紙の社内回覧を使っていて、「とくに不便はない」と感じている会社もあるかも知れません。しかしながら、電子化しないことで余計なコストがかかっていたり、セキュリティリスクと隣り合わせだったりする可能性があります。
今回は社内回覧を電子化するメリット、デメリットについて解説します。簡単に電子化する方法もまとめました。
社内回覧を電子化するメリット5つ
文書作成業務の効率化
社内回覧を電子化することで、プロセスの中でも特に手間がかかる文書作成業務を簡単に済ませられるようになります。
紙ベースで書類を仕上げるのは時間を要する上に、ヒューマンエラーも勃発しがちです。請求書の類もテンプレートが決まっていない場合、集計する方も苦労することになります。
正確なデータはありませんが、どの企業でも社員が文書作成に費やしている時間は相当なものになるでしょう。時短のためにも電子化するメリットはおおいにあるはずです。
情報共有スピードがUP
電子化された社内回覧は、リアルタイムで共有可能です。紙媒体でやりとりするのとは比べものにならないほど、スピーディに情報共有が可能になります。
場所を選ばず一斉にアクセスできるので、順番を待つムダな時間にストレスを感じることはありません。
検索性の向上
検索するときも、電子化された社内回覧は便利です。紙の社内回覧だと必要な情報に辿りつくまでに苦労しますが、電子化された情報は検索性も抜群です。
関係のあるキーワードを入力するだけですぐにヒットするため、探す時間と労力を大幅に節約できます。
文書管理のコストを削減
文書管理のコストを削減できるメリットも見逃せません。企業の規模が大きくなるほど日々大量の文書を扱うことになるため、紙やインク代など備品にかかるコストも莫大なものになります。
コピーして配る作業も大変ですよね。しかも、紙ベースの文書は保管するスペースも用意しなければなりません。都市部のオフィスなら賃料が予算を圧迫することもあるでしょう。
紙の書類を0にすることはできなくても、大部分を電子化するだけで文書管理のコストを一気に減らすことができます。バックアップも簡単なので、常に新鮮な状態で情報をキープできるところも魅力です。
情報セキュリティの強化
社内回覧を電子化するだけで、情報セキュリティを強化できます。物理的な紙ベースの書類は、紛失や廃棄のリスクと隣り合わせです。
パスワードも不要なので、盗まれやすい状態とも言えます。その点、電子化すればパスワードや暗号などで保護できるため、紛失や情報漏えいなどのトラブルを回避しやすくなります。
万が一不正アクセスの被害に遭った時も、データのアクセス履歴をチェックすることもできます。
社内回覧を電子化するデメリットを考察
ツールを導入する必要がある
社内回覧を電子化するメリットは数え切れないほどたくさんありますが、デメリットがまったくないわけではありません。
しいて挙げるとすれば、電子化するための専用ツールを導入しなければいけないことでしょうか。無料ツールもありますが、性能と安全性が高い製品は大体有料です。
月々の費用を払っても、書類の保管スペースや諸々のコスト、人的労力など総合的に考えると、ツール導入のコストは微々たるものになるでしょう。
現場で反発されることも･･･
ツール導入にあたって、アナログなやり方に固執する一部の社員に反発される可能性もあります。昔ながらのやり方を変えたくない、とツール導入に抵抗感を示されるかも知れません。
確かに、長年の習慣を変更するのは確かにストレスになります。ただ、電子化しペーパーレスに切り替えるタイミングとしては、既に遅いぐらいです。どの角度から検討しても弟子化するメリットの方が多くなります。
もし反発が強いようなら電子化の必要性を理解して貰うための研修やセミナーを実施することで対応しましょう。
ツールを使いこなせるようになるまで、サポートの手間がかかることもデメリット面です。もし人手が足りないようなら、サポート力重視で電子化ツールを選びましょう。
社内回覧を電子化する方法
メールを使う方法
メールを使って社内回覧を電子化することもできます。他のメールと混合されないよう、社内回覧メールだと一目で分かる件名をつけるのがポイントです。
急いでいるときは【緊急】などの言葉を添え、内容を確認したか分かるよう日付と署名入りのメールを返信して貰う共通ルールを作りましょう。
