グループウェアを導入した医療・看護・介護業界の活用事例
病院の待ち時間を短くする【設備予約機能】
施設予約機能は、病院など医療機関の待ち時間緩和に役立ちます。医療機関の様々な設備は予約制になりますが、グループウェアを導入すれば利用状況をひと目でチェックできます。
予約する度に電話で問い合わせる手間もなく、パソコンやスマホから空き枠を効率よく埋められるため、設備を有効活用しやすくなります。ダブルブッキングなどのトラブルの予防にも効果的です。
待ち時間の長さは、患者さんからのクレームでも常に上位を占めています。とくに、予約を入れたのに待たされる状況は患者さんにとって強いストレス要因です。
患者さんの不快指数が上がり、病院の評判にもつながります。
医療機関の中でも歯科医院は全国のコンビニよりも1万軒以上多いことが、厚生労働省の調査によって判明しました。待ち時間の問題を解決するだけでも、競合クリニックより抜きん出ることができるはずです。
医療機関の複雑な予定を整理できる【スケジュール管理機能】
医療機関や介護施設のスケジュール管理は、本当に複雑です。たとえば病院でも、検査や治療に必要な設備をおさえるだけではなく、検査技師や医師など様々な立場の人数のスケジュールとも連動しなければなりません。
職種によって勤務体系も違うため、スケジュールの管理はこの業界特有のむずかしさがあります。介護施設も、介護職員の他、看護師や生活相談員など様々な職種の方が勤務しているため、各方面の連携が大変な職場です。
こういった難題も、グループウェアのスケジュール管理機能を使えば、見やすい管理画面で予定を簡単に調整できます。通知設定機能も併用すれば、面談などの予定をうっかり忘れる･･･なんてミスも防ぎやすくなり、突き合わせ作業の時間も激減します。
申し送りを効率化する【回覧・レポート機能】
医療・看護・介護の業界に欠かせない申し送りも、グループウェアの回覧・レポート機能で短縮できます。
医療や介護の現場では基本的に24時間体制で患者さんを見守るため、スタッフが交代するタイミングで申し送りを行い、継続したケアを提供しています。
ノートに情報を記録した上で、師長などが口頭で引き継ぎたい情報を伝えるのが今までのやり方でした。1回の時間は平均で15分程度とはいえ、全員が一箇所に集まるのは大変です。
回覧・レポート機能を使えば、1回の入力で大事なお知らせを複数のメンバーにまとめて伝達できます。メールよりもセキュアーな環境でやり取りできるのも魅力です。内容を記録できるので、過去の事例を残し振り返るときにも役立ちます。
ブラウザ上で簡単に情報を更新できるため、あらたなお知らせも手軽に追加できます。
クレームが激減する【情報共有機能】
クレームが多いことも医療・看護・介護の共通点です。設備予約機能で待ち時間を短縮できますが、他のクレームに関しても情報共有機能を使うことで効率よく対応できます。
病院や介護施設では情報の伝達がうまくいかないことが少なくありません。クレームの内容もきちんと伝わっていないことが多々あるため、大問題に発展することも･･･。
スタッフが交代する度に同じ質問をされたり、そのあげく何も改善されていなかったりすると、利用者の不満も頂点に達してしまいます。
情報共有機能でクレームの内容をしっかり共有すれば、再発防止にも効果的です。万が一不当なクレームの場合も、言動を時系列で残しておくと記録が役立ちます。
グループウェアにはチャットなど“報連相”に便利な機能がたくさんあるため、クレームによる時間的、心理的負担を大幅に減らすことが可能です。
