グループウェアは自治体・官公庁の間でも導入が進み、定番のビジネスツールになりつつあります。1990年から導入自治体が年々増えはじめ、1995年以降急増しました。
グループウェアの利用率がもっとも高い通産省（現在の経産省）では、1996年に既に90％以上の利用率を記録しています。しかしながら、まだ導入を検討中の地方自治体も少なくありません。
今回は、自治体・官公庁がグループウェアを活用するメリット、行政向きのグループウェアについてお話します。
自治体・官公庁がグループウェアを活用する3つのメリット
業務効率化がすすむ
人手と予算不足に悩む地方自治体ほど、グループウェアの恩恵を受けられるはずです。自治体・官公庁の人手不足問題は年々深刻化しているにも関わらず、災害や福祉の対応で業務量は増加しています。
人口自体少なくなっている上、激務の現状が一般にも知られるようになった影響か、公務員のなり手も激減してしまいました。一人二役どころか、一人複役で働く職員も増えブラック企業化している自治体も珍しくありません。
業務を減らすのが難しく、人材が限られているなら、抜本的な対策に取り組む必要があります。すなわち、グループウェアの導入です。
グループウェアは業務効率化のための専用ツールです。手作業で行うアナログな仕事を電子化し、少ない人数でも効率よく業務をこなせるようになります。
自治体には紙をベースにした無駄なプロセスが大量に残っているため、現状を打開するのに欠かせないツールになるでしょう。
クラウドで簡単に申請できるシステムに
グループウェアは自治体で働く職員だけではなく、自治体のサービスを利用する住人にも導入メリットがあります。たとえば市役所などの施設に行くと、紙の書類の記入作業が多くてうんざりしませんか？
なにか1つ手続きをするためにも、書類の狭いスペースに文字を間違えないように書き込み、ズレないようにハンコを押し、提出する窓口を探し･･･非常に時間と神経を使わなければなりません。
グループウェアのシステムを活用すれば、各種申請がオンラインで簡単に済ませられるようになります。お互いの負担が激減し、ピリピリした雰囲気も緩和されるのではないでしょうか。
スケジュール管理もしやすい
組織のスケジュール管理に追われるのは、自治体も民間企業と同様です。とくに自治体では書類作成、提出の納期が厳密に決まっているため、少し遅れが出るだけでも大きな問題になりかねません。
グループウェアのスケジュール管理機能を使えば、プロジェクトのスケジュールも簡単に共有、調整できるようになります。
作業の進捗状況がひとめで分かる機能を活用すれば、適切なタイミングでフォローに回ったり、無理な日程を調整したりできます。
チームワークも向上し、働きやすい職場になるでしょう。自治体同士の連携もしやすくなるので、お互いに協力し合うことで人手不足を埋める効果も期待できるかもしれません。
自治体がグループウェアを導入するときの注意点
セキュリティシステムの完備
自治体がグループウェアを導入するメリットの1つが、セキュリティを強化する効果です。自治体は住民の個人情報を取り扱うため、セキュリティ対策はおろそかにできません。
ストーカーやDVの被害者の個人情報が流出し、取り返しのつかない事件に発展したケースも出ました。グループウェアを導入するとネットワーク内で安全にやりとりできるため、メールの誤送信も予防しやすくなります。
ファイルや情報の共有もネットワーク内で完結するため、より安全に業務を遂行できる環境になるでしょう。
ただ、製品のセキュリティレベルはピンキリです。個人情報が漏れるトラブルを徹底的に予防するためにも、セキュリティシステムが甘い製品を選ばないよう注意してください。
使いにくいシステムはバッシングの火種に
グループウェアの操作性も製品によって差があるのが現状です。申請手続きのオンライン化など住民サービスのために活用する予定なら、使いやすさを重視して慎重に製品を選ばなければなりません。
自治体のサービスを利用するのはスマホやパソコンの操作に慣れた若い世代だけではありません。ITに不慣れな高齢者でも簡単に操作できるシステムかどうか、操作性もチェックしてください。
操作が難しいシステムを導入してしまうと「使いにくい」、「高齢者に優しくない」とバッシングの火種になりかねません。
J-MOTTOのグループウェアは自治体・官公庁の導入におすすめ
自治体・官公庁がグループウェアを導入するときはハイレベルな運用環境と安全なセキュリティ体制が欠かせません。
高度な運用環境で万全のセキュリティ体制を整えやすいため、サーバーの運用からメンテナンスまでプロにお任せできるクラウド型がおすすめです。
クラウド型の中でも自治体・官公庁に向いているリスモン・ビジネス・ポータル株式会社のサービスをご紹介します。
セキュリティシステムが万全
J-MOTTOはハイレベルなセキュリティシステムを完備しているグループウェアで、IP制限、アクセス制御機能など不正アクセスのリスクを防ぐ対策も実施しています。
ISO27001、ISO9001認証など国際規格の他、Pマークを取得するなど、安全性を客観的に証明する認証も多数取得済みです。サーバーも複数のサーバー群を分散運用することで、リスクを低減しています。
通信障害やケーブル故障など物理的な故障などのリスクにも独自対策で備え、抜かりありません。万が一の事態を想定し、予備機も待機させるほど入念に準備しています。
実績が多い
J-MOTTOは自治体・官公庁の導入事例が多いグループウェアdesknet’s NEOの低価格サービスです。desknet’s NEOは一般企業の販売実績も国内最大級の人気製品で、1,100以上の自治体・政府機関が導入し、都道府県庁の3分の1以上が導入しています。
J-MOTTOは同等の機能を提供していますが、ストレージ容量をコンパクト化することで価格をぐっと抑えることに成功しました。
20年以上の歴史を積み重ね、約4,000社、14万ユーザーの導入実績を記録しているので、実績も十分にあります。
クラウド型の有料プランの中でも最安値
J-MOTTOは予算の限られている自治体・官公庁におすすめで、有料プランの中でも最安値の部類に入ります。全26機能の月々の利用料は1人あたり165円（税込）です。導入費など初期費用もかかりません。
desknet’s NEOもリーズナブルですが、保存容量が多い分、1人あたり440円（税込）です。スケジュールメインでの利用など、容量をあまり使わない場合はJ-MOTTOが条件に合うでしょう。
サポート対応が充実
実績、価格、セキュリティ体制･･･と三拍子揃ったJ-MOTTOは、サポート体制も抜群です。全ユーザーが電話・メール・チャットで不明点を問い合わせできるので、IT人材がいない自治体でもスムーズに浸透させられます。
どの年代でも操作しやすい画面のデザインでも定評がありますが、使い始めはなにかと使い方で戸惑うことも出てくることが予想されます。使いこなせるか心配している自治体にも安心です。
