シェア率が高いグループウェア製品に共通するポイントとは？

グループウェアのシェア率を解説

シェア率が高い製品を導入する利点

グループウェアを選ぶとき、シェア率も気になるポイントではないでしょうか。

もちろん、予算との兼ね合いもあるので「シェア率が高い製品＝自社にとってベストな製品」とは限りません。ただ、大勢のユーザーに選ばれている製品には、なにか特別な魅力があるはずです。

機能の多さ、費用の安さ、時代にマッチしたサービスなど飛び抜けた利点があるため、平均以上のユーザー獲得に成功しているわけです。

たとえば、Microsoft365、Google Workspace、サイボウズOfficeの提供形態はすべてクラウド型です。

クラウド型は自社にサーバーを設置しない利用形態なので、工事のための初期費用がかかりません。費用が安く、契約後はすぐに利用できるところも便利です。

ネット環境があれば使用できるので使い勝手も良く、大勢のユーザーに選ばれているのも納得できます。

世界的なシェア率が高いMicrosoftとGoogle

グループウェアの中でもシェア率が安定して高いのはマイクロソフトのクラウド型製品Microsoft365です。

グーグルのGoogle Workspaceはシェア率こそマイクロソフトにはかなわないものの、Microsoft365と併用しているパターンも少なからずありました。

いずれにしてもマイクロソフトとグーグルの2社は世界的にも知名度が高く、ユーザーが多いのが特徴です。多言語にも対応しています。

日本国内シェアNo.1はサイボウズ

国内のシェア率の動向をチェックすると、導入実績70,000社を突破したサイボウズが抜きん出ています。2019年無料プランの終了でユーザー数が離れる気配はあったものの、人気は健在です。

中小企業向けのサイボウズOffice、大企業向けのサイボウズGaroonのシェア率を合わせると、マイクロオフィスと2強体制を築くほどの存在感を放っています。

シェア率の高いツールに共通する機能やポイント

共通する便利な機能は？

シェア率の高いMicrosoft365、サイボウズOffice、Google Workspaceに共通している機能をチェックしてみました。

するとスケジュール共有、設備の予約、ファイル＆ドキュメントの共有、電子会議室、社内ソーシャルなど、業務の電子化によって効率化を図る機能が一通り揃っていることが分かります。

シンプルすぎるグループウェアだと、コミュニケーション重視で社内SNSの延長線上でしかないような製品も多いため注意しましょう。

あとから機能が追加するとトータル費用が高くつくので、主要機能が標準搭載されている製品を選ぶと安心です。

メールの機能性もハイレベル

多くのユーザーに選ばれるグループウェア製品は、メール機能もハイレベルです。クラウド型ならネット環境さえあれば、どこにいてもメールの確認・送信・受信ができます。

しかも社内外のやりとりをグループウェアで集約できるので、効率的な管理が可能です。お問い合わせメールとレスポンスの記録など、メールのやりとりにも重要な情報は詰まっています。

整理して保存できる機能があると、後々役立つでしょう。

連携性も共通ポイント

グループウェアを選ぶときは、連携性も重要なポイントです。グループウェア市場はおおいに盛り上がりを見せています。

国内でも従業員1,000名以上の大企業は導入率90％を突破しました。中小企業～中堅企業の80％前後も導入済みなので、利用していない会社の方がすっかり少数派になっているぐらいです。

人気はマイクロソフト、グーグル、サイボウズに偏っているとは言え、この3社にない魅力で愛用者を確保している製品も少なくありません。

取引相手が同じグループウェアを使っているとは限らないため、連携性があると便利です。既存システムとの連携性があれば、取引相手ともデータを共有・管理しやすくなります。

Microsoft365、サイボウズOffice、Google Workspaceは連携性も優れているため、併用して使うケースも珍しくありません。

J-MOTTOは連携性も◎

時代のトレンド、クラウド型のグループウェアの中でも、狙い目の製品を見つけました。リスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTOです。

Microsoft365やGoogle Workspaceにスムーズに連携

J-MOTTOは、連携性に優れたグループウェアです。J-MOTTOのアカウントで、Microsoft365とGoogle Workspaceも利用できます。

ログインも不要なため、作業の手をムダに止めることなくスムーズに使用可能です。

外部のスケジューラー（Googleカレンダー、Microsoft Outlook、Microsoft Teams、iPhone）とも連携できるため、予定を再度登録する手間もありません。

1人あたりの料金も350～600円安い

シェア率トップのグループウェアや主要機能と連携できれば、かならずしもMicrosoft365やGoogle Workspaceを契約する必要はありません。

なぜなら、シェア率の高い3社の料金は最安値ではないからです。1番安いプランの料金で比較しても、圧倒的コスパを誇るJ-MOTTOより1人あたりの金額が350～600円高くなっています。

社員の人数が多い会社ほど、差額分のコストカットは契約動機になるはずです。J-MOTTOは基本料金で使える機能が26種類もある上、有料サービスの中でも飛び抜けて格安です。