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2026年01月19日
グループウェアを活用し、「コスト削減+業務効率化」に成功する中小企業が増えています。物価の高騰が続く現在、企業間の競争も激しくなる一方です。効率化ツールを導入するコスト削減対策で、収益の最大化を目指しましょう。 今回は中小企業が今すぐ減らせる9つのムダについてお話します。
目次
中小企業に必要な効率化ツールは「グループウェア」です。いくら人手不足でも効率化ツールを次々に導入するのは悪手で、ツール乱立によって現場を混乱させるおそれがあります。
ツールにかかる固定費もバカになりません。その点、グループウェアは複数の効率化機能が1本に集約されているため、最小限の予算で最大限の効果を得られます。
予算の限られる中小企業にとって、必須のツールです。
グループウェアには「スケジュール管理機能」や「ワークフロー機能」など業務を効率化する機能が搭載されています。ペーパーレス化も一気に進むので、紙やインク代も大幅に減らせます。
非効率な仕事のやり方が残っている業務には、ムダなコストがかかっているものです。業務効率化とコスト削減を同時に実現できるのが、グループウェアを導入する最大のメリットです。
グループウェアを導入すれば、中小企業によくあるムダを解消できます。コスト削減に直結する9つのムダをピックアップしました。
機能が重複しているツール、使用頻度が低いツールを洗い出し、不要なものは契約を解除しましょう。よく使う「施設予約システム」や「タイムカードシステム」も、単独で契約すると固定費がかさみます。
「施設予約機能」、「タイムカード機能」を搭載した高機能タイプのグループウェアでツールを一元化すれば、ムダなツールによる固定コストを削減できます。
紙ベースの業務中心の中小企業はいまだに少なくないようです。紙の書類をゼロにすることはできませんが、仕事の効率を上げるためにもムダな紙は極力減らしたいものです。
紙の書類は紛失・盗難リスクを伴うのも問題です。紙ベースの業務をデジタル化すれば、紙やインク、切手、郵送にかかるコスト、コピー機のリース代など、固定費を大幅にカットできます。
紙ベースの仕事をグループウェアでデジタル化すれば、ムダな仕事も自動的になくせます。例えば紙を廃棄する時も、廃棄するための費用が発生する上、シュレッターにかける手間、捨てる手間がかかります。
紙の回覧板も「電子掲示板機能」を使ってデジタル化すれば、パソコンやスマホ経由で即座に閲覧できます。受け渡しのために社内を移動する･･･なんてムダな仕事からも解放されます。
グループウェアの「スケジュール管理機能」を使えば、日程の調整も迅速化できます。「いつでも・どこでも」グループウェア経由で全員の予定をチェックできるので、1人1人に口頭で確認する手間がなくなります。
「プロジェクト管理機能」でタスクの進捗状況も可視化できるので、「誰が・いつ・何を」しているのか、一目で確認できます。
予定の変更も即座に反映されるので、伝え漏れや伝言ミスによるトラブルも回避できます。「設備予約機能」も、会議室や社用車の予約・キャンセル時に役立ちます。
稟議や報告など承認プロセスを迅速化できるのも、グループウェアを活用するメリットです。
「ワークフロー機能」によって承認作業もグループウェア上で済ませられるので、上司にハンコを貰うまで長時間待たされるムダな時間がなくなります。
グループウェアを導入すると、ほとんどの業務をデジタル化できるので、ムダな労働時間を短縮できます。書類や回覧板を持って社内を歩き回る、ムダな移動時間も激減します。
パソコン、スマホ経由でグループウェアにアクセスできるので、離れた場所にある支店、店舗への移動時間も短縮できます。災害時も不要な移動を避けて在宅勤務に切り替えられるため、社員の負担を軽減できます。
ハンコ出社も、ムダな労働の代表です。リモートワークの障害となるハンコ出社から逃れるには、グループウェアの導入が不可欠です。
中小企業に多いハンコ出社は、生産性を著しく低下させ、人的リソースをムダに浪費する悪しき慣習です。迅速な意思決定のためにも、グループウェアの「ワークフロー機能」を使ってムダな出社から解放されましょう。
「ウェブ会議機能」や「社内SNS機能」を使えば、遠隔地にいる社員同士も１ヶ所に集まることなく、会議・打ち合わせを行えます。遠方から移動するのは時間もムダになる上、交通費も軽視できません。
「いつでも・どこでも」意思決定できる環境を整備して、ムダなコストを削減すれば、競争力も強化できます。
「ムダな飲み会が多い」と悩む中小企業の社員は大勢います。経費をかけて飲み会を開いても「プライベート時間を削られる」と感じる社員が大多数を占めれば、ムダなコストを増やすだけです。
酒席の喧嘩やセクハラも、中小企業にとって致命傷になりかねません。
「社内SNS機能」や「掲示板機能」、「アンケート機能」といった機能を活用して、コミュニケーションを効率化しましょう。ムダな飲み会を減らすことも、コンプライアンスリスク対策の1つです。
コスト削減のためにグループウェアを活用するなら、導入形態は管理コストが安いクラウド型を選ぶことが重要です。
オンプレミス型は莫大な初期費用がかかる上、365日体制で社内に設置したサーバーを管理しなければなりません。人的リソースを割くことで、高額の人件費もかかります。
クラウド型は初期費用がかからないサービスが大半で、月々のランニングコストも1人あたり1,000円以下で済む製品が目立ちます。サーバーのメンテナンス、セキュリティ対策、アップデートなどの運用もベンダーにお任せできるため、人手の足りない中小企業におすすめです。
無料のグループウェアはおすすめできません。無料製品はセキュリティ環境に問題があることも多く、情報漏えいリスクがつきまといます。
会社の信用問題にも関わるため、有料でも第三者機関に安全性を認められた製品を選んだ方が賢明です。機能や容量が制限されたり、手厚いサポートが期待できなかったりするのも、無料製品を使うリスクです。
リーズナブルな価格で使えるクラウド型グループウェアの中でも、飛び抜けてコスト削減効果が高いのがリスモン・ビジネス・ポータル株式会社の「J-MOTTO」です。
月額220円(税込)〜使える中小企業に人気の「J-MOTTOグループウェア」
月額使用料は1人あたりたった220円(税込)なので、中小企業の限られた予算も圧迫しません。ツールにかかるコストを最安値クラスに抑えることも、利益を増やす戦略になります。
同じ売上でもコストが少ないほど利益が増え、収益率を高められます。削減できた分のコストを経営の安定化、人材育成、新規事業への投資に回せば、成長スピードも加速できるはずです。
有料製品の中でもダントツで安いランニングコストが魅力ですが、機能面でも申し分ありません。
「ワークフロー機能」や「スケジュール管理機能」、「設備予約機能」など、26種類もの機能がすべて基本使用料で使えるので、ツールの一元化を目指す中小企業にも最適です。
また、「交通費・経費精算機能」など拡張機能のラインナップが豊富なところも、J-MOTTOを使うメリットです。企業の成長に合わせて機能性を高める必要が生じても、フレキシブルに対応できます。
低コストのグループウェアはセキュリティ環境が心配になるかも知れませんが、J-MOTTOは国際規格の認証(ISO27001・ISO9001)、Pマークなどを取得し、第三者機関に安全性が認められています。
約4,000社、14万ユーザーに導入されている実績も安心要素になるのではないでしょうか。
全ユーザーが無料で利用できるサポートセンターも設置しているため、効率化ツールに不慣れな中小企業でもスムーズに導入できます。
