法人向けのファイル共有ツールは導入メリットがたくさんありますが、契約するときはセキュリティ対策も重要です。フリーのクラウドサービスを利用するとどんな損失が考えられるのか、リスク面についても頭に入れておく必要があります。
ここでは、ファイル共有機能を搭載したグループウェアの選び方や活用法について詳しくお話します。法人向けのファイル共有機能を探している方に役立つ情報が満載です。
法人向けのファイル共有でグループウェアを選ぶコツ
活用・導入しやすいクラウド型
企業がグループウェアのファイル共有機能を活用するなら、おすすめはクラウド型です。グループウェアが登場した当初からしばらくの間、サーバーを自社で構築するオンプレミス型が主流でした。
しかしながら、オンプレミス型は基本的に社内LAN内の範囲でしか使えないため、支店や支社が増えると複数拠点でサーバーを運用しなければなりません。
ファイルの編集も各拠点で行うことになり、バージョン管理の難易度もぐっと上がってしまいます。拠点ごとにサーバーを管理する人材も確保しなければなりません。
運用管理コストも巨大なものになりますが、その点クラウド型は契約会社がサーバーの管理を引き受けてくれます。
月々のランニングコストも比較的安く、初期費用もかからない製品が大半です。限られた資金、人材で経営している会社にも導入しやすい利用形態といえます。
企業がフリーのクラウドサービスを利用するリスク
クラウド型のサービスはリーズナブルな価格のものが多いとは言え、フリーのクラウドサービスはあまりおすすめできません。
クラウドサービスは導入メリットが多い反面、セキュリティ環境によってはサイバー攻撃を受けるおそれもあります。
事実、2021年4月には内閣府も利用するファイル共有ストレージが外部からの不正アクセスの被害に遭いました。国内外の個人情報流出のトラブルは数え切れません。
そのため、大企業ほどセキュリティ対策にはお金をかけて情報漏えいを阻止する対策を施しています。社員にフリーのクラウドサービスを利用するのを禁止している企業も少なくありません。
「無料＝危険」というわけではありませんが、セキュリティ対策にはお金がかかるため、安全対策にコストをかけない製品も混ざってくるわけです。
フリー製品を利用しているだけで、「セキュリティに甘い会社」と企業にとってもっとも重要な信用を失うリスクも抱えています。
実際、フリー製品は実施しているセキュリティ対策の具体的な情報を十分に開示していないところが目立ちます。
必要経費と割り切り、有料でもセキュリティ体制を完備している製品を契約した方が長期スパンで考えても得策です。
法人のストレージ容量は多い方がいいの？
法人プランはストレージ容量が多くなりますが、容量が多くなるほど費用も高くなる傾向があります。予算との兼ね合いで迷うところですが、果たして法人のストレージ容量は多い方がいいのでしょうか。
結論からお伝えすると、答えは「NO」です。同じ法人利用でも、業務によってはそこまでストレージ容量を使わない場合もあります。
法人利用でユーザー数が増えるほど、月々の維持費が膨れ上がるため、実際に使用する容量と相談しながらプランを決める必要があります。
容量が増えてから追加でオプションを契約するなど、フレキシブルに対応できる製品もおすすめです。
グループウェアのファイル共有機能はこんな活用方法も
クラウドならリアルタイムで共同編集も可能
クラウド型のグループウェアのファイル共有機能の場合、離れていてもリアルタイムで共同編集できるものがあります。グループウェア上でやり取りしながら作業を進められるので、社外の人間とのプロジェクトにも便利です。
本社・支社・取引先のファイルを一元管理
グループウェアのファイル共有機能を使えば、散らばりがちな本社・支社・取引先の情報もまとめて管理できます。複数の拠点がある会社にとって、ファイルの一元管理は欠かせません。
各拠点でファイルを管理している状況だと、拠点をまたぐ仕事が度々滞ることになります。いちいち現地まで足を運び、書類を見に行くような非効率的なことも･･･。
異なる拠点の社員ともスムーズにやり取りできるよう、社内外からアクセスできる一元管理のシステムを整えましょう。
ペーパーレス化を促進
ファイル共有機能は、ペーパーレス化の促進にもつながります。紙の資料はかさばる上、検索するときも一苦労です。もう何十年も誰も閲覧していない資料が山積みになっている保管庫は、スペースのムダでしかありません。
空間を有効活用して快適に働くためにも、グループウェアを導入してペーパーレス化を進めましょう。また、紙の資料は紛失や盗難のリスク、火災などのリスクも抱えているため、セキュリティ対策の意味でもデジタル化がおすすめです。
法人向けグループウェアはJ-MOTTOがイチ押し
法人向けのグループウェアは、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTOが一押しです。
1人165円（税込）で使える効率化システム
J-MOTTOはファイル共有機能だけではなく、全部で26種類のアプリケーションを標準搭載した効率化システムです。
しかも、1人あたり月々165円（税込）ですべてのアプリを使い放題というコスパのよさが魅力になります。
管理コストも極小化
J-MOTTOはクラウド型なので、管理コストも極小化できます。メンテナンスやアップデート、セキュリティ対策も含め、サーバーの構築から運用までリスモン・ビジネス・ポータル株式会社にお任せできます。
管理のための人材を確保しなくて済むため、人材不足に悩む会社にもおすすめです。
法人のセキュリティ10大脅威に備える安全体制
J-MOTTOはセキュリティ体制のレベルの高さでも知られているため、法人利用にも最適です。リスモン・ビジネス・ポータル株式会社は安全性の国際規格も複数取得し、脅威から大事なファイルを守る環境を完備していることを証明しています。
個人情報を安全に管理するため、ISMSも導入しています。毎年発表される情報セキュリティ10大脅威の内容は微妙に変わりますが、内部不正や不注意による情報漏えいや個人情報、機密情報の窃取は大体ランクインします。
J-MOTTOは法人のセキュリティ10大脅威に備え、安全対策の方法も日々アップデートしています。2023年の脅威ナンバー1だったランサムウェアもマルウェアの一種です。
万が一ユーザーのコンテンツが被害を受けるおそれが出てきた場合は、FTP接続制限などの緊急・予防措置も予定していると公式HP内のコンテンツでも発表がありました。
ファイル共有サービスのアカウント連携もOK
ハイスピードで事業が拡大し、大容量のストレージが必要になる場面も出てくるでしょう。そんなときも、J-MOTTOは大容量に対応するファイル共有サービスのオプションをつけることができます。
同じアカウントでファイル共有サービスも利用できるので、事業の成長、拡大にもフレキシブルに対応可能です。
別途ストレージを設けて大容量ファイルのやり取りに備えることもできるので、安心して長いお付き合いができます。
