中小企業のグループウェア選び、注目すべきポイントは？お薦めのグループウェア５選も紹介

スケジュール

ホワイトボードで行っていた出勤や外出先の管理が、PCの中で行えます。それも、組織のスケジュールと個人のスケジュールが一元的に管理できるため、たとえテレワークでお互い顔を合わせない状況でも、誰が・今どんな案件を担当し、どんな作業を行っているのかが、本人に確認しなくても一目瞭然になります。

スケジュール機能を利用するとメンバーの空き時間検索も行え、オンライン会議を実施する際も容易に時間を調整できます。また、プライバシーにも配慮しており、アクセス権の設定によりも、決められた人以外はアクセスできないようにできます。他のメンバーにスケジュールを割り当てることも可能で、その際に自動的にメールでも通知して依頼を確実にするなど、日常業務全般で生産性向上が期待できます。

ワークフロー

ワークフローは、各種届け出や申請書類の作成・申請・承認を支援する機能です。物理的に紙の書類を移動させることなく、迅速に組織としての意思決定が行えます。

お互いが顔を合わせることが少なくなるテレワーク時には、極めて重要なツールです。さまざまな届け出書類、申請書類に対し、それぞれアクセス権や経路の設定や承認設定ができ、社外秘文書から休暇申請まで、柔軟な運用が可能。申請時はメールとの自動連携で承認者への通知を確実に行えるなど、業務を滞らせずに進める工夫が凝らされています。

文書管理、ファイル共有

オフィスに限らず、どこでも働けるようにして生産性を上げようとすれば、仕事に必要な情報に容易にアクセスできる環境も必要です。文書管理やファイル共有の機能は、組織で共有したいさまざまな文書の、いわば“図書館”のような役割を果たします。しかし必ずしも、誰もが見られるというわけではありません。フォルダやファイルに対してアクセス権を設定でき、特定の部署やメンバーのみに閲覧・編集させるといった安全性の高い運用も可能です。特にファイル共有は、「大容量ファイルが大量に存在する」「社外との共有が必要」といったニーズに適しています。

掲示板（インフォメーション）

執務室や廊下の壁に張り出されていたような掲示物を、PCの中で閲覧できるようにするのが掲示板です。それも、社内への通達事項・お知らせなど全社を対象にしたもの、部署を対象にしたもの、役員を対象にしたものなど、さまざまな切り口でカテゴリを作成、分類しながら掲載でき、ピンポイントで情報伝達が行えます。

また、公開日や時間を指定できるので、事前にまとめて作成しておき、当日、自動的に公開といった具合に業務の効率化を図ることも可能です。

設備予約

会議室や社用車、プロジェクターなどの備品を予約・管理する機能が設備予約です。また、従業員がテレワークを行う際、会社が貸し出す持出しPCやWeb会議システムのアカウントの予約・管理、ダブルブッキングの防止にも活用できます。

サポート体制

一番のポイントはサポート体制です。新規で導入すれば、社内から質問や問い合わせが寄せられるのは当然で、導入担当者がすべてにスムーズに答えられるわけはありません。こうした問題の解決に、ベンダーの問い合わせ窓口がWebフォームでしか用意されていないという状況だったら、やりとりは長引き、問題を迅速に解決するのが難しくなります。

そのため、サービスを検討する際は「問い合わせのチャネルに電話やチャットツールは用意されているか」「従業員からの直接問い合わせは可能か」「日本の企業習慣を十分に理解して親身に対応してくれているか」など、サポート体制の充実度からベンダーとサービスを評価することが重要です。

図１：サポート体制によって問題の解決スピードは大きく変わってきます

使いやすさと機能のカバー度

その次は使いやすさです。中小企業の場合、従業員のITナレッジは多様です。いくら高機能のツールでも、使いやすくなければ導入しても使われず、結局“宝の持ち腐れ”になってしまいます。検討しているサービスに無料評価版が存在するなら、一定期間、できれば長いに越したことはありませんが、複数人のキーパーソンで試用し、「使いやすかった」という声が最も多いものを選ぶようにしましょう。また、グループウェアは機能であれこれ使い分けるよりも、ワンストップサービスのものを利用した方が、従業員が覚えることも少なく、結局は割得です。どのような機能がどこまでカバーされているか？といった観点でも十分に比較したいところです。

導入と運用の容易さ

中小企業の場合、IT専任者を置くケースはまれです。たとえ専任者がいなくても、問題なく導入でき、管理にわずらわされずに運用し続けられることも不可欠の要件です。その点、クラウド型グループウェアであれば、サーバなどIT機器の管理は不要で、短期間に本番導入できるだけでなく、組織の全員が利用することに集中できます。

コスト

IT投資に割ける予算が限られる中小企業にとって、月々のコストも無視できません。だからといって、コストを気にするあまり、利用を一部のユーザーに限定してしまったら、グループウェアの導入効果も限定されてしまいます。ですから、コスト比較は全従業員で利用するという前提で行い、「先々、これなら使い続けられる」と思えるものを選びましょう。また。中小企業は従業員の流動性が高いため、従業員の増減に合わせて料金プランを柔軟に調整できるかどうかについても、しっかり見ておきましょう。

desknet's NEO

およそ20年の提供実績をもち、操作画面の使いやすさが評価されているグループウェアのクラウド版。幅広い機能が用意されており、すべての機能で操作画面の見え方のルールが統一されています。“導入後の早期定着率の高さ”がセールスポイントです。

サイボウズ

誰でも簡単に使えることにこだわって開発されました。コンセプトは「情報共有による円滑な仕事を、みんなのものに」。日本のビジネスにおける使い勝手を追求し、社内の情報共有やコミュニケーションを円滑にする機能をワンパッケージで提供されています。

Google Workspace

「連携」「アクセス」「作成」「管理」をカテゴリに、仕事に必要なものが1つのスイートとして提供されています。なかでも注力されているのは、メンバー間の「連携」機能で、画面共有や1つの文書をリアルタイムに共同編集できる点などに特長があります。

Microsoft 365

ユーザーがより多くのことを達成できるよう、Office アプリやクラウドサービス、デバイス管理に高度なセキュリティを加えた生産性向上クラウド。生産性を高めてコラボレーションを変革するために、必要な人、情報、コンテンツをつながることができます。

J-MOTTOグループウェア

desknet’s NEOの使いやすさはそのままに、1ユーザー当たり165円（税込）の低コストで利用できるクラウド型グループウェア。日々の業務に使える25機能が、基本料金内ですべて利用可能で、マウスのクリック操作やタブレットのタッチパネルで直感的に利用できます。

図２：クラウド型グループウェア比較表