メールを使う方法は、普段使っているツールを応用するために新たにツールを導入する費用はかかりません。
切り替えるハードルも低いでしょう。ただし、回覧文書の作成には手間がかかる上、送信先の選択や内容変更時の対応など効率的ではない部分も･･･。
期限内に回覧者全員分の返信が来たか確認する作業も大変です。誤送信による情報漏えいもリスクの1つかも知れません。
チャット機能を利用する方法
最近はチャットを使って社内情報の回覧を行うケースが増えています。メールのように定型文を駆使する形式ではないので、用件だけのやりとりができるのが魅力です。
あらかじめグループを作っておけば、メールのように毎回送信者を選択する必要もありません。回覧者の選択漏れや誤送信などのヒューマンエラーが起こりにくいツールです。
既読機能がついているビジネスチャットツールなら、返信しなくても内容を確認したことが判別できます。
何かと便利なチャットを使った社内回覧の方法ですが、情報が流れがちになる点はデメリットです。
リアルタイムでのやりとりができる反面、情報量が増えるほど「誰と・いつ・何を」やりとりしたか分かりにくくなります。次々に情報が流れてくる場合、情報を見落としてしまうことも･･･。
グループウェアで効率化する方法がベスト
社内回覧を電子化する方法は、グループウェアを使うのがもっとも効率がよい方法になります。
社内ニュースや人事情報など全社員に向けた広報・情報共有を効率的に行うことが可能で、回覧状況もスムーズに確認できます。
共有した情報はクラウド上でまとめて保管できるので、後から見直す時にも便利です。また、グループウェアは業務を効率化する他の機能も兼ね備えています。
議事録やワークフロー機能と併せて使うことで、仕事全体の＜ムリ・ムダ・ムラ＞が激減するはずです。
社内回覧機能＋25機能！コスパ最強のグループウェア「J-MOTTO」
社内回覧機能が標準装備されているグループウェアの中でも、「J-MOTTO」はコスパが良いとの高い評判があります。
月額220円(税込)〜使える中小企業に人気の「J-MOTTOグループウェア」
ランニングコストが安い！1人220円（税込）で26機能使える国産製品
J-MOTTOは社内回覧も含め全26機能が使い放題です。国産のグループウェアのため、日本企業の商習慣にマッチした利便性の高い機能が揃っているところも注目ポイントになります。
社内回覧・レポート機能の他、社内の規定集や契約書を保管・共有する文書管理機能、議事録機能、社内申請・決裁をグループウェア上で済ませられるワークフロー機能など、必要な連携機能が揃っています。
しかも、月々の利用料金は1人あたり220円（税込）と格安です。数あるグループウェアの中でも、ランニングコストの安さと多機能性で抜きん出ています。
アクセス権限が優秀
J-MOTTOはコスパに優れているだけではなく、肝心な社内回覧機能も高性能です。社内回覧を電子化する時に重要になるのが、アクセス権限になります。
デジタル情報はすぐにアクセスできるのが魅力ですが、一部の部署・社員しか閲覧が許されない情報もあります。そこで、社内回覧を電子化する時は情報を公開する範囲を指定できる機能が必要になります。
J-MOTTOのアクセス権限管理機能はユーザー・組織・ロール単位でアクセス権を細かく設定できるので、自社のセキュリティポリシーに沿ってフレキシブルに運用可能です。
設定操作の手間を省く「複写して追加」機能など、システム管理者が「使いやすい」と感じる機能が色々と搭載されています。
国内トップクラスのセキュリティレベル
J-MOTTOのセキュリティは国内トップクラスのレベルを維持しています。情報をクラウド上で保管する場合、不正アクセスなどのリスクは無視できません。
アクセス権限の設定で社内の情報漏えいに備えると同時に、外部の脅威に対しても強固なセキュリティ体制を整備する必要があります。
J-MOTTOは2005年にプライバシーマークを付与されていますが、現在に至るまでISO27001など国際規格も次々に取得しています。
採用している回線も、物理的な制限やケーブル故障などの影響も受けにくいものです。極めて安全な環境でシステムを運用しているグループウェアです。
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