グループウェアの導入率が上昇しています。「そろそろ契約すべき？」とタイミングを見計らっている会社も多いのではないでしょうか。とくにここ数年、未契約だった中小企業も続々と加入している状況です。
ビジネスチャットツールを手がける米企業のSEOも「ビジネスメールは5～7年以内に終わる」と断言しました。実際、グループウェアの機能を活用すれば単純作業に振り回される回数が激減します。コア業務に専念できる環境が整えられるので、業績アップにもつながるはずです。
今回はグループウェアの導入率、企業の導入目的や便利な活用方法についてお話したいと思います。時代の潮流にのる戦略を立てるためにも、ビジネスツールの最新トレンドを把握しておきましょう。
グループウェアの導入率はどれぐらい？最新データを検証
目的は？大企業の導入率は90％以上
業務効率化の目的で、グループウェアの導入を導入する確率は80～90％を超えています。数字は調査によって微差がありますが、どの調査でも「大企業ほど導入率が高い」という結果になりました。
リクルートが運営する情報サイト「キーマンズネット」の調査でも、2018年の時点で大企業の導入率は90.6％。現在、未加入の大企業は1％程度とも言われています。
2000年以降はリーズナブルで導入しやすいクラウド型の製品が続出し、中小企業の間でも導入率が伸びている状況です。
市場規模は2,600億円を突破
業務効率化を進めるため、大企業の90％以上はグループウェアの導入に踏み切りました。
市場規模を調べた最新の調査では、2021年に2,679億円を突破したことが判明しています（株式会社富士キメラ総研による調査報告）。
調査では、この先の数年間でさらに市場が拡大し続ける予測結果も出ました。導入率の高さ、市場規模の大きさから、グループウェアが時代の最新トレンドになっていることは間違いありません。
利用状況からわかるクラウド人気
グループウェアの利用形態はクラウド型とオンプレミス型の2種類ありますが、2017年の調査ではクラウド型の方が1割ほど多い利用状況でした（ネットリサーチサービス「Fastask」による調査）。
現在はもっと勢いを増しているはずです。製品が登場した約20年前はオンプレミス型一択でしたが、初期費用も高額で自社にサーバーを構築することから着手しなければなりません。
カスタマイズ性は抜群とはいえ、日々のサーバーの運用を任せられる社員がいることが導入の前提になります。一方、クラウド型は初期費用も不要でランニングコストも安く、サーバーの運用からアップデートまですべてお任せでOKです。
使い勝手の良さが時代とマッチし、普及率アップに貢献しました。オンプレミス型からクラウド型に移行する会社も増え、今は圧倒的な人気製品になっています。
ネット環境があれば使える便利なシステム
クラウド型は契約会社にサーバーの構築、管理をお任せできます。月々の利用料金も安く、基本的に初期費用もかかりません。
ネット環境があればすぐに使えるので、急いで使いたいときも便利です。専任のIT担当者も不要なため、人手と予算の負担を最小限に抑え、便利なツールを導入できます。
【中小企業～大企業】グループウェアの機能をどう活用するの？
企業の導入目的は業務効率化
企業がグループウェアを導入するメリットを集約すると、業務効率化の一言に尽きます。主な連絡手段になるビジネスチャットの機能も、メールにはない効率性を感じられるでしょう。
1対1だけではなく、CCをつけて一斉送信する手間もなく、複数のメンバー同士でリアルタイムに対話できます。挨拶の定型文を毎回挟む必要がなく、要件のみのシンプルでスピーディーなやりとりが可能です。
プッシュ機能を使えば、うっかり連絡を見過ごすミスも回避しやすくなります。いいね機能やスタンプを押すだけの次世代型の返信の仕方も、時短効果抜群です。
スケジュール管理機能で連絡の手間をカット
1人1人にいちいち連絡をせずに済むので、手間を大幅にカットできます。メンバーのスケジュールを可視化することで、業務の割り振りもやりやすくなるでしょう。
リモートワークに即対応できるWeb会議機能
Web会議機能を搭載した製品なら、リモートワークにも即対応できます。オンライン上で会議ができるので、会社にいないときも場所に縛られず参加可能です。
Web会議ならわざわざ集まる必要がないため、社外の人間とも気軽にミーティングできます。
メリットが多い社内SNS！飲み会の時代は終了
グループウェアは従業員同士のコミュニケーション強化にも役立ちます。一昔前まで、飲み会がビジネスの場では親交を深める場でした。
しかし、“飲み二ケーション”が通用しない20～30代の社員も増え、「会社の飲み会はオンラインでも苦痛」という声もよく聞きます。セクハラやパワハラが発生しやすく、ハイリスクな交流方法でもありました。
その点グループウェアの社内SNSは時間や場所に縛られず、自分のペースで交流できます。イベントのお知らせなど情報の告知も簡単で、TwitterやLINEより安全なやりとりが可能です。
イベント出欠の確認もボタン1つで済むため、断り文句を考えるストレスもありません。
ペーパーレス化を一気に進める機能
グループウェアにはファイル共有機能など、電子化のための機能も多数搭載されています。業務効率化とペーパーレス化の促進を同時に実現できるツールです。
紙の書類は保管するスペースの確保、紛失によるトラブルも頭が痛い問題でした。ハンコをもらうために会社に戻る･･･なんて非効率的なことも多々あったはずです。資料を用意するときも、紙ベースだと印刷のプロセス、配るプロセスで時間を奪われてしまいます
グループウェアなら資料の作成・閲覧・訂正・追加の全プロセスをクラウド上で完了可能です。紙やインクの代金、書類を廃棄する手間やコストをまとめて削減できるのも大きな活用メリットです。
クラウド型グループウェアのおすすめはJ-MOTTO
導入比率や市場規模のデータから、クラウド型が時代にマッチした利用形態だと判明しました。クラウド型製品の中でもとくに評価が高いのがリスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTOです。
導入に迷っている企業も利用しやすい
J-MOTTOは無料トライアル期間が最大3ヶ月間もあるため、実際に操作性を試してから契約できます。サポート体制も手厚いため、社内にIT人材がいない企業でもスムーズに導入可能です。
とくに使い始めは丁寧なサポートを期待できない会社だと、使いこなせるようになるまで遠回りすることになりかねません。J-MOTTOなら専任スタッフに問い合わせられるため、安心感も抜群です。
多機能と低価格を両立
J-MOTTOは26機能も標準装備した製品を、1ユーザーあたり月々165円（税込）で利用できます。無料製品もありますがセキュリティやサポート体制、機能の制限や広告の表示など、いざ使い始めてからなにかと気になる点も多いのが実情です。
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