中小企業でもテレワークを可能に、
実現のカギとなるファイル共有サービス（オンラインストレージ）に求められる機能とは？

ファイル共有とは？

ファイル共有サービスが今ほど普及していない頃、企業はファイルサーバをファイルの保管庫とし、そこに個人で利用するファイルや組織内で有効活用すべきファイルを一括して置いていました。この方法は、情報共有や情報漏えい防止という点で高い効果を発揮しましたが、組織で所有するかぎりは運用管理の手間が発生。また、セキュリティ上、社外からアクセスさせるわけにはいかないため、社外の協業メンバーなどとファイルをやりとりするためには、別の手段を考えなければいけません。

クラウド型ファイル共有サービスの登場とそのメリット

こうした問題を解決するのが、クラウド型のファイル共有サービス（オンラインストレージ）です。企業は、自らサーバを運用管理することなく、適切な権限を設定しながら、社内外でファイルの保管とやりとりが行えるようになりました。また、容量が大きく、ギガバイト単位の大容量ファイルも問題なく扱えます。

どんなサービスが組織での利用に適しているか

クラウド型ファイル共有サービス（オンラインストレージ）は数多くあり、無料枠や無料トライアル期間が設定されていたり、月額料金も比較的安価なので、デジタルフォトの保管や大容量ファイルの受け渡しなどで、もう皆さんも気軽に利用されているのではないでしょうか。

しかし、企業で利用するとなると、気軽にというわけにはいきません。価格もさることながら、それ以上に重要なのはセキュリティやファイルの管理性、ファイル共有の容易さです。ファイルを一元管理する場所だけに、これらが高機能でなければ、業務が効率化するどころか、かえって混乱に陥ってしまいます。導入時、特に留意して検討しておきたいポイントとしては、以下の４点があります。

（1）管理性は高いか

ファイル共有サービス（オンラインストレージ）でファイル共有を開始すると、すぐに数百、数千単位のファイルが集まってきます。フォルダ名などで管理ルールを定めたとしても、すぐに例外事象が発生するため、検索機能が充実していることが望ましいです。ファイル名のみならず、他の方法でも検索可能か確かめておいてください。また、共有する人数が増えてくると、どこで・誰と・どんな権限で共有しているのかの状況把握が難しくなり、セキュリティリスクが高まってしまいます。そのため、共有状況を画面で可視化したり、レポートとして出力できる機能があると安心です。また、統制をかけながら、一部の管理機能を移譲できる機能があれば、管理責任者の負担を軽減できます。

図１：権限移譲によるグループ管理で管理責任者の負担は軽減

（2）ファイル共有の効率を高める工夫はあるか

この仕組みでは、共有を前提にファイルを保管するため、共有を後押しする機能が求められます。ファイルを更新すると、共有ユーザーに自動的にメール通知できたり、同名のファイルをアップしても上書きされることなく、自動的にバージョンを管理してくれたり、お互い離れた場所からオンライン上で、同時にファイルを編集できたりすれば、ファイルをめぐる作業効率は大きく高まります。1つひとつは些細な利便性でも、ファイルのやりとりで業務が進む今日、“ちりも積もれば山となる”のです。

図２：離れた場所から同時にファイルを編集できれば作業効率が大幅に向上

まとめ

情報爆発といわれる現代、活発にビジネスを展開すればするほど、ファイルの数は増え、種類も多彩になり、大容量化の一途をたどっています。知恵あるファイル共有こそが、業務効率向上のカギといえるかもしれません。また、状況が落ち着いている今のうちにテレワークの体制を整えておけば、今後の業務や新たな働き方改革もスムーズに進めることができるでしょう。貴社の業務規模や業態、業務のスタイルなどに合わせ、最適なファイル共有サービス（オンラインストレージ）をお選びください。