0120-70-4515
電話受付：平日 10:00〜17:00
（土・日・祝日休）
column
2023年08月15日
総務はグループウェアの導入がもっとも必要とされる部署の1つです。組織全体に関する事務を任されるのでやりがいを感じる場面も多いはずですが、業務領域があまりにも広いため「雑用の山に疲れ果てた･･･」とむなしくなることも。
今回は、総務にグループウェアを導入するメリットや活用事例、選び方と注意点について詳しい情報をお伝えします。効率化のための専用ツールを活用して時間的余裕を捻出しましょう。
総務部の仕事は一言で説明するのがむずかしいほど、業務内容は多岐にわたります。組織全体の事務全般を担当するため、他部署からも事務作業を次々に回され、つねにゴールが見えない状況になりがちです。
契約書などミスが許されない仕事も多いので、精神的に参ってしまう社員も少なくありません。こういった仕事量が多い部署には、効率化ツールのグループウェアの導入が効果てきめんです。
さいわいグループウェアの基本機能は、総務の仕事を効率化するのにマッチしています。
総務は社内だけではなく、取引先など外部とのやり取りも多い部署です。
各方面と連携を取りながら業務を進めていかなくてはなりませんが、ビジネスチャットや回覧板機能などグループウェアの連絡手段はスピード感が魅力です。
メールとは比べものにならないほどスピーディーに連絡を取れるので、他部門の運営もより円滑になります。
グループウェアは、社内に散らばった情報をまとめて管理するのに便利です。会社の規模が大きくなるにつれて部署同士の関わりが減っていきますが、情報を共有するための対策が必要になります。
その調整役こそ総務部の担当になりますが、従来のアナログなやり方では連絡の遅れや伝達のミスは避けられません。
「〇〇さんに聞かないとわからない」なんて前時代的な仕組みでは、任された人間の業務負担も大きくなります。
ファイル管理や回覧板機能など、情報共有のための機能を駆使すればあらゆる情報を一元管理可能です。他部署との連携も強化され、コミュニケーションの問題も改善されるでしょう。
情報の中でも、とくに社員同士で共有する必要があるのがスケジュールです。
グループウェアのスケジュール管理機能を使えば、各社員はもちろん顧客の予定もひと目で把握できます。突然の来社でも担当者の予定、居場所を瞬時にチェックできるため、スムーズな対応が可能です。
総務の大事な仕事の1つ、施設や設備の管理もグループウェアの機能で簡略化できます。施設や設備の予約機能を使えば空き状況がひと目でわかるため、パソコンやスマホから簡単に予約可能です。
清掃やメンテナンス業者の手配もしやすく、使用不可の連絡なども回覧や掲示板機能などで手軽に伝達できます。
「掃除のため予約不可」といった告知もできるので、チラシを作成して配ったり貼ったりするような手間もありません。
また、保養所の予約業務にも便利です。総務部は福利厚生業務も担いますが、混み合うシーズンは保養所のダブルブッキングなど人的ミスも勃発しがちです。予約機能を使って人的ミスを防ぎ、不要なトラブルを回避しましょう。
グループウェアを導入して各業務の効率化に成功すると、業務1つ1つの“見える化”が実現します。
組織の土台を整えている実感があることでモチベーションアップにつながり、「総務はただの雑用係」なんてむなしくなることもなくなるでしょう。
また見える化は、1人1人の責任感を引き出す効果もあります。たとえば顧客対応に関しても、特定の社員しかうまく対応できない環境はNGです。
本人がいないと業務が回らないことになり、これでは新人はいつまで経っても成長できません。
顧客や対応マニュアルなど情報の見える化を進めて共有すれば、誰が対応しても一定のクオリティを保てます。
対応のやり方がわかっていれば不必要に怯えることもなく、積極的に行動し責任感も芽生えるはずです。仕事のモチベーションも上がり、全体の生産性を向上させる効果を期待できます。
総務部で使うのに最適なグループウェアは、搭載している機能数が多い高機能タイプです。
グループウェアの中には1～2つの機能に特化したシンプルなタイプもありますが、総務の仕事全体を効率化するためにも広範囲をカバーできる製品が向いています。
総務部の中には昔からのやり方に固執し、グループウェアの導入に乗り気ではない社員もいるかも知れません。単純にITツールが苦手で、ITアレルギーがある社員もいるはずです。
グループウェアの効果を最大限引き出すためにも、職場の全員に浸透し、最低限使いこなせなくてはいけません。操作性がむずかしい製品は避け、使いやすいグループウェアを選ぶのがポイントです。
無料のグループウェアを契約候補に入れるのはおすすめできません。コストがかからないことはメリットになります。
しかしながら広告表示のわずらわしさや機能、人数の制限、サービスがいつ終了するか分からない点など、最低でも3つ以上の弱点を抱えていることも確かです。
ビジネス利用に適していないセキュリティ体制の製品も少なくありません。有料でも不安要素のない環境でサーバーを運用している製品を選んだ方が、安心ではないでしょうか。
総務で使うグループウェアは、ネット環境があれば手軽に利用できるクラウド型がおすすめです。クラウド型の中でも、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTOはとくに総務向けの条件がそろっています。
J-MOTTOは1人あたり月々165円（税込）という格安製品になりますが、全部で26種類ものアプリケーションが標準搭載されています。
総務がこなす広範囲の業務をしっかりカバーできる高機能タイプの製品なので、全体の効率化を一気に進められるでしょう。
J-MOTTOは操作性を実際に確かめた上で契約できる良心的な製品です。
最大3ヶ月の無料トライアル期間を利用できますが、システムを導入する前から電話・メール・チャットでわからないことを質問できます。職場にIT人材が不足がちでも、安心して導入に踏み切れるでしょう。
J-MOTTOはISO9001、ISO2000、ISO/IEC27001など、セキュリティの認証を多く取得しているので安心です。
総務には各部署の情報が集まりますが、人事関係の情報も例外ではありません。会社に限らず、教育機関や自治体などどの組織でも人事情報は不正アクセスの対象になりがちです。
外部からの攻撃はもちろん、内部による不正アクセスの事件も多発しているので、セキュリティシステムは絶対に軽視できません。
J-MOTTOはアクセス制限も細かく設定可能で、社内外からの不正アクセスを予防しやすい仕組みが整っています。人事情報もしっかりガード可能です。
J-MOTTOの詳細はこちら↓
