タイムカードを手書きで管理している会社は意外と少なくありません。社内のあらゆるツールをデジタルに切り替える会社が大多数を占めますが、現場によってはアナログなやり方でもさほど不便は感じないケースもあるようです。しかしながら、手書きのタイムカードは時代遅れと言うだけではなく「違法になる！」なんて説も･･･。
今回は手書きのタイムカードは違法になるのかどうか解説し、管理方法として最善の方法を探りました。
「タイムカードの手書き＝違法な方法」なのか知りたい！
手書きのタイムカードは法的に認められる？
結論からお伝えすると、タイムカードは手書きでも違法ではありません。厚生労働省が定めているガイドラインでは、労働者が働いた時間を把握するために客観的な記録として勤怠を管理するよう求めています。
手書きの記録は“客観的”とは言えません。原則的には認められていないものの、適正に管理されていれば自己申告制による勤怠管理として扱われ違法にはなりません。
記録を簡単に改ざんできる鉛筆による手書きだと労基署の監査でひっかかるかも知れませんが、罰するための法令の定めは現時点ではありません。
従業員と会社の双方にもたらすデメリット5つ
記録改ざん・不正打刻の温床に
手書きのタイムカードは簡単に書き換えられるので、従業員が不正をする確率がぐっと上がります。
デジタル打刻をごまかすのは至難の技ですが、鉛筆による記入だとすぐに消して書き直せるため不正の温床になりがちです。
上司の捺印がない書き換えは認めない、など記録改ざんを防止するためのルールを決めて対策するしかありません。
それでも、早朝や残業など管理職の人間が不在という状況が狙われることもあるでしょう。
反対に従業員が会社から不正打刻を強制されるケースも多く、問題になっています。実際に働いた時間より短い時間を記録するよう指示され、泣き寝入りすることも･･･。
客観性・信頼性に欠ける
法的にはギリギリセーフ･･･の手書き入力ですが、2019年の法改正で労働時間を客観的な方法で記録することが原則になりました。
今後働き方改革が進められ、手書きNGになる可能性も十分に考えられます。いつ法改正が行われても対応できるよう、早い段階で法的に認められる運用方法を導入しておいて損はありません。
客観性・信頼性の高い勤怠管理の方法に切り替え、時代に逆行するやり方から脱却しましょう。株主や投資家などステークホルダーに共感され、資金調達や投資のサポートをスムーズに受けるためにも、信頼性に欠けるやり方は避けるべきです。
ヒューマンエラーが発生しやすい
書き入力はタイムレコーダーなど専用の端末を買う必要がなく、月額利用料もかかりません。
コスト面だけ注目すればメリットになりますが、わざとではなくても手書きはヒューマンエラーが発生しやすい記録方法です。
社員全員が読みやすい字を書いてくれるとは限らないため、誤読による計算ミスが生じる可能性も充分にあります。
テレワークに対応できない
手書きのタイムカードはテレワークや直行直帰の時などイレギュラーな働き方にフレキシブルに対応できません。
上司の捺印が必要･･･など修正時と同じようにルールを定めて記録することになりますが、余計な手間がかかることになります。
時間と手間がかかる
手書きによるタイムカードは、記入する時も集計する時も時間と手間がかかります。さらに労働基準法によって勤怠記録を一定期間保管するよう決められているため、管理の手間がかかることも問題です。
広い保管スペースを用意して、ファイリングや整理整頓をする人間も必要です。勤怠データを探す時も紙の資料を漁るのは本当に大変で、人事担当者泣かせの仕事になっています。
保管時にデータ転記する会社も増えていますが、手入力の作業にも途方もない時間がかかることは言うまでもありません。
導入無料のツールも！勤怠管理におすすめのツール
タイムレコーダー
タイムレコーダーはオーソドックスな勤怠管理方法です。タイムレコーダーに専用のカードを挿入するだけで、出社・退社時間を打刻できます。
専用の端末代も高額なものではなく、月々の維持費もタイムカードの用紙代やインク代、電気代など微々たるものです。端末があればすぐに運用できて使い方が簡単なところもメリットになります。
