社員が少ないために「グループウェアは不要」と思っている企業も少なくないようです。しかしながら、少人数の組織ほど＜連携性・情報の共有＞が重要になるので、導入メリットを実感できるはずです。ただし、少人数向けと大人数向けの製品では、コスト面や機能面でもちがいがあるため、選定の際は注意が必要です。
今回は少人数・小規模向けのグループウェアを選ぶ秘訣についてまとめました。
少人数企業がグループウェアを導入するメリット
社内コミュニケーションの活性化
社内コミュニケーションの量・質を向上して、少数精鋭の経営体制を目指せます。人手不足によるハードワークが強いられると、社員同士が交流する余裕は喪失します。
人数が少ないだけに「あとで直接伝えよう」と事後報告のみの“報連相”が常態化するケースも目立ちます。
グループウェアにはチャットやメール、社内SNS、掲示板などリアルタイムの交流・意見交換に役立つ機能が搭載されているため、直接顔を合わさなくても会社の一体感を高め、連携性を強化できます。
情報共有の迅速化・正確化
グループウェアがあれば、社外にいても情報共有が可能です。
「ファイル管理機能」、進捗状況やタスクを“見える化”する「プロジェクト管理機能」、社員の所在地と予定がひと目でわかる「スケジュール機能」によって、検索や問い合わせの手間を一気に省けます。
移動中・在宅ワーク中でもタイムラグなく情報共有できるため、業務効率化効果ははかりしれません。情報共有の迅速化・正確化によって、意思疎通の問題で揉めることもなくなります。
トラブルが起きたとき、チャンスが舞い込んできたときも、情報共有のスピード感は軽視できないポイントになります。
業務の属人化を阻止
少人数の企業に多い業務の属人化も、グループウェアによって阻止できます。少ない人数で日々の業務をこなすとなると、重労働にならざるを得ません。
時間と人手が限られていると、マニュアルの作成・引き継ぎ・共有はどうしても後回しにされがちです。
属人化が進むと、担当者の不在によって即座に業務が停滞して、顧客対応やサービスの品質にばらつきが出ます。
業務のブラックボックス化によって、ミスや不正も勃発しやすくなるのも問題です。グループウェアを導入して、だれでも同じように業務を遂行できる標準化の方向に切り替えましょう。
【小規模向け】グループウェアを選ぶコツ5つ
無料・有料プランの比較
予算の問題でグループウェアの導入を控えていた企業は、無料で利用できる製品に惹かれるかもしれません。たしかにコストの面ではメリットになりますが、ビジネスで利用するなら無料製品は避けた方が無難です。
セキュリティ環境の整備が甘い製品は、導入後、サイバー攻撃やシステム障害が頻発するリスクを伴います。
他社と取引する上でも、情報漏えいリスクを抱えた企業は警戒されるため、新規契約のハードルが上がることも･･･。
セキュリティの認証を取得していない製品は、不安を抱えた状態での運用になります。「信用できる企業」という印象を与えるためにも、無料製品はおすすめできません。
また、無料プランの多くは人数・期間・容量の制限があるため、「切り替え後に結局高くついた」と後悔するパターンも多いようです。
システムの最小契約人数をチェック
グループウェアは製品によって最小契約人数が異なるため、ユーザーの規模が合っているかどうか確認します。
大企業向けの製品は、もともと数百人、数万人規模のユーザーに対応する想定で開発されています。少人数で利用するには、なにかと「使い勝手が悪い」と感じる場面があるかもしれません。
なにより、使用しない機能のために料金が高くなっている場合、コストのムダになります。小規模組織やスタートアップ企業を対象にした、少人数でも契約できるプランを探しましょう。
機能の重複はムダ！自社の課題をピックアップ
少人数組織が扱いやすいのは、最低限の基本機能を備えたシンプルなグループウェアです。自社の課題をピックアップし、必要な機能をリストアップした上で、条件に合う製品を選んでください。
通常業務に使用しない機能が多すぎる製品は、ITリテラシーが高くない社員にとって「使いにくい」と感じる要因になります。
既存ツールと重複している機能もムダです。できるだけ1つのシステムに情報を集約する方向性で、これまでの契約を見直すことが大切です。
拡張性の高さも重要
グループウェアを導入すると各方面で業務効率化が進むため、生産性も向上します。契約後、事業が拡大して雇用する人材が増え、ユーザー数や容量を追加するケースもめずらしくありません。
数ヶ月・数年先に組織が成長することを見据えて、スムーズに人数・容量・機能を追加できる拡張性の高い製品を選びます。拡張性に乏しいグループウェアだと、途中で製品を乗り換える手間が生じます。
ITリテラシーが低い社員を考慮
少人数で業務を回す小規模組織にとって深刻な課題になるのが、IT人材不足の問題です。業務効率化のために新しいツールを導入しようとしても、現場での反発が強いとスムーズに浸透しません。
ITリテラシーが高い社員ではなく、低い社員に合わせて製品を選ぶよう配慮することが成功の秘訣になります。無料トライアルサービスのある製品だと、実際の操作性をチェックした上で契約できるので安心です。
とくにグループウェアを初めて導入する職場では、マニュアルに目を通しただけでは使いこなせない社員も出てくるはずです。サポート体制が整備されているかどうかも、大事な選定ポイントになります。
少人数向き！導入数4,000社突破【J-MOTTO】
J-MOTTOは個人事業主や中小企業など少人数での利用に向いているグループウェアで、すでに4,000社以上の導入実績があります。
セキュリティ対策もふくめ、運用管理はリスモン・ビジネス・ポータル株式会社にお任せできるため、IT人材不足に悩む少人数組織にとっても、頼れる存在になるでしょう。
10人以下のプランも！1人220円の定額クラウド
少人数での契約が可能で10ユーザー以下向けのライトプランも用意してあるので、個人事業主の間でも人気の高い製品です。
20ユーザーまでの契約なら、毎月の利用料金は1人あたり220円(税込)と最安値クラスで、入会金も0円です(スタンダードプラン)。
格安グループウェアにも関わらず、高度な運用環境・万全のセキュリティ対策を採用している点も注目ポイントです。
セキュリティの国際規格ISO27001・ISO9001も取得し、第三者機関にも安全性が認められているため、他社に対する信頼性のアピールにもなります。
月額220円(税込)〜使えるグループウェア「J-MOTTO」の詳細はこちら
自社業務にマッチ！人数・容量・機能の拡張性
マルチデバイス対応・グローバル対応、26もの機能を搭載している高機能タイプのグループウェアですが、人数・容量・機能の拡張性が高いところも見逃せません。
導入後に人数・容量を増やすときに、事前申し込みは不要です。交通費・経費精算機能といったプラスαの機能も簡単に追加できます。
コスト増につながるオーバースペックを避けるため、1ユーザーあたりのデータ保存容量は300MBに設定してありますが、大容量のファイル共有先を別途設ける使い方もできます。
企業の成長に柔軟に対応し、自社業務にマッチするシステムにカスタマイズできるのも、J-MOTTOの魅力です。
IT導入の不安を解消！手厚いサポート体制
直感的に使える操作性のために、全体のITリテラシーが高くない企業でも安心です。サポート体制も手厚いため、導入前から二人三脚で寄り添ってもらえます。
電話・メール・チャットによる無料問い合わせサービス・使い方の無料動画セミナーは、管理職に限らず、全ユーザーが利用できます。貴重なIT人材に質問が集中し、業務が滞ることもありません。
有料になりますが、初期設定代行サービスや出張セミナーなど初心者向けのサポートサービスがそろっているのも、安心材料になるのではないでしょうか。
