不動産業界がグループウェアを導入する3大メリット
業務フローの“見える化”で効率性UP
不動産会社のお仕事は、グループウェアを導入することで可視化できます。お客さんと関わる業務も多いため、一定のペースで話が進むケースばかりではありません。
そのため、上司も部下が担当する仕事の進捗管理に苦労することになります。誰が何をやっているのか分からない状況では、フォローや指示出しもうまくいきません。
この問題を解決できるのが、グループウェアの便利な機能です。PCやスマホからアクセスするだけで「誰が・どこで・どのプロセスに」取り組んでいるのかひと目で把握できます。“報・連・相”の手間をカットできるので、効率性も桁違いに上がります。
情報の“一元管理”で活用の幅を拡大
不動産会社ではいまだに紙ベースの情報が少なくありません。グループウェアを導入すれば簡単にデジタル共有でき、活用の幅を拡大できます。
従業員の予定やイベントの開催日も、スケジュール機能を使えば一目瞭然です。メンバー間で進捗状況も把握できるので、お互いにフォローしやすくなります。
不動産や顧客情報もファイル管理機能で共有できます。契約情報などリアルタイムで把握しておきたい情報も即座に伝達・アクセスできるので、組織で効率よく動き競合他社から抜きん出ることが可能です。
情報を一元管理することでより効率よく、戦略的な行動ができます。
裏方業務の“簡略化”による時短効果
紙ベースで行う申請や承認などの裏方業務も、グループウェアの導入で簡略化できます。手作業で進める書類仕事を減らせば、その分時間と労力が激減します。
日報作成機能を搭載したスマホ対応製品なら、わざわざ会社に戻る必要はありません。上司も閲覧・サインをグループウェア経由で済ませられるので、双方にメリットがあります。
打ち合わせの部屋や会議室、社用車の予約といった雑務も、予約機能を使えば簡単にできます。毎回電話をかけて空き状況を問い合わせ、予約を入れるプロセスをカットするだけでも、時間・労力を大幅にカットできるはずです。
不動産業界の悩みを解決する機能と活用法
顧客の取り合いを防ぐ情報共有機能
情報共有機能を使えば、顧客の取り合いも防ぐことができます。顧客の取り合いは、チームで効率よく動く働き方とは真逆のやり方です。
顧客リストを各自が独り占めする方法では、効率優先で動くチーム制の競合他社に勝てません。情報共有機能を使えば顧客の反応も可視化できるので、アクションにつながるリスト作りやアプローチの改善も可能です。
顧客・社内の予定を管理するスケジュール機能
スケジュール管理機能を使えば、社員の予定はもちろん、物件やショールームのスケジュールもひと目で把握できます。
担当者や顧客の割り振り、来場者が少ないショールームや物件の把握など、全体の調整に役立ちます。負荷の少ないスタッフを人手が少ない混み混みのショールームに回すなど、適切なタイミングでフォローを入れるのも簡単です。
レスポンスのスピードを上げるメール機能
契約者候補のお客さんが問い合わせメールを送るとき、高確率で複数の会社に送信しているものです。競合他社にチャンスを奪われないためにも、メールには即対応が鉄則になります。
スマホ対応タイプを契約すれば、外出先からもウェブブラウザ上でメール内容を閲覧、送信できるため、待たせません。テンプレート機能を搭載している多機能製品なら、文面を練る手間もなくフォーマル仕様のメールを手早く仕上げることが可能です。
アドレスをチームで共有し、スマホ操作がむずかしいメンバーのフォローを行うこともできます。
書類仕事の手間をカットする文書作成機能
不動産業界ではつねに書類と格闘して腱鞘炎になるケースも少なくありません。パソコンでの作業が主流になっているとは言え、正式な契約書を作成するのは大変です。
エクセルなどに手動入力するときも、入力スピードは個人差が大きく、フォーマットもバラバラになりがちな問題を抱えています。グループウェアの文書作成機能なら、時短効果も抜群です。
社内の全員が同じフォーマットを使うため、情報の画一化も図れます。書類を共有し複数メンバーで確認できるので、ミスにも気づきやすくなることもメリットの1つです。
作成した書類の申請、承認もグループウェア上で完結するので、各プロセスの手間を大幅にカットできます。
社用車もスムーズにおさえる設備予約機能
設備予約機能を使えば、会議室など施設の予約もスムーズに取ることができます。空き状況もひと目で分かるため、電話やメールで何度も問い合わせる必要がありません。
営業や内見で使う社用車の予約も可能です。使える社用車の台数は限られているので、ダブルブッキングで揉めることも･･･。
車両管理がしっかりしていないとお客さんにも迷惑がかかるため、顧客満足度を下げないためにも予約機能が役立ちます。
導入前に知りたいデメリット面
不動産業務に便利な機能が未搭載･･･
同じグループウェアでも製品によって搭載機能には差があります。使う予定の機能が搭載されていなければ、業務効率化の効果も半減しかねません。
不動産業界の場合、チャットや社内SNSメインのコミュニケーションタイプは不向きで、契約書の作成から管理まで一気通貫で実現できる多機能タイプだと便利です。
使いこなせない社員も？
グループウェアは社員全員に浸透しないと導入メリットが半減してしまうため、簡単な操作性も重要なポイントです。
いくら高機能でも使い方がむずかしいと、使いこなせない社員も出てきます。
株式会社帝国データバンクの調査によると、業態別の社長の平均年齢は不動産業界が最高年齢で、61.7歳でした（2019年調べ）。
個人情報漏えいのリスク
グループウェアのセキュリティ体制もピンキリなので、安全対策の甘い会社と契約してしまうと、個人情報漏えいのリスクがあります。
個人情報を日常的に扱う不動産業界では会社の信用を一気に失うピンチになるため、セキュリティ条件は事前にしっかりチェックしておきたいところです。
不動産業務を安く＆楽にするJ-MOTTO
クラウド型なら最小限の人数でOK
リスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTOは少人数の利用にも対応したツールで、10名以下のライトプランも用意してあります。
不動産業界の中小企業では社員数が10人以下のところも少なくありませんが、少人数で回している会社ほど人手が足りないため、グループウェアの魅力を享受しやすいでしょう。
しかも1人あたり月々165円（税込）と有料製品の中でも最安値クラスの価格帯が魅力です。
不動産業界専用のグループウェアは高額
J-MOTTOは低価格も魅力になります。不動産業界専用のグループウェアもありますが、専用ツールは便利な反面、月々の維持費が高くなる傾向があります。
比較的リーズナブルなサイボウズの不動産パックも、1人あたり500円～とJ-MOTTOの2倍以上のランニングコストがかかる計算です。
J-MOTTOは搭載している機能数も多いため、不動産業界の幅広い業務もカバーできます。外部のサービスとも連携しているため、社外とのやり取りもスムーズです。
26機能搭載！ハイレベルなセキュリティ体制
J-MOTTOは月々1人あたり100円台で、全26機能を自由に使えます。
費用の安さを売りにする製品はセキュリティ体制が甘くなる傾向がありますが、J-MOTTOはPマークやISO27001など安全な環境を証明する数々の認証、規格を取得しているので安心です。