ただ、タイムレコーダーも打刻漏れや不正打刻のリスクと無縁ではありません。うっかり打刻を忘れるケースの他、遅刻した時に同僚にこっそり打刻してもらう･･･など不正が起こり得るツールの側面もあります。
上司の指示で残業時間を揉み消されることもあるかも知れません。また、打刻はデジタルでも転記・計算は人の手によるので、集計時に記録が改ざんされたりヒューマンエラーが発生したりするリスクもあります。
勤怠管理システム
タイムレコーダーのデメリット面が浮き彫りになり、近年は勤怠管理システムを導入する企業も増えています。勤怠管理システムと連携しているタイムレコーダーに記録するため、データは自動的に登録・集計されます。
スマホ経由で打刻できるシステムも人気です。給与計算できるツールと連携すれば、人的ミスが起こることもなく管理者や事務が煩雑な作業に追われることもありません。
注意したいのは費用面です。スマホやタブレットにアプリを導入するだけの無料ツールもありますが、自社に併せてスクラッチ開発する場合、初期費用だけでも数百万円から数千万円かかることもあります。
ランニングコストが比較的安いクラウドサービスもありますが、予算と相談しながら契約先を決める必要があります。
グループウェア
業務負荷を大幅に減らし、低コストに抑えるためにベストな勤怠管理方法は、勤怠管理機能がついたグループウェアを利用することです。
実際、多くの企業ではリーズナブルなクラウドサービスのグループウェアを導入した勤怠管理に切り替えています。無料で使えるものもありますし、有料でも1人あたり数百円で利用できる製品が大多数を占めています。
業務効率化のためのツールはたくさんあるので、複数ツールを併用するのは管理の手間もかかり、本当の意味での情報の一元化とは言えません。契約先が増えるほどコストもかかり、重複する機能が出るなどムダも多くなります。
必要な機能を1つにまとめたグループウェアにツールを1本化すれば、コストも最小限に抑えられます。
J-MOTTOならタイムカード機能＋25機能
勤怠管理システムにしてもグループウェアにしても、無料ツールは何かと問題があるため、企業イメージを守るためにも有料製品を使うのがおすすめです。
有料製品の中でもとくに総合力の高さで定評があるのが「J-MOTTO」です。
月額220円(税込)〜使える中小企業に人気の「J-MOTTOグループウェア」
無料ツールに期待できない安全性・利便性
無料ツールは安全性に関しても不安が残ります。利用料が入らない無料ツールは予算に限りがあるため、有料製品ほどセキュリティ対策へ予算を費やせないはずです。
実際、安全性を客観的に証明するための規格などは、認証を取得するのに時間も費用もかかります。J-MOTTOのようにプライバシーマークの他、国際規格のISO27001、ISO14001、ISO9001を取得したハイレベルなセキュリティ体制には到底及びません。
利便性の面でも、無料ツールは使える機能やユーザー数に制限がかかることが多く、「広告表示が煩わしい」といった声もよく聞きます。
無料期間が突然終了することも珍しくありません。安全かつ安定した運用を実現するためにも、J-MOTTOのように信頼性抜群のグループウェアを使いましょう。
夜勤や時短勤務・休憩時間もフレキシブルに設定できる
J-MOTTOの勤怠管理機能は高性能かつ使い勝手の良さでも評判です。夜勤や時短勤務、休憩時間などもフレキシブルに設定できるので、正社員はもちろんアルバイトやパートタイマーを多く抱える会社にもおすすめです。
育児のため女性社員はもちろん男性社員が時短勤務するケースも増えているため、働き方が多様化しても対応できるグループウェアです。
1人220円（税込）全26機能が使い放題
J-MOTTOはタイムカード機能など勤怠管理の機能を含め、全部で26種類もの機能が月々1人220円（税込）で使い放題です。
スケジュール管理など業務効率化のための機能は一通り揃っているので、ツールの1本化にも向いています。
また、必要に応じてオプションのWeb勤怠を追加することで、勤怠管理の機能を専用システムのレベルまで引き上げることが可能です。
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