人手不足＋高齢化が進む製造業は、グループウェアの導入がもっとも急がれる業界の1つです。技能継承のむずかしさなど製造業が抱える数々の問題を解決するには、ITツールを頼るしかありません。ただし現場には紙文化が根強く残るため製品の選び方を間違えると、かたくなに拒否されることも･･･。
今回は製造業向けのグループウェアの選び方やおすすめ製品についてお話したいと思います。
製造業に導入するグループウェアの選び方
現場業務で使えるスマホ対応製品がおすすめ
製造業は本社だけではなく支店、工場、ショールームなど拠点が広がっています。社外にいても情報を共有できるよう、マルチデバイス対応製品を選びましょう。
移動中でもスマホやタブレットで情報を共有し、空白の時間を作らずに済みます。
システムの利用形態はクラウド？オンプレミス？
グループウェアの利用形態はオンプレミス型とクラウド型のどちらかになりますが、人手不足に悩む製造業ではクラウド型がおすすめです。
オンプレミス型はサーバーを自社で管理しなければならないので、アップデートやメンテナンスを一任する担当者が必要になります。
クラウド型はサーバーの運用をすべて契約会社に任せられるので、IT人材を確保できなくても問題ありません。常に最新のバージョンを安全に利用できます。
＜紙文化×高齢化＞の工場に向かない種類とは
IT化が進んでいない現場なら、高機能でも使いにくい製品は避けましょう。なぜなら、製造業は従業員の高齢化に加え紙文化が根付いているため、ITツールの導入が非常に難しい業界だからです。
油や薬品を使う工場ではケーブルの配線もむずかしく、物理的な障壁も少なくありません。それでも社員が一丸となって働き方を変えるためにも、簡単に使えてすぐに便利だと実感できる製品が理想的です。
製造業務に役立つ機能は？活用事例を交えて紹介
スケジュール機能
全体と個々のメンバーの予定をひとめで把握できる機能。
活用事例：行動予定を1人1人に口頭で確かめる必要がなくなり、管理者も予定確認の手間から解放されました。従業員も度々作業の手を止めずに済み、効率性が上がっています。
タスク管理機能
各タスクの担当者、進捗状況を把握できる機能。
活用事例：工程通り進んでいるところと遅れているところがひとめで分かるため、適切なタイミングでフォローしやすくなりました。
進捗状況が分からないことでイライラした管理者が現場に来て、ピリピリした雰囲気になることがなくなりました。
チャット機能
いきなり本題に入れる会話ベースの連絡手段になります。メールより速い報・連・相を実現できます。
活用事例：部門間の連携が簡単に取れるため、対応漏れや作業ミスの予防に効果がありました。「言った・言わない」の伝達ミスもなくなりました。
文書管理機能
マニュアルなどの書類をデジタル管理するための機能。
活用事例：ベテランの技術をマニュアル化し、作業書を共有しました。経験値によって手順やクオリティにバラツキが出るのを防ぎ、品質の安定化に成功しました。
紙の保管スペースも確保する必要がなくなり、紙代やインク代のコストカット効果も。
顧客管理機能
住所や購買記録など顧客情報を管理するための機能。
活用事例：過去の問合せも1件1件保存してすぐに検索できるので、クレーム情報も共有して速やかに対処できるようになりました。情報の更新時も修正液を使って手書きせずに済みます。
製造業界の企業に向いているグループウェア5選
Lista
1ライセンス490円（税抜）／月～
5～50人の中小製造業のために開発された製品。社内チャットや掲示板、カレンダー、プロジェクト管理などの機能をトップ画面に一覧表示し、使いやすい構成にしています。
サイボウズOffice
プレミアムコース1ユーザーあたり800円（税抜）／月
プレミアムコースを契約すれば、基本機能に加え製造業の業務を効率化するための専用アプリも利用できます。在庫管理や商品マスタ、クレーム管理、見積り依頼受付など業界にマッチした機能が1つにまとまっています。
Stock
1チーム（5人以下）あたり1,980円（税抜）／月～
チャットとファイル管理の良いところを取り入れたグループウェア。複雑な機能はあえて取り入れていないので、ITツール初心者が職場でもスムーズに導入できます。
kintone
1ユーザーあたり780円（税抜）／月～
28個のパーツから必要なアプリを組み合わせることで、自社の業務にマッチするシステムを簡単にカスタマイズ可能です。受注・出荷管理や製造業工程進捗管理、図面管理アプリなど、製造業に役立つアプリも充実しています。
Jicoo
1ユーザーあたり880円（税込）／月～
日程調整を自動化するためのグループウェア。GoogleカレンダーやOutlookカレンダーと連携し、予約リンクを共有するだけで手軽に日程を調整可能です。
ウェブ会議URLも自動で発行。登録作業も30秒程度で済みます。
製造業におすすめのグループウェアはJ-MOTTO
全26種類！製造業にマッチする機能を一通り搭載
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTOは、1ユーザーあたり毎月165円（税込）の定額で26種類ものアプリを自由に使えます。
製造マニュアルや社内規程を共有できる文書管理機能、スケジュール機能からワークフローまで製造業にマッチする機能が揃っています。追加オプションも充実しているので、業務の拡大に合わせて機能の拡張も可能です。
全世代が「使いやすい」と感じる操作性
J-MOTTOは難しいマニュアルを読み込まなくても、直感的に操作できるデザインです。全世代が使いやすいと感じ、すぐに利便性を実感できると評判になっています。
全ユーザーが利用できるサポートセンターも設置してあるので、ITツールに不慣れな方でも早い段階でスムーズに使いこなせるようになります。
企業の機密情報を守るセキュリティシステム
J-MOTTOは高度な運用環境に加え、万全のセキュリティ対策を採用しています。セキュリティ認証の国際規格、ISO9001やISO2000などを取得し、企業の機密情報を守る環境を整備しています。
社内外からの不正アクセスを予防するため、IP制限やアクセス制限も詳細設定できる仕組みです。認証管理機能によって、ファイルに対して「いつ・誰が・何をしたか」も自動で記録されます。
共同開発しやすいシステム＋オプションサービス
J-MOTTOは社内外のメンバーと安全にやり取りできるシステムが整っているため、共同開発のときも安心です。
製造会社ではコラボ製品もヒットしやすいため、外部の組織と共同開発のプロジェクトに取り組むことが少なくありません。グーグルやマイクロソフト、iPhoneなど外部サービスと連携し、社外のメンバーとも楽に予定を調整できます。
