人手が足りない中小企業こそ、勤怠管理のような手間のかかる業務の自動化を急がなければいけません。しかしながら、契約先によっては初期費用に莫大なお金がかかり、月々高額の利用料を払うことに･･･。
コストをかけずに勤怠管理を自動化する方法もあるため、専用ツール以外の選択肢を検討することも大切です。
今回は中小企業が勤怠管理システムを導入することを想定し、必要な機能や重要な選び方について解説しました。
中小企業が勤怠管理システムを導入するメリット
既に大企業では勤怠管理の効率化・自動化がスタンダードになっていますが、実は中小企業ほど専用ツールの導入によるメリットを受けられます。
法改正に対応できる
勤怠管理システムで勤怠を記録すれば、労働省が定める“客観的な”記録に該当します。現在の法律では手書きのタイムカードのような自己申請による記録でも、適切に管理されていると判断されれば違法にはなりません。
ただ、政府の動きとしては勤怠管理を含めて全業務のデジタル化を積極的に進めているため、今後いつ法律が改正され手書きが一切NGになる可能性も充分にあります。
人手が限られる中小企業では、運用の方法が変わると対応に追われコア業務に専念できなくなる状況が予想されます。
法改正のタイミングで慌てないよう、早い段階で最新の運用方法に切り替えておいた方が得策です。
従業員のモチベーションUP
勤怠管理システムを導入すると、従業員のモチベーションも上がります。有能な社員ほど、単純作業に時間と手間を奪われるのを嫌い、やる気を失いがちです。
勤怠管理を手書きのタイムカードなどアナログな方法で行っていると、修正時に上司の捺印を貰いに行かなければならない･･･など面倒が増えます。
タイムレコーダーによるデジタル打刻にしても、転記・集計の裏方業務が待っているので、効率的とは言えません。
自動で運用できるものはITツールに任せ、単純な作業のためにエネルギーをムダ遣いさせないことも、従業員のモチベーションを向上させる施策の1つになります。
コストの削減
勤怠管理システムを導入することで、ペーパーレス化も促進できます。紙の用紙に勤怠管理表を作成し、保管する必要がなくなるため紙やインク代などの備品代も削減できます。
中小企業では使える会社のスペースも限られます。情報をシステム上で管理すれば貴重なスペースを紙の保管のために使わずに済むため、1人あたりのワークスペースにも余裕が生まれるかも知れません。
オフィスの賃料もコストの一部と考えると、ペーパーレス化によるコスト削減効果は大きなものになります。他にも、集計作業の手間を省けるため人件費も大幅に削減できます。
勤務形態の制限がない
勤怠管理システムは高性能なので、スマホやパソコン、生体認証、ICカードなどを用いて打刻できるものが少なくありません。
タイムレコーダーやタイムカードの手書き入力では会社で作業する必要がありますが、場所を選ばず打刻できる勤怠管理システムならどんな勤務形態でもフレキシブルに対応できます。
管理者もリアルタイムで勤怠をチェックできるので、管理が楽になるでしょう。
ヒューマンエラーの防止
勤怠管理システムを導入すると、打刻された情報は自動的に登録・集計されるためヒューマンエラーの防止にもなります。
タイムレコーダーでデジタル打刻を行っても、転記・集計のプロセスでヒューマンエラーが発生することはよくあります。
思わぬミスではなく、意図的に記録が改ざんされることも今までは少なくありませんでした。ノーミス、しかも今まで人手で行っていた時間と労力が考えられないほど業務効率化の効果があります。
人事戦略（雇用の見直し・適切な人員配置）に活用できる
勤怠管理情報も、立派な人事情報です。中小企業は従業員の人数が限られているので、アナログなやり方だと集計作業を終えるだけで精一杯･･･というケースも多いでしょう。
その点、勤怠管理システムを導入すれば手間がかかっていたプロセスを自動化できるので、データを集めるだけではなく活用する段階まで応用できます。
人事評価など他の評価と併せて人事情報を一元化し、雇用の見直しや適切な人員配置など人事戦略に役立てる状態に整備できます。勤怠管理システムを導入し、単純作業に手間暇を奪われることなく、戦略を練るための時間的余裕を捻出しましょう。
勤怠管理システムに必要な機能
勤怠管理システムを比較する時の重要なポイントになるため、主要機能をチェックしておきましょう。
タイムカード記録
出退勤時刻を記録するための機能です。
シフト管理
システム上でシフト表を作成し、シフトを調整するなどシフト管理のための機能です。
集計
