介護業界などで働く現場の声として、グループウェアを導入する社会福祉法人が急増しています。「業務の無駄が減った」「スタッフ間の連携がスムーズになった」など、現場からは高い評価が寄せられています。
特に介護施設では、申し送りやシフト管理、職員間の情報共有といった業務を効率化できるグループウェアのニーズが急拡大しています。本記事では、介護施設や社会福祉法人がグループウェアを導入する具体的なメリットをはじめ、すぐに実践できる活用事例やおすすめの使い方を分かりやすく解説します。
グループウェアの機能について解説！社会福祉法人の導入例が急増中
グループウェアを導入する企業は社会福祉法人も含め、全体の約90％を記録しています。これほど多くの企業が導入している目的を一言でまとめると、業務効率化に他なりません。
グループウェアの導入目的は“トリプルウィン”
業務効率化のための機能を活用すれば、生産性を落としストレスの原因にもなる職場の「ムリ・ムダ・ムラ」を解消できます。
グループウェアの機能は、働き手と雇い主のどちらの立場にもメリットをもたらします。ウィンウィンの関係どころか、お客さん側も「便利になった」と実感できるトリプルウィンが実現可能です。
経営者、従業員、顧客の満足度を同時に上げられるところが、グループウェア最大の魅力になります。
社会福祉法人が導入するメリット
社会福祉法人にとって導入メリットの1つが、連携が取りやすくなることです。社会福祉法人を運営するには、各方面の連携プレイが欠かせません。
そもそも社会福祉法人とは、地域の福祉のために設立される非営利の経営母体です。グループホームや老人ホームなど、どの現場でも様々な職種のスタッフがタッグを組んで働いているのが特徴です。
たとえば介護施設の働き手も、介護士やケアマネージャーなど介護のプロだけではありません。事務や受付、調理スタッフ、ドライバーの協力もあって、はじめて成り立つ仕組みです。
複数の事業所を展開する法人も多く、利用者と事業者、事業所同士、事業者と地域･･･と多方面の力を合わせ運営する難しさがあります。
この困難を解決できるのが、グループウェアのシステムです。チームで効率よく動くための機能が満載なので、縦と横の連携もスムーズになり、業務の効率化を進められます。
社会福祉法人以外の介護施設や医療法人でも使える
グループウェアの機能を活かせるのは、社会福祉法人だけではありません。同じ介護施設でも経営母体は医療法人のこともあれば株式会社のこともあり、多様化しています。
ただ、経営母体が違っても、チームで働く重要性はかわりません。もともとグループウェアはチーム内で情報を共有し、スムーズに連絡を取るために開発されたシステムです。
一昔前は、社内SNSも活躍していました。社内SNSとの大きな違いは、ビジネスに使える実用的な機能の多さです。グループウェアはスケジュールやタスク管理、広報など、ビジネスに直結した機能を兼ね備えています。
そのため、システム導入に成功すれば職場が抱える複数の問題を同時に解決し、各歯車が円滑に回るようになります。単なる連絡ツールにはできない改革が可能です。
介護業界で必要とされるグループウェアの機能とは？
介護施設では、スタッフの年齢層や業務の性質上、一般的な業種とは異なる観点でのグループウェア機能が求められます。日々のケア業務を支え、業務負担の軽減や情報共有の質を高めるために、以下のような機能が特に重要です。
モバイル対応でどこでも情報確認・入力が可能に
介護現場では、常にデスクに座ってパソコンを操作する時間は限られています。そのため、スマートフォンやタブレットからでもスケジュールや申し送り情報、ケア記録を確認・更新できるモバイル対応のグループウェアは必須です。移動しながら記録ができることで、業務効率が大幅に向上します。
簡単操作で誰でも使いやすいインターフェース
介護施設では、ITに不慣れなスタッフも少なくありません。視認性の高いデザインや直感的な操作性を備えたグループウェアは、年配の職員でもスムーズに活用できます。入力や操作のミスを防ぐことで、ストレスのない業務運用が実現します。
安否確認や緊急連絡に対応した機能
利用者の体調や緊急事態への即時対応が求められる介護現場では、安否確認や一斉通知機能も重要です。地震や感染症拡大などの緊急時に、全職員への一斉連絡・出欠確認が可能な機能を備えておくことで、迅速な対応と安心感を提供できます。
写真・動画での利用者状態の共有
