グループウェアの機能一覧｜5つの導入メリットと注意点

【比較に役立つ】グループウェアの機能一覧

コミュニケーション機能

社内のコミュニケーションを円滑化するために役立ちます。

• メール：グループウェア経由でメッセージや画像をやりとりできる機能。個人メールの他、アカウントを複数のメンバーで共有することも可能。
• グループチャット：複数のメンバーがリアルタイムで対話できる機能。参加者の範囲も限定可能。
• レポート機能：報告書を提出する機能。
• アンケート機能：アンケートに必要な質問・回答・集計をグループウェア上で完結できる機能。
• 社内SNS：社員専用のコミュニティーサービス機能。
• 掲示板：社内で共有したい情報を一括周知できる機能。部署や期間の指定、アラート機能も便利。
• 回覧板：部署やプロジェクト内で情報を伝達する機能。
• Web会議：オンライン上で会議を開催できる機能。
• 電子会議室：指定されたメンバーだけでトピックごとに意見交換できる機能。

情報共有機能

グループウェアはオールインワンの情報共有ツールのため、必要な情報を瞬時に閲覧できます。

• ファイル共有：資料や契約書などの文書をデータ化して保管、共有する機能。
• スケジュール管理：個人やグループのスケジュールを管理する機能。情報の相互確認が可能。
• 在籍・離席の確認：画面上で社員の在籍・離席を表示する機能。行動予定表を一覧できる機能や、伝言機能が付随するサービスも。
• 議事録作成：会議後の議事録を作成するための機能。アジェンダ（進行表）作成、登録機能と併せて会議の関連業務を短縮可能。
• 日報管理：日報を作成する機能。クラウド上で作成・確認作業を完了、情報を瞬時に共有可能
• プロジェクト管理：プロジェクトの計画・実行・進捗を管理できる機能。個々のタスク管理機能やアラーム機能でタスク漏れを予防可能。
• アドレス帳：社員の連絡先を閲覧できる機能。
• 組織図共有：組織図や社員の勤務場所、ステータスを表示する機能。

業務効率化機能

業務の不要な手間暇をカットする機能が揃っています。

• 施設予約：会議室など施設を予約する機能。空き枠チェックも可能。
• ワークフロー：組織の承認フローを電子化するビジュアライゼーション（可視化）機能。書類の作成、届出、申請、承認、決済のプロセスは、グループウェア経由ですべて処理可能。
• ポータル：社内システムへのリンクや各種コンテンツ、新着情報などを画面の1ヶ所に集約する機能。
• 経費精算：交通費・出張費・交際費など経費の申請・承認・精算処理を行い、一元管理する機能。。
• 勤怠管理：出社・外出・戻り・退社など勤怠を管理する機能。打刻データの記録・集計まで可能。
• ToDo：個人またはメンバーに依頼したタスクを一元管理できる機能。

5つの導入メリット！業務効率化をくわしく解説

グループウェアの機能はどれも大前提として、業務効率化のために開発されたものです。効率化を促進する業務アプリが集約されているので、アナログ・非効率的だった課題をまとめて解消できます。

• 社員間のコミュニケーションが向上

チャットや社内SNS機能を一度使うと、電話やメールしかない時代に戻れなくなります。とくに電話はかけるタイミングに神経を使う上、かけ直す手間も･･･。連絡業務だけで相当な時間を費やすこともあったはずです。
グループウェアの機能なら「報・連・相」もスムーズにできます。たった１回の入力で大勢に連絡できるので、掲示板や回覧板機能も便利です。

• 情報共有が簡単・スムーズ

進捗状況のように本来目に見えないものも、プロジェクトやタスク管理機能で可視化して共有できます。進捗状況がひと目で分かるので、一々口頭で確認する必要はありません。
フォローを入れる相手、タイミングも読みやすくなり、結束力も高まるでしょう。理解と処理スピードが飛躍的に速くなり、意思決定の速度も上がります。

• ペーパーレス化を促進

ほとんどのやりとりは画面上で完結するため、ペーパーレス化を促進できます。資料関係も、以前なら多めに用意するのが今までの常識でした。当然、無駄なゴミも大量に･･･。
デジタル化が進めば保管スペースも縮小可能です。抜群の省スペース効果を発揮します。

• 時間と経費の有効活用

システム導入によって時間短縮できる業務は数え切れません。たとえば会議1つとっても、時間と経費のムダをカットできます。
昔なら、会議のために本社と支社を移動するのは当たり前でした。交通費だけでも莫大なものになるはずです。
Web会議機能があれば、ちょっとした会議ならWebで済ませられます。また経費の処理自体、経費精算機能で効率よく処理できます。不正や漏れ、ダブりを予防する効果も見逃せません。

• ストレスの軽減

ストレスの軽減も間接的なメリットです。忘年会などイベントの案内も、上司に直接誘われたら断るのが大変でした。
その点、掲示板や回覧板機能でビジネスライクに情報が回ってくるシステムなら、出欠の返事も簡単な操作で済みます。

グループウェアを選ぶときの注意点

• 必要な機能がないと目的も実現できない

搭載機能は、サービスによって差があります。最初に導入目的をはっきりさせ、機能に過不足がないかチェックしましょう。意外とスマホ非対応のサービスもあります。

• 無料製品を選んで後悔するパターン

ビジネス目的なら、無料製品はおすすめできません。とくに多いのが、契約後に必要な機能やサービスが不足していることに気づき、後悔するパターンです。
あとからオプションで追加すると結局高くつくことも･･･。また、サポート体制が弱く対応に追われるのもよくあるパターンです。
他にも、無料サービスはいきなりサービスを中止されるリスクもあります。有名な無料サービスが中止を発表したときも、ユーザーは有料版や他社製品へ切り替える対応に追われました。

クラウド型システムが選ばれる理由

導入コストをかけたくないなら、クラウド型が断然おすすめです。社内にサーバーを設置するオンプレミス型とは異なり、自社にシステムを設置しないため設置費用がかかりません。
ネット環境があればすぐに利用できます。運用もお任せできるのでITエンジニアがいなくても問題ありません。

クラウド型グループウェアのおすすめは「J-MOTTO」

クラウド型の中でもとくに便利な機能が多く、低価格なのがリスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTOです。

コスパのよしあしは「機能×価格」によって判断できますが、J-MOTTOは「26機能×1人165円（税込）」という圧倒的なコスパが魅力になっています。

文具やお弁当を予約できる購買予約機能など、あると嬉しいプラスαの便利な機能も搭載されています。

社内SNSの概念を取り入れた“ネオツイ”も、「ちょっとしたやりとりに便利」と評判です。つぶやき機能などSNS世代にマッチする機能がたっぷり盛り込まれています。