Microsoft 365はグループウェアとして使える？
Microsoft 365は、WordやExcelなどのOfficeアプリだけでなく、メールやスケジュール管理、チャット、Web会議、ファイル共有など、社内の情報共有や共同作業に必要な機能を備えています。そのため、複数のサービスを組み合わせることで、グループウェアとして活用することが可能です。
たとえば、Outlookではメールや予定表の管理、TeamsではチャットやWeb会議、SharePointでは社内ポータルや情報共有、OneDriveではファイルの保存・共有ができます。これらを連携して利用することで、社内コミュニケーションや業務の効率化につなげられます。
一方で、一般的なグループウェアは、スケジュール共有や掲示板、設備予約、ワークフローなどの機能が1つのサービス内にまとめられているケースが多いのに対し、Microsoft 365は複数のアプリやサービスを目的に応じて組み合わせて利用する点が特徴です。
そのため、すでにMicrosoft製品を業務で利用している企業や、Officeアプリとの連携を重視する企業には適していますが、必要な機能をできるだけシンプルにまとめて利用したい場合は、専用のグループウェアも含めて比較するとよいでしょう。
| 用途 |
Microsoft 365の主な機能 |
できること |
| スケジュール |
Outlook |
予定・会議の共有 |
| コミュニケーション |
Teams |
チャット・Web会議 |
| ファイル共有 |
OneDrive / SharePoint |
ファイル保存・共同編集 |
| 情報共有 |
SharePoint |
社内ポータルなど |
| タスク管理 |
Planner |
掲チームのタスク管理 |
Microsoft 365（Office 365）のグループウェアを導入する8つのメリット
スケジュール機能が優秀
Microsoft 365は効率性を極めたいユーザーにぴったりの高機能グループウェアです。とくに優れているのが、スケジュール機能です。
予定を共有・管理するための機能が色々搭載されているので、目的に応じて使い分けられます。
普段は個別に利用している独立したアプリも、グループ機能を使えばプロジェクトやタスクのメンバー間でスケジュールを共有できます。
タスクを管理するPlanner、メール管理のOutlook、企業向けソーシャルネットワークのYammer、コラボレーションツールTeamsもそれぞれスケジュール管理のための活用方法があり、連携性も抜群です。
クラウドストレージが大容量
Microsoft 365の家庭向け・一般法人向けプランは1ユーザーあたり1TB（テラバイト）のストレージがついてきます。
無制限タイプのグループウェアには負けるとは言え、1TB＝1,000GBなので一般的には大容量です。
1枚1MBのオフィスファイル100万枚、フルHD動画ファイル約166時間、1台100GBのスマホなら約10台分の大きさになります。
ツール数が多くDWPを実現しやすい
Microsoft 365は利用できるツール数が多いため、DWP（デジタルワークプレイス）を実現しやすいグループウェアです。（※DWP：デジタル空間で完結できる仕事場）
グループウェアに搭載されているツールがあまりにも少ないと、”いつでも・どこでも”仕事ができる環境を整えられません。
Microsoft 365はDWPを見据えて開発されているため、完全なリモートワーク環境への移行もスムーズです。
Officeアプリをオフラインでも利用できる
Microsoft 365はWordやExcel、PowerPointなど使い慣れたOfficeアプリケーションを利用できるのも魅力ポイントの1つになります。
しかもオフラインでも利用できるので、ネット環境がない場所で作業するときも便利です。
自動でアップデート
Microsoft 365はOfficeの最新バージョンをつねに利用できます。アップデートも自動で行われるため、自分で更新する手間もありません。
アプリケーションもクラウド経由で自動アップデートされるので、システム担当者の負担を軽減できます。
マルチデバイス対応
パソコン・スマートフォン、タブレットでも使えるマルチデバイス対応です。それぞれ5台までオフィスをインストールできるので、会社の外でも作業できます。
日本でデータを保管
Microsoft 365のデータは日本データセンターから提供され、国内で保管されます。「安心できる」と感じる方もいらっしゃるでしょう。
医療や金融、官公庁は「国内のデータ保管」をパブリッククラウドの利用条件にされることが多いため、東京都豊島区や鳥取県鳥取市など導入している地方自治体も増えています。
シェア率が高く他社とやり取りしやすい