記録された勤務時間から給与計算を自動で集計する機能です。
データのダウンロード
記録されたデータをExcelやCSV形式など他のシステムに合わせた形式でダウンロードするための機能です。システムを連携するときに必要になります。
マルチデバイス対応
パソコンはもちろん、スマートフォンやタブレットなどマルチデバイス対応機能が搭載されているシステムだと、場所を選ばずに打刻できます。
システムによってはチャットツール経由の打刻、指紋認証やカード式など多様な対応が可能です。
勤怠管理システムを小規模利用するときの重要な選び方
勤怠管理システムは利用規模の大きさによっても、選び方が変わってきます。中小企業が導入する時に注意したいポイントをピックアップしました。
クラウド型はコストが安い
中小企業の多くは予算に上限があるため、予算オーバーにならない勤怠管理システムを選ぶ必要があります。
クラウド型は導入費用がかからないものが大半で、月々の維持費もリーズナブルです。小規模利用に向いている導入形態と言えます。
専用ツールがベストとは限らない
勤怠管理システムの性能を追い求めたらキリがありません。自社の業務に合わせてカスタマイズできるプランだと、数千万円単位のお金がかかることも･･･。
基本的な機能が揃っていれば充分だと考えるコスト重視の中小企業には、専用ツールがベストとは限りません。
勤怠管理システムの料金を比較
勤怠管理システムの料金を比較してみると、スマホ用アプリなどシンプルなものだと無料のものもありますが、性能が上がるほど高額になります。
対象業務に併せてオリジナルシステムをゼロから開発・構築するスクラッチ開発する場合、通常は買い切り型になります。安くても数百万円、高ければ数千万円ほどの費用がかかります。
もっとコストを抑えたい場合は、既存のパッケージソフトを流用するオンプレミス型とクラウド型がおすすめです。
ただしオンプレミス型は自社にサーバーを設置する必要があるため、初期費用もそれなりにかかります。設置後の運用も自分たちで行うことになるので、運用のコストも必要です。
もっともリーズナブルなのが、クラウド型のシステムです。サーバーの管理も契約会社にお任せでき、月々の費用も1人あたり数百円と低コストで済みます。
グループウェアを活用する最大のメリット
コスト重視で勤怠管理システムを選びたい中小企業は、クラウド型がおすすめですが、同じ予算でもっとメリットがあるのがグループウェアです。
勤怠管理システムは勤怠管理のための専用ツールになりますが、グループウェアは複数の機能を搭載しています。勤怠管理の他の業務効率化機能も色々使えるため、予算をかけずに社内の業務効率化を促進できます。
1人数百円のクラウドサービスでも、複数機能を併用していると全体の予算はバカになりません。多機能を1ツールに集約したグループウェアは、低コストかつ情報を一元化できるメリットもあります。
＜クラウド型＋勤怠管理機能付き＞グループウェアの最安値はJ-MOTTO
勤怠管理機能を搭載したクラウド型グループウェアの中でも、コスパが良く、最安値といえるのが「J-MOTTO」です。
月額220円(税込)〜使える中小企業に人気の「J-MOTTOグループウェア」
全26機能が1人220円（税込）で使える
J-MOTTOはコスパ抜群で、勤怠管理機能を含め全26種類もの機能が1人あたり月々220円（税込）で自由に使うことができます。
柔軟な設定システム！打刻時間の端数丸めもOK
勤怠管理機能の使いやすさは柔軟性が決め手になりますが、J-MOTTOのタイムカード機能は出社・退社の他、外出や戻りなど細かく打刻できます。
夜勤や時短勤務など幅広い勤務体系に対応可能で、休憩時間の設定ができるところも注目ポイントになります。オフィス外で打刻した外部打刻を色で分けるなど、管理しやすい工夫も多く、打刻時間の端数丸めなどフレキシブルな設定ができます。
勤怠管理の集計では、勤務時間の端数を切り捨て・切り上げ処理で、作業を簡略化するテクニックが使われます。丸め処理の機能は、集計業務の効率化に欠かせない機能の1つです。
勤怠管理オプションも330円（税込）で追加できる
J-MOTTOの勤怠管理機能はハイレベルなものですが、オプションを追加することで機能を拡張し専用システムに匹敵するレベルに高めることが可能です。
しかも勤怠管理オプションのWeb勤怠は1人あたり330円（税込）で追加できるので、基本料金の220円と合わせても550円（税込）。機能を拡張することで、専用システムに匹敵する高度な運用が可能になります。
月額220円(税込)〜使える中小企業に人気の「J-MOTTOグループウェア」
