千万円単位のお金がかかることもあります。
既製品を使う場合でも、予算の上限と照らし合わせ利益を圧迫しないラインを見極めるべきです。いくら利益が増えても固定費が高ければプラマイマイナスになりかねません。
業務効率化しても利益が伸びなかった、なんて結果にならないようコスト面は要チェックです。
改善すべき課題を把握していない
自社の課題をしっかり把握できずにツールを導入しても、うまくいかないようです。
そもそも何が問題で業務がスムーズにこなせなくなっているのか、という肝心なところをはっきりさせてから解決ツールを選びましょう。
業務効率化に成功したアイディア事例7選
業務効率化に成功した会社の体験談をご紹介します。
時間管理の必要性を学べる【研修ツール】
研修ツールを取り入れ、業務効率化に成功しました。現状を分析した結果、社員の多くが時間管理に甘いことが判明しました。
匿名のアンケートを実施し、煙草休憩の多さに不満を感じる社員も多いことが分かったため、休憩ルールなども含め時間管理の必要性を学べる研修ツールを取り入れました。
研修の手間を省ける【マニュアル作成・共有システム】
研修のマニュアルを作成するプロセスに時間がかかっていたため、マニュアル作成・共有ツールを導入しました。
最初は新人研修のために導入したものの、製品の扱い方やクレーム対策など普段の業務のマニュアルにも応用するようになっています。
不正＋ミスも防止できる【勤怠管理システム】
勤怠管理システムを導入し、現場が一気に楽になりました。ツール導入以前は、手書きや判子を使ったアナログな記録方法で、ずさんな管理状態でした。
不正が横行しつつあった、という報告もあったぐらいです。処理する事務側でもわざとではないとは言えミスが多く、全体的に整備されていない状況が長年続いていましたが、システムを導入してからは問題解決です。
リモートワークのニーズに応える【オンライン会議システム】
オンライン会議システムを導入し、業務効率化に成功しました。女性社員が多かったため、子育てなど家庭の事情でリモートワークが増えました。
決定事項がある時、電話やチャットでは全体の流れが把握できないため、リモートワーク中の社員ももどかしい思いをしていたようです。オンライン会議システムを導入してからは自宅でも出張先でも参加できるようになりました。
システム上で予約できる【設備予約ツール】
設備予約など管理を一任していたベテラン社員が辞めてしまったため、システム上で予約できる予約ツールを導入しました。
今までは「予約しに行ったら先輩がいたので譲った･･･」なんてバッティングによる気まずさもあったようですが、システム上で手続きが済むので変な気遣いがなくなりました。
日本の商習慣から脱却するための【ビジネスチャットツール】
ビジネスチャットツールを導入し、定型文の挨拶のわずらわしさから解放されました。
メールの書き方は日本の商習慣の抜けきらないところですが、ビジネスチャットツールは本題から入れるので本当にすごい時短効果を実感しています。
上司相手に使いやすいスタンプなども取り入れ、なるべくやりとりを簡略化するようにしています。
データ統合を完遂する【グループウェア】
業務効率化のためのツールをいくつか併用していたので、グループウェアを導入してツールの1本化を進めました。
いつの間にかデータが散らばっていたので、データ統合効果と業務効率化の両方のメリットを実感しています。
重複している機能もあったので、ツールを1つに絞ることで月々のコスト削減効果もありました。
グループウェアを活用したアイディアが実現しやすい理由
業務効率化のアイディアがうまくいったケースをチェックしてみると、グループウェアの活用が成功につながっている確率が高いようです。
業務効率化アイディアは併せ技が効く
業務効率化を進めなければいけない対象は、1つではありません。連動し合っている業務も多いので、併せ技を使うのが有効です。
たとえば、いくら勤怠管理をデジタル化しても給与の計算は人の手で行っている場合、効率化は完璧ではありません。
業務全体のムリ・ムダ・ムラを防ぐためにも1つ1つの段階で非効率な部分をなくしていかないと、手作業で泣く社員はいなくなりません。
課題の大半を1ツールで解決できる
グループウェアを活用する最大のメリットは、課題の大半を1ツールで解決できるところです。業務全体を効率化と言っても、業務ごとに効率化ツールを導入していては管理が大変になります。
グループウェアは1ツールで複数の機能を兼ね備えているので、複数ツールを併用せずに済みます。ツールを1つに集約するためにも、オプションなど機能の拡張機能、連携機能が充実した製品を選びましょう。
管理コストも一元化できる優秀ツール
業務効率化のツールを1つにまとめると、管理コストも一元化できます。既に使っているツールとの兼ね合いもあるので簡単にはいきませんが、ツールを増やすとその分管理する手間もかかります。
1つのシステム上にすべて情報を集めれば、情報の一元化ができて管理しやすく余計な手間も省けます。単独機能しか搭載していないツールにはない優秀なところです。
企業の導入実績が多いグループウェア「J-MOTTO」
グループウェアの中でもJ-MOTTOは企業の導入実績の多さで知られています。
約4,000社、14万ユーザーに選ばれている信頼できるツールです。
月額220円(税込)〜使える中小企業に人気の「J-MOTTOグループウェア」
最大の特徴は＜機能性×コスト＞の絶妙なバランス
J-MOTTOは機能性とコストのバランスが絶妙です。導入後は全部で26種類もの機能が使い放題になりますが、1人あたりの利用料は月々220円（税込）しかかかりません。
たった110円（税込）で追加できる交通費・経費精算のオプションなど機能を拡張する費用も良心的です。
最大3ヶ月の無料お試し期間もあるので、業務効率化のためにグループウェアを活用するアイディアを実行したいと考える会社に最適ではないでしょうか。
業務効率化のおすすめ機能
J-MOTTOは、ポータル機能やスケジュール機能など業務効率化のための主要機能を一通り揃えています。
しかも、一般的な製品ならオプション扱いになるような安否確認機能や設備予約機能も基本料金で利用できます。普段の業務の効率化はもちろん、J-MOTTOなら非常事態でも業務が滞ることがないようリスク管理も可能です。
また、業務の中でもとくに効率が悪い申請・承認のプロセスもワークフロー機能でスピードアップできますが、さらに専用ツールに匹敵する高度な運用を求める場合、1人あたり220円（税込）で機能を拡張できます。拡張機能もおすすめの機能の1つです。
月額220円(税込)〜使える中小企業に人気の「J-MOTTOグループウェア」
