グループウェアとは？機能や種類の違いについてわかりやすく解説！

グループウェアの基本機能と使い方

業務効率化機能

職場でスムーズに連携を取り、効率よく作業を進めるための機能です。複数の機能を連動させることで、より効率性が上がり生産性もアップします。

• 名刺管理機能：名刺情報をデジタル化し、社内で共有するための機能。チーム全体で営業戦略を立てるのに役立ち、情報検索性の向上や紛失の防止効果も。
• スケジュール管理機能：スケジュールをデジタル管理することで、会議の日取りも簡単に調整可能。離れた場所でもリアルタイムで人の動きを追えます。
• 空き室予約機能：会議室の空き室状況をチェックし、予約を入れる機能。スケジュール管理機能と連動し、効率よく時間と場所をおさえられます。
• ワークフロー機能：申請、承認のための作業をデジタル化することで、業務負担を軽減。不正も見つけやすくなり、内部統制も強化できます。
• ToDo機能：自分の作業や他のメンバーの作業を一元管理OK。期日や進み具合も1つの画面でチェック可能。
• タイムカード(勤怠)機能：出社、退社、遅刻、残業の打刻データをスマホやPCで記録可能。勤務時間も自動で集計でき、不正打刻の予防効果も。
• 日報作成機能：日報をデジタル上で手軽に作成する機能。集計も自動でOK。

情報管理＆共有機能

書類をデジタル化することで、社内で管理、共有しやすくなります。

• ファイル共有機能：書類や写真などの資料をデジタル化して社内で共有する機能。
• プロジェクト管理機能：登録メンバー間で、情報やスケジュールを管理・共有可能。各タスクの終了予定日や進捗率 、現状が可視化され、把握しやすくなります。
• 組織図共有機能：どのプロジェクトに誰が関わっているのか、組織構成情報を可視化。社員の部署やデスクの配置図をビジュアルで確認できるので、顔の認識や場所の把握もスムーズになります。
• アドレス帳機能：社員や取引先の連絡先を登録、共有する機能。
• レポート機能：営業報告書などの書類を、専用フォーマットで気軽に入力できる機能。
• アンケート機能：意識調査などの社内アンケートも、アンサーシートの作成から配布、集計、分析までデジタル上で完了する機能。
• 日報作成機能：日報をデジタル上で手軽に作成する機能。集計も自動でOK。

コミュニケーション機能

社内の連絡をスムーズにするための機能です。

• Webメール機能：端末ではなく、グループウェア上でメールを送受信可能。
• プロジェクト管理機能：登録メンバー間で、情報やスケジュールを管理・共有可能。各タスクの終了予定日や進捗率 、現状が可視化され、把握しやすくなります。
• チャット機能：部署やプロジェクト間でメッセージを送受信する機能。チャット履歴をチェックすれば、業務全体の流れや進み具合を簡単に把握できます。
• Web会議機能：オンライン上で会議するための機能で、社外からも参加可能。
• 社内SNS機能：社内限定のSNS機能で、イベント告知など社員同士の気軽なコミュニケーションの場になります。来客情報や社内ニュースなど掲示板機能を兼ね備えているものも。
• 在席・離席確認機能：社員の在席状況、外出先をチェックするための機能。
• メモ機能：オンライン上に保存できるので、出先でもスマホでチェック可能。

グループウェアのメリット＆デメリット

メリット：社内SNSにはない強みが多い

シンプルな社内SNSにはない多彩な機能は、グループウェアのメリットです。たとえば日報の作成もアナログ作業の代表で、大変な手作業になります。

日報のために出先から会社に戻り、担当者から課長、課長から部長へ･･･と順番を守って回し、サインをもらうルールの会社も。この仕組みでは、とてもタイムリーな状況把握、的確な指示出しは期待できません。

グループウェアを導入すれば、出先でも気軽に日報を作成し、自動でデータ収集も可能です。紙やインク代、労働時間の無駄を省き、時間や空間にも余裕が生まれます。便利な機能が多く、各機能を連動させる総合力も強みです。

デメリット：コスト面と操作性がネックになることも

グループウェアのデメリットはコスト面と操作性です。操作しにくいシステムだと、社内に浸透しません。また、コストがかかりすぎる製品も、賢い選択とは言えません。

グループウェアの種類はどう違う？

グループウェアと一言でいっても、色々な会社の製品があります。

無料グループウェアと有料グループウェアの違い

グループウェアの中には無料で使えるものもあります。ただし、機能や容量、ユーザー人数が制限されるものが大半で、一定期間がすぎると有料になる製品もあるのでご注意ください。

本格的にビジネスで利用する場合は、ある程度の機能が揃った有料バージョンがおすすめです。

オンプレミス型グループウェア

オンプレミス型のグループウェアは、社内にサーバーを構築し、自社で運用・管理するシステムです。

カスタマイズしやすい反面、導入コストや運用コストも高く、ITスキルがないと使いこなせません。導入までに時間もかかります。

クラウド型グループウェア

グループウェアの主流はクラウド型グループウェアです。クラウド型グループウェアの場合、PCならアプリのインストールも不要です。ブラウザで開くので、インターネット環境があれば使える便利なツールになります。

自社でシステムを運用しないので、ITエンジニアがいない会社にも向いています。ただしカスタマイズ性は高くありません。

目的によって選ぶ事がポイント

同じグループウェアでも、搭載機能や導入費用にはかなりの差があります。使う目的をはっきりさせ、トータルコストも考慮して契約するグループウェアを選びましょう。

J-MOTTOの導入メリット

高機能＆低コストのグループウェアを探しているなら、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTOがおすすめです。

1人165円～！低コストで試しやすい

J-MOTTOは月々3,300円(税込)で20ユーザーまで利用できます。1人あたり165円で使える計算で、初期費用も0円です。

最大3ヶ月の無料トライアル期間があるため気軽に試しやすく、導入後も低コストが魅力です。

26種類！基本機能が多くオプションサービスも豊富

低コストにも関わらず、J-MOTTOには基本料金で使える機能が26機能も搭載されています。必要に応じてオプションを追加するシステムなので、無駄がありません。使いやすい操作性でも定評があります。

J-MOTTOは機能の多さで評価されているだけではなく、トータルコストの安さで定評があります。月々の基本料金も3,300円～(税込)とリーズナブルな料金設定が多いクラウド型の中でも格安で、初期費用もかかりません。限られた予算の中でも、業務効率化を進められます。

無料！サポート体制が充実

J-MOTTOは無料のサポートサービスが手厚く、電話やメール、チャットによって専門スタッフに相談できます。

すでに20年の歴史があり、上場企業を含め4,000社、14万ユーザーの導入実績があるので、サポート力も抜群です。