Microsoft 365はシェア率が高く、外部のサービスとの連携性も優れています。他社とやりとりしやすいところもメリットの１つです。
なお、Microsoft 365に限らず、グループウェア全体として共通するメリットも多数あります。より広い視点で知りたい方は、グループウェアのメリットについても確認してみてください。
Microsoft 365のデメリットも深掘り
コストは高め
コストがネックになり、Microsoft 365の導入を躊躇している会社も多いようです。
Microsoft 365の一般法人向けプランは、割引がきく年間契約でも1人あたり毎月899～3,298円と、無料や200円以下の格安グループウェアに比べると、コスパが良いとは言えない金額です。
ユーザー数が制限されるプランも
法人向けのプランも、プランによっては最大ユーザー数が制限されます。一般法人向けのMicrosoft 365 Business Basicは300人が上限です。
ユーザー数無制限の大企業向けプランになると料金プランも高くなるため、予算の面で契約を断念する会社も少なくないでしょう。
プランが多すぎて選ぶのが大変
選択肢の多さはメリットでもありますが「多すぎてわかりづらい」ととまどう方も･･･。利用条件を見比べるのも大変です。
ヘルプページがわかりづらい
わかりづらいのはプランだけではなく、ヘルプページにも言えるようです。Microsoft 365は海外製品ゆえ、英語圏のユーザー目線で開発されています。
したがってUIの使いにくさを感じることもよくありますが、ヘルプページも「わかりづかい」の声が･･･。
マイクロソフト側もHPで翻訳はほぼ機械と認めていますが「ヘルプが全く翻訳されていない」「完全に機械翻訳」と肝心なヘルプページが頼りにならない印象です。
日本語の電話サポートが繋がりにくい
ヘルプページの読みにくさに断念し、直接電話で相談しようとトライする方も多いでしょう。
ところがMicrosoft 365は「日本語の電話サポートが繋がりにくい」という口コミもよく見かけます。万全なサポート体制が整っているとは言えないようです。
ライセンス認証周期が30日
Microsoft 365のライセンス認証周期は30日間です。30日に最低1回はライセンス認証ができないと、Officeの機能が制限される読み取り専用モードに切り替えられてしまうおそれがあります。
クラウドストレージの空き容量を分け合えない
クラウドストレージは1ユーザーあたり1TBと大容量ですが、個別管理されています。他のメンバーの容量に空きがあっても、分け与えることはできません。
クラウドをフル活用する予定なら、大企業向けプランを契約するか、拡張ストレージを購入するしかありません。
回覧板機能が搭載されていない
海外製のグループウェアは回覧版機能が搭載されていないことがよくありますが、Microsoft 365もそのものズバリのツールはありません。
SherePointなどOfficeアプリを使って社内向けのポータルサイトを作成するしかありません。
その他クラウド型グループウェアのサービス比較はこちらをご覧ください。
よくある質問
Q. Microsoft 365はグループウェアですか？
A.はい。Microsoft 365は、Teams、Outlook、SharePoint、OneDriveなどを組み合わせることで、グループウェアとして活用できます。一般的なグループウェアとは異なり、複数のサービスを連携して使う点が特徴です。
Q. Microsoft 365とOffice 365の違いは何ですか？
A.Office 365は、現在のMicrosoft 365につながる旧サービス名称です。2020年に一部のOffice 365プランがMicrosoft 365へ名称変更されましたが、一部では現在もOffice 365の名称が使われています。
Q. Microsoft Teamsはグループウェアですか？
A.Microsoft Teamsは、チャットやWeb会議、ファイル共有を中心としたコミュニケーションツールです。OutlookやSharePointなどと組み合わせることで、グループウェアに近い使い方ができます。
Q. Microsoft 365と一般的なグループウェアはどちらがおすすめですか？
A.Office連携や多機能性を重視するならMicrosoft 365、スケジュール共有や掲示板などをシンプルに使いたい場合は専用グループウェアが向いています。必要な機能、運用のしやすさ、コストで比較すると選びやすくなります。
Q. Microsoft 365と別のグループウェアを併用できますか？
A.はい、併用できます。WordやExcel、TeamsはMicrosoft 365を使い、スケジュール共有や掲示板、設備予約などは別のグループウェアで補う使い方も可能です。
