社内掲示板は便利なツールで、社内に分散している情報を1ヶ所にまとめられます。会社の規模が大きくなるほど、情報が散らばっている状況は業務の足をひっぱることになります。
効率を上げるためにも社内掲示板ツールを導入してみませんか？今回は社内掲示板ツールの作り方、導入メリットや選び方についてお話します。
社内掲示板ツールを作るメリットと活用事例
コミュニケーションの場を提供
社内掲示板ツールを作って活用する最大のメリットは、コミュニケーション機能です。社内SNSのように使えるため、部署の垣根を飛び越えて社員同士が交流できます。
業務の大事な情報共有も大切ですが、IT時代だからこそ横つながり、縦つながりの強化は重要です。会社との距離が縮まると自然に愛社精神が引き出され、従業員エンゲージメントも向上するでしょう。
デジタル化のきっかけに
社内掲示板ツールの導入が、デジタル化を一気に進めるきっかけになるかもしれません。アナログの掲示板は、壁やホワイトボードに紙や写真を貼り出す手間がかかります。苦労の割に「一切見ない」派の社員も少なくないはずです。
一方、社内掲示板ツールはパソコンやスマホで手軽に入力・閲覧できる気楽さがあります。エントランスやオフィスの一角の掲示板スペースまで足を運ぶ必要もなく、情報をしっかり伝達・共有可能です。
情報をリアルタイムに共有できる
情報を更新しやすいのも、社内掲示板ツールを作るメリットの1つです。アナログのやり方だと、情報を更新する度に数字や文字を書き換えたり、紙を貼り替えたりしなければなりません。
デジタルの掲示板では情報更新のタイミングでお知らせメールを送ることも可能で、情報をリアルタイムに共有できます。
ノウハウを蓄積できる
社内掲示板ツールは情報の記録にも使えるので、ノウハウやマニュアルの蓄積にも便利です。売上状況や人事異動などの社内情報から社内FAQ、経営情報など、大事な情報を集約して保存しておきましょう。紙の書類のように保管スペースも不要で、情報を検索しやすいのも特徴です。
自作ツールの作り方を知りたい！
無料で自作できる？
社内掲示板ツールは無料で自作できます。自作のもっとも簡単な方法は、ホームページやブログに社内掲示板の機能を設置することです。
WordPressやGoogleサイト、concrete5、kintone、XOOPS Cubeなどのツールを使えば、お金をかけずにツールを構築することが可能です。シンプルな機能を少人数で利用するなら、無料の範囲で利用できます。
WordPressで社内掲示板を自作する2通りの方法
WordPressで社内掲示板を自作する方法は2通りあります。
＜コメント欄を活用する方法＞
WordPressにはコメント機能が標準装備されているため、最低限のシンプルな掲示板しか求めていない場合はこの機能を利用しましょう。
- 固定ページから新規ページを作成し、タイトルを設置
- ディスカッションの設定。まずはデフォルトの投稿設定で「新しい投稿へのコメントの許可」をチェック
- 過去の投稿を表示できるよう設定
- 投稿をひとまとめにしてチェックできるよう、スレッド形式に設定。
他にもコメントを承認制にするかどうかなど、細かくカスタマイズしなければいけないポイントはいくつかあります。チームで話し合って自社仕様に調整しましょう。
＜プラグインをインストールする方法＞
コメント欄を活用する方法よりもう少し機能性を求める場合は、プラグインをインストールする方法が向いています。（※各プラグインのリンクは外部サイトが開きます）
- bbPress
定番のプラグインで、フォーラムメニューから新規追加するだけで簡単に作成でき、日本語にも対応しています。複数の掲示板をテーマごとに作成して、意見交換の場としても活用できます。
- GD bbPress Attachments
画像や動画も投稿できる掲示板を作りたい場合、bbPressを入れた状態でこちらのプラグインを追加すると画像や動画をアップロードできる機能が加わります。
- wpForo
日本語対応は完全ではないものの、デザインや色のカスタマイズにこだわれるプラグインです。デザインの選択肢も4種類から選択可能で、色もサイトの色味に合わせて調節できます。
有料ツールの導入メリットと選び方
ツール作成・運用の手間をカット
社内掲示板を自作するのは、作成や運用の手間がネックになります。もっと簡単に利用できるため、有料のクラウドサービスもおすすめです。
自作の掲示板はデザインや細かい設定を考えるだけでも大変で、アナログの掲示板のように特定の社員に負担がかかってしまう恐れがあります。
グループウェアは業務効率化のための専用ツール
社内掲示板専用のツールもありますが、せっかくITツールを導入するならグループウェアがおすすめです。
製品によって搭載機能に差がありますが、ビジネスチャットやスケジュール管理機能など業務効率化のための便利な機能が1つにまとまっています。
いずれデジタル化が進むのは避けられません。せっかくなら、最初から総合力を発揮するグループウェアを導入した方が賢明な選択になりそうです。
プロのセキュリティ対策
セキュリティのことを考慮しても、グループウェアなどのクラウドサービスは安心です。会社でサーバーを管理してくれるので、個人レベルでは実現できないガード力で運用環境を守っています。
社内掲示板ツールは自作できますが、スパムコメントで荒らされることも多く、セキュリティ面でも不安要素が点在しています。
有料版のおすすめツールはJ-MOTTO
社内掲示板機能を搭載したグループウェアの中でも、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTOはとくに利用価値が高い製品です。
見やすさ◎接触頻度が高まりエンゲージメントが向上
J-MOTTOは画面の見やすさ、操作のしやすさで定評があるグループウェアです。使い勝手がよい製品だと接触頻度も高まるため、従業員エンゲージメントが向上する効果も期待できます。
業務をデジタル化すると、従業員同士のリアルな接触が減ってしまいます。だからこそ、組織のコミュニケーションを活性化できる機能が揃ったグループウェアで社員同士が情報を共有し、連携を取ることが大切です。
メンバー同士が意見交換できる電子会議室機能など、各アプリは見やすく使いやすいユーザーインターフェースにこだわって開発されているところも注目ポイントになります。
更新性◎タイムリーに情報を共有
J-MOTTOは更新性に優れているので、社内掲示板単独のツールよりもタイムリーに情報を共有できます。
相手が読んだかどうか確認できる電子メール、スケジュール、インフォメーション、回覧・レポート機能など、リアルタイムに情報を伝達・共有するための機能がたくさん搭載されています。
ユーザーへの通知やメッセージをどの画面からもすぐにチェックできるネオツイ機能も、情報の見落とし防止に効果的です。
拡張性◎ポータル画面を掲示板のように使う活用方法も
J-MOTTOは拡張性の高さも魅力です。ポータル画面のカスタマイズ自由度も高いため、ポータル画面を社内掲示板のように活用することもできます。
単純に掲示板機能にお知らせを上げるだけではなく、他の機能との併せ技も決めやすい製品です。グループウェアが持つ総合力を十分に享受できるでしょう。伝達の遅れやミスを徹底的にカバーしてくれる安心感も評判です。
