話題のグループウェアが無料で導入できるなら「試しに使ってみたい」と思いませんか？ 新しいビジネスツールを導入するとき、コスト面は大きなハードルの1つです。グループウェアの出始めは、予算に余裕のある大企業しか導入できない状況でした。そして現在、低コスト製品が増え、中小企業の間でもかなり普及しています。中には「初期費用+月額使用料」が無料の製品も！ただし無料ゆえの問題点はないのか、気になるところですよね。
今回は無料で使えるグループウェアのおすすめや選び方、デメリットについてくわしく解説します。
無料で使えるグループウェアツールが知りたい
無料製品に注目が集まっていますが、そもそもグループウェアとはどんなツールなのでしょうか。
チームで共有しやすいビジネスツール
グループウェアは、効率的に働くためのビジネスツールです。実際に搭載されている機能は製品によって差がありますが、代表的な機能は3つのグループに分類されます。
- 業務効率化機能：ワークフロー、スケジュール管理、タイムカード機能、日報作成機能、経費精算機能、施設予約機能など
- 情報共有機能：ファイル共有機能、レポート作成機能、議事録作成機能、アドレス帳機能、プロジェクト管理機能、組織図共有機能、アンケート機能など
- コミュニケーション機能：ウェブメール、チャット、社内SNS、在籍／離席確認、メモ、ウェブ会議、掲示板機能など
こういった複数の機能を連動することで、より効率的に職場を回しやすくなるのがグループウェアの魅力です。
無料で使えるグループウェアはある？
無料で使えるグループウェアは10製品以上あります。ただし、初期費用から月々の維持費まですべて無料の製品は数種類に絞られます。どこからどこまでが無料なのか、条件をしっかりチェックしましょう。
機能のシンプルさはメリットの1つ
無料のグループウェアはコストの安さが最大の魅力とはいえ、有料版と比べるとシンプルな機能しか搭載されていないこともあります。
シンプルさはメリットの1つでもありますが、ビジネスで活用する場合には不満を感じる場面も出てくるかもしれません。
デメリットも！無料グループウェアの選び方
グループウェアの無料製品にはデメリット面もあります。選び方の注意点と併せて、弱点を把握しておきましょう。
スマホ対応のクラウド型が人気
グループウェアの製品は、クラウド型とオンプレミス型の2種類に大別されます。
費用が比較的高いのは、会社の中に専用のサーバーを構築し、運用も管理も自社で行うオンプレミス型です。導入コストも高く時間もかかるため、無料製品はあまりありません。
一方、サーバーを使わずネット上でシステムを運用するクラウド型は無料製品が色々あります。導入コストも運用コストも高くありません。気軽に使えるスマホ対応タイプも人気です。
完全無料でも機能や容量の制限が多い
無料製品の中には“完全”無料ではないものもあるので、注意してください。期間、ユーザー数や機能、容量が制限されるものが大半です。
グループウェアの導入に成功すると、業務効率化によって大幅に生産性が上がる可能性があります。
業務を拡大しスタッフを大勢雇うことになるかもしれません。利用人数が増え、業務が複雑になったときもお得に使えるかチェックしておきましょう。
スケジュール管理に対応していないグループウェアも
スケジュール管理など基本機能が利用できない無料製品もあります。
最初に現在の職場のアナログ部分をあぶり出し、働きやすく改善するために必要な機能をピックアップしましょう。使いたい機能が搭載されていなければ、わざわざシステムを導入する手間だけが浮き彫りになりそうです。
使っても使わなくても同じような機能なら、社内に浸透しません。
サポート体制やセキュリティ面もチェック
無料のグループウェアは、サポート体制が弱い傾向があります。社内に優秀なITエンジニアが在籍していない会社では、困る場面が増えそうです。
また、セキュリティ面が甘い製品が目立つところも無料製品の弱点の1つです。
無料グループウェアおすすめ11選
期間無制限で使える無料グループウェアをピックアップしました。
＜オンプレミス型＞
