人材派遣の仕事に使えるグループウェアのおすすめ活用方法
本社と派遣スタッフの情報共有ツールに
人材派遣会社は、登録している派遣スタッフのスキルや人数を正確に把握する必要があります。
一昔前までは紙の登録カードをファイリングし、お仕事のコーディネートに使っていました。5～10人以下の少人数の会社ならともかく、人数が多い会社では人の入れ替わりも激しく、紙のファイルは非効率的です。
グループウェアは派遣スタッフの該当条件もクラウド上で簡単に共有可能で、コーディネートのプロセスもしやすくなります。
紙のファイルは情報を記入するスペースが限られますが、グループウェアなら情報量が多くても問題ありません。保有スキルや資格、勤務時間の他、スタッフ同士の相性や元請からのNGなど細かい情報を加味して登録できます。
スケジュール管理で派遣の調整がしやすくなる
人材派遣の会社でもっとも苦労する仕事の1つが、スケジュール管理です。人数が増えるほど管理が大変になります。
しかも申告したスケジュールを直前に変更されることも多々有り、短期の契約ではドタキャン、バックレも日常茶飯事の業界です。契約した仕事の時間が迫っている場合、とにかく代打の登録スタッフを派遣しなくてはいけません。
グループウェアのスケジュール管理機能を活用すれば各スタッフの予定がひとめで分かるので、調整が楽になります。チャット機能やプッシュ通知機能など緊急時に役立つ連絡手段も揃っているので、急いで連絡を取りたいときも便利です。
タイムカード機能と集計機能で勤怠の雑務を短縮
タイムカード機能を搭載したグループウェアなら、スケジュール管理以上に大変な勤怠の雑務も短縮できます。社員はもちろん、登録スタッフの勤務状況も集計機能で自動的に計算し、給与計算まですべて自動で完了可能です。
今までExcelなどに情報を打ち込み、集計する作業に追われていた事務スタッフも、目からウロコの経験になるでしょう。
連絡事項をリアルタイムにアップ
人材派遣のお仕事は“報連相”が欠かせません。現場に到着してからあらたな連絡事項を追加することもあるはずです。
反対に、現場から本社に相談の連絡がくることもあるでしょう。グループウェアはチャットなどで連絡事項をリアルタイムにアップできるので、タイムラグが発生することによるトラブルを防げます。
マニュアルもクラウド上で閲覧
人材派遣のお仕事では、業務によって対応マニュアルが異なります。毎回1人1人にマニュアルをプリントアウトして配るのは大変ですが、グループウェアを導入すればクラウド上で作成、閲覧が可能です。
また、派遣スタッフを束ねる社員のためのマニュアルもクラウド上で作成、閲覧できるため、ペーパーレス化を推進できます。
取引先へのレスポンスも待たせない
グループウェアのチャット機能を使えば、取引先にも即レスポンスができます。会社がクラウドを通じ、登録スタッフと取引先の間に立つことで迅速に対応できる環境を整えられます。
人材派遣会社のお仕事は、登録スタッフを管理するだけではありません。グループウェアの機能を活用して取引先の情報を管理し、すみやかな“報連相”を実現して信頼関係を築きましょう。
社内SNSの人材キープ効果
グループウェアの社内SNSは人材をキープする効果を期待できます。人材派遣会社の悩みは人材不足です。社員の離職率と登録スタッフの定着率が下がると、最悪の場合“人材不足倒産”になりかねません。
派遣会社の社員は仕事量が多く、ブラック状態になりがちです。登録スタッフと取引先の両方からクレームを言われ、板挟みによる精神的ストレスを受けることも･･･。
社員の余裕がなくなると登録スタッフのフォローもしっかりできないため、定着率も下がってしまいます。採用コストで予算を圧迫しないためにも、コミュニケーションを活発にする社内SNSで会社に愛着を持ってもらいましょう。
直接顔を合わせる機会が少ない相手にスタンプや絵文字で気持ちを表現するだけでも、心の交流になるものです。1対1のチャットで相談に乗ったり、グループチャットで話し合ったり、人材キープにつながる色々な活用方法があります。
安否確認機能も使える
近年、グループウェアの安否確認機能を活用する会社が急増しています。人材派遣業界でも従業員数5千人を超える最大手が、安否確認サービスを導入してニュースになりました。
人材派遣のお仕事は登録スタッフが社外で働くため、緊急事態が勃発したとき安全確認の方法が簡単ではありません。
グループウェアの機能は普段からチャットなどでスムーズにやりとり可能で、緊急時にも対応しやすいシステムです。さらに安否確認機能が搭載された製品を導入すれば、実際に災害が起きてしまったときも被害状況を把握しやすくなります。
