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2023年07月13日
グループウェアを学校に導入すれば、教員のハードワークを緩和できます。残業や仕事の持ち帰りも当たり前の現状を打破するには、アナログな手作業から脱却するしかありません。
「時間の余裕があれば、もっと生徒と向き合えるのに･･･」と悔しい思いをしている先生も大勢いるはずです。
今回は校務を効率化できるグループウェアのおすすめ機能や活用事例、学校向け製品の選び方、注意点についてお伝えします。
目次
グループウェアの導入を検討している学校が増加中です。学校の業務は紙ベースの手作業が大半を占めます。1日の勤務時間は限られているので、山積みになった校務をこなすためタイムカードを打ってからこっそり残業するケースも珍しくありません。
勤務時間中も生徒や保護者の対応でまともに休憩が取れないことも･･･。効率化ツールを校務の処理に使いたい、というのは現場の教師の切実な思いです。
導入率は今後益々高くなっていくでしょう。グループウェアを活用すれば、ペーパーレス化によって紙やインク代の節約にもなります。学校側にもおおいにメリットがあるツールです。
学校の業務連絡は、一斉送信できるメール機能が電話よりも便利です。しかし一般的なメールサービスだと送りっぱなしになってしまうのが問題でした。
その点グループウェアのメール機能ならプッシュ通知機能で相手にお知らせがあることをアピールできるため、緊急時にも対応できます。
もっと手軽にやりとりできるチャット、グループチャット、社内SNS、掲示板機能など連絡手段に困りません。災害や緊急事態に備えた安否確認機能も、学校で活用するときのおすすめ機能です。
スケジュール管理機能も、学校の業務を効率化するのにうってつけの機能です。施設予約機能を搭載した製品なら予約業務も簡単に済み、教室や体育館、プールなどの施設がかぶらないよう各クラスが予定を調整できます。
クラウド上で予定を管理して口頭連絡の手間をカットできるため、義務教育の現場はもちろん、塾や習い事などの教育機関でも大活躍しています。
グループウェアを導入すれば、使用する紙の量を激減できます。公立の学校でも続々とタブレットを導入し、保護者ともスマホを介してやりとりするようになりました。
生徒や保護者に向けたアンケートやお知らせもオンラインで済むため、ペーパーレス化を一気に進められます。
プリントを配ることが多い学校は、ペーパーレス化を進めにくい現場の1つです。ある調査でも年間2t以上の紙を使用する小学校が多く、膨大なコストがかかっていることが分かりました。
グループウェアを導入し紙の消費量を減らせば、生徒にも環境保全の動きを実践して見せられます。
再生紙も推奨されていますが、実は鉛など有害物質の残留問題を抱えていることはご存じでしょうか？白い紙自体、光の反射率が約90％と高く、身体が成長途中にある子供の目に良くない影響を与えるとも言われています。
生徒の健康のためにも、グループウェアの導入は大きなメリットがあるはずです。
グループウェアの導入を巡ってひと悶着あるときはコストの問題も争点になりやすいため、有料でも低価格のグループウェアを選んだ方がよさそうです。クラウド型なら初期費用がかからないので、反対されにくいでしょう。
クラウド型はサーバーの運用も契約会社にお任せできるので、運用担当者を誰にするかで揉めることもありません。学校はただでさえ激務です。サーバーの設置費用がかかり、サーバー運用の担当者も必要なオンプレミス型の場合、反対派に回る方もいるかもしれません。
最低利用人数もチェックしましょう。文部科学省の調べによると小学校の平均教員数は約18人で、13人体制の小学校が1番多いことが判明しました。中学校の平均は約23人で、全学校の2割は16人以下の体制です。
グループウェアの最低利用人数は製品によって差があり、20人以上の登録が条件になるものもあるのでご注意ください。
グループウェアに搭載されている機能の種類、数は製品によって異なるため、必要な機能を備えているかチェックしましょう。特定の機能に特化したシンプルな製品も少なくありません。
せっかく導入しても、使いたい機能が標準装備されていなければメリットが半減してしまいます。無料や格安のプランで契約しても、契約後にオプションで追加した分がかさみ、結局高くつくケースもよくあるようです。
校務は多岐に渡ります。有料でも代表的な機能が揃っている製品を選んだ方が、導入メリットをしっかりと感じられるはずです。
教育機関で使うグループウェアは、セキュリティ対策が欠かせません。
教育ネットワーク情報セキュリティ推進委員会が実施している調査では、2021年に185件、2022年は197件もの情報漏えい事故が勃発していることが判明しました。
毎年約200件の事故が起きていますが、半数を占めるのが書類などの紛失、置き忘れが原因です。紙ベースで情報を共有するリスクが改めて実感できる結果になりました。
メッセージや情報のやりとりをクラウド上で完結できるグループウェアを導入するだけで、セキュリティレベルを引き上げることができます。さらに安全性を重視して製品を選ぶと安心です。
学校にグループウェアを導入しても、浸透しなければ意味がありません。パソコンやスマホ、タブレットの操作に不慣れな先生でも操作できるよう、扱いやすさも視野に入れて製品を選ぶ必要があります。
無料製品の中には、サポートがまったくないものも少なくありません。新卒の20代から60代まで、教育機関で働く人間の年齢層はバラバラです。
簡単に操作できてサポート体制も手厚い製品なら、ITに不慣れな高年齢の先生方にも受け入れやすいでしょう。
学校用グループウェアのおすすめは、初期費用がかからないクラウド型です。中でもリスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTOは1ユーザーあたり月々165円（税込）しかかかりません。
低価格にも関わらず26機能も標準搭載され、学校での利用に欠かせない安否確認機能も利用できます。
J-MOTTOはPマークやISO27001などの認証を取得し、国内でもトップクラスのセキュリティ体制を完備しています。近年は生徒や保護者による不正アクセスに加え、退職者が不正行為を行うケースもあるようです。
J-MOTTOは異動や退職をしたユーザーに対しても、＜論理削除+物理削除＞という二段階削除の仕組みを採用しています。確実に消し去り、同時に誤削除も予防できるシステムです。
J-MOTTOは、コスパと使いやすさを両立しているグループウェアで、電話・メール・チャットによるサポートを受けられます。
学校教員の平均年齢は「幼稚園⇒小学校⇒中学校⇒高校」の順番で高年齢になり、高校教員の平均年齢は46.1歳です。
無料や低価格の製品は、「問い合わせ不可or質問の回答は有料」というルールのところも珍しくありません。J-MOTTOなら全ユーザーが無料で問い合わせができるので、ITに不慣れな先生がいても安心です。
J-MOTTOのサービス資料はこちらからどうぞ。