- Group Session：利用可能人数無制限！スケジュール管理やワークフロー、タイムカード機能など基本機能を利用できます。ただしスマホに対応していません。
＜クラウド型＞
- R-GROUP：利用人数やストレージの利用制限なし！スマホでも利用OK、20カ国語に対応しています。ただしワークフロー機能は×。
- Chatwork：利用可能人数無制限！グループチャットも累計7つまでOK。スケジュール管理機能や掲示板機能、チャット機能、ワークフロー機能など基本機能が揃い、スマホ対応にも対応。ただしタイムカード機能はなく、ストレージは5GMまで、過去のチャット履歴の閲覧が制限されます。
- e-Broad Office：ファイル共有機能や社員の在籍確認機能など、中小企業向けの機能を利用可能。スマホ対応で利用人数も無制限！ただしストレージの制限があり、50MGまでのファイルしか送信できません。チャット機能とワークフロー機能も使用不可。
- GRIDY：最短5分で導入でき、利用人数も無制限！23機能も利用OK。ただしストレージは1GBまで、スマホには非対応。
- サークルスクエア：チャット、つぶやき機能、ブログなどSNS感覚で利用でき、スマホにも対応。コミュニケーション機能が充実し、利用人数も無制限！ただしストレージは300MGまで、スケジュールの保存も6ヶ月まで･･･と制限も。ワークフローやタイムカード機能は×。
- enclo：エクセルやワードファイルの閲覧、共有機能や手書きのメモ機能などユニークな機能を使用でき、スマホにも対応。ただし1グループ5人までの利用人数制限があり、5グループ以上は作成×。スケジュール管理や掲示板、ワークフロー、タイムカード機能などの基本機能も利用不可。
- Zoho Connect：チャットやSNS機能などコミュニケーション機能が多く、スマホにも対応。タイムカード機能は×。利用可能人数は25人まで、ストレージは10GBまでの制限あり。
- iQube：セキュリティ対策が手厚く、アクセスIPの制限もできます。15機能が搭載され、スマホにも対応OK！ただし利用人数は10人まで、ストレージは30MBまでの制限あり。
- LINE WORKS：LINEと連携できる唯一のグループウェア。100人まで利用可能でストレージも5GBまでOK。スマホにも対応し、チャットやタスク管理、掲示板などの機能が利用可能。ワークフロー、タイムカード機能は×。
＜オンプレミス型とクラウド型からチョイスOK＞
- Chat＆Messenger： 100人まで利用OK。スケジュール機能やチャット機能などの基本機能が搭載され、スマホにも対応。ワークフロー機能やタイムカード機能は×
低コストのグループウェアJ-MOTTOもおすすめ
無料製品も魅力的ですが、機能性や安全性を考慮すると低コストのグループウェアも視野に入れておいて損はなさそうです。たとえばリスモン・ビジネス・ポータル株式会社のグループウェアJ-MOTTOは有料版の中でも格安な上、コスト重視で製品を選びたいユーザーに嬉しいメリットがたくさんあります。
無料トライアルは最大3ヶ月
グループウェアは操作のしやすさも重要なポイントです。J-MOTTOは最大3ヶ月も無料トライアルの期間があるので、しっかり試せます。実際に操作性をチェックした上で契約できるのは、見逃せない安心要素です。
導入費用0円も嬉しいポイント
無料トライアルに加え、初期費用0円も嬉しい魅力の1つです。J-MOTTOなら導入費用を支払う必要はありません。契約後は、業界最安値の利用料ですぐに活用できます。
月165円(税込)～の基本料金で26機能も利用OK
J-MOTTOは、ランニングコストの安さにも定評があります。基本料金で26もの実用的な機能を使用でき、20人まで月々3,300円(税込)で使えます。1人あたり165円と値段の安さもあり、導入数は4,000社以上と、広く使われているグループウェアツールです。無料製品のような制限もなく、この価格でここまでの多機能を使えるグループウェアは中々ありません。
クラウド型の有料グループウェアの機能や料金の比較については、こちらのページも参考にしてください。