言葉や文章だけでは伝えにくい利用者の状態を、写真や動画で記録・共有できる機能も非常に有効です。離れた拠点間や夜勤・日勤のスタッフ間での情報共有の質が高まり、チームケアの質向上にもつながります。ご家族への共有にも活用可能です。
社会福祉法人におすすめの使い方は？グループウェアの活用事例
グループウェアの具体的な機能をご紹介します。職場の生産性を落とす「ムリ・ムダ・ムラ」を解決する有効な手段になるはずです。
職員のスケジュールを簡単に管理
スケジュール管理も便利な機能の1つです。出退勤、休日は勤怠管理機能を利用すれば、集計作業も自動で済みコストも削減可能です。
個人とチーム全体の予定と行動が一目でわかるので、上の人間も“ムラ”なく仕事も割り振りやすくなります。
介護施設など社会福祉法人では、メンバー同士がお互いのスケジュールを共有し、常に把握することが大切です。部署や支店が違う離れた場所にいるメンバーの状況も、グループウェアなら簡単に管理できます。
誰がいまどこで何をしているのかわからないと、トラブル勃発時も迅速に解決できません。問題が起きてもスムーズに連携を取ることで、ひどいクレーム騒動に発展しにくくなります。
クレーム処理は、職場の“ムリ”の代表格です。1人で対処せずに済む仕組みを整えることでぐっと働きやすい職場になり、人手不足による“ムリ”も解消しやすくなるでしょう。
オンライン環境でコミュニケーションが円滑に
掲示板や回覧板機能など、コミュニケーション機能も充実しています。業務マニュアルの配布やイベントの告知、会議の報告もオンラインでOKです。
紙の資料を配り、顔を突き合わせる必要がなくなり“ムダ”な時間の節約にもなります。新人の紹介や研修の場として利用すれば、コストも削減可能です。
チャット機能や電子会議室など色々な機能があるので、意見や情報交換の場にも困りません。「オンラインだと発言しやすい」という意見もよく見かけるので、プラスαの効果も期待できそうです。
ペーパーレス化で施設のスペースを有効活用
デジタルによる情報共有機能は、ペーパーレス化による省スペース効果をもたらします。印刷の手間も省け、紙代や人件費の節約も可能です。
大量の紙を保管する必要がなくなれば、その分施設のスペースも広く使えます。職場の狭さも立派なストレス原因です。スペースの“ムダ”を省き、働きやすく利用しやすいスペースを目指しましょう。
情報共有時のセキュリティ対策
情報共有機能はグループウェアの本領になりますが、書類のデジタル化はセキュリティの面でもプラスになります。
社会福祉法人では利用者の個人情報をあつかう場面も多く、プライバシーを守る対策が必須です。施設に入所している利用者の財産目当てに、個人情報が盗まれる騒動が起きることも･･･。
紙の保管は、盗難や紛失トラブルと隣り合わせです。社会福祉法人にとって、地域での信頼を失うようなトラブルは致命傷になります。書類をデジタル化し、検索性とセキュリティ対策の向上を同時に叶えましょう。
必要な情報を紙の資料から探し出すのは、本当に骨が折れる作業です。こういった“ムダ”な作業をカットすることで、業務効率化が進み生産性アップの仕組みが整えられていくのです。
グループウェアはクラウド型「J-MOTTO」がおすすめ
書類のデジタル化でセキュリティ面が強化される一方、安全対策が甘いグループウェアを選んでしまうと、ハッキングなど情報漏えいリスクが増えることも。おすすめは、国内トップレベルのセキュリティ体制を整えているJ-MOTTOです。
セキュリティを二重に強化できるグループウェア
J-MOTTOのグループウェアを導入すれば、デジタル化によって書類の盗難、紛失を阻止し、セキュリティを強化できます。セキュリティ対策も最高レベルなので、二重に強化可能です。
J-MOTTOはプライバシーマークやISO27001・ISO9001などの認証を取得し、安全性を客観的に証明しています。通信時もSSLによって情報を暗号化し、仮想化サーバ環境を利用することで物理的な故障によるリスクにも備えています。
初期費用0円！トータルコストも格安
J-MOTTOをおすすめするもう1つの理由は、コストの安さです。社会福祉法人ではコスト対策も重要な課題になります。
J-MOTTOは機能の多さで評価されているだけではなく、トータルコストの安さで定評があります。月々の基本料金も4,400円～(税込)とリーズナブルな料金設定が多いクラウド型の中でも格安で、初期費用もかかりません。限られた予算の中でも、業務効率化を進められます。
