テレワークを支援！ワークフローはクラウドがお薦め！その理由と導入時に確認すべきポイント

ワークフローとは何？

ワークフローとは、企業内のさまざまな業務に必要な「申請」から「承認」までの流れです。経費精算や休暇届の提出、見積書や請求書、稟議書の申請などがそれにあたります。多くの企業が、紙の書類を使った従来の運用をシステムに移行、あるいはシステム導入を検討しています。なぜ、ワークフローのシステム化が必要なのか?まず、そのメリットから紹介します。

ワークフローのシステム化メリット

オンプレミス型とクラウド型のメリット・デメリット

ワークフローシステムには、オンプレミス型とクラウド型があります。
オンプレミス型は、自社に合わせたシステムのカスタマイズが容易で、セキュリティを強化できます。しかし、導入やカスタマイズに大きなコストがかかり、運用管理を自社で行う必要があります。
クラウド型は、自社でサーバーやシステムを用意し、運用する必要がありません。低料金で、すぐにサービスの利用を開始できます。ただ、自社の業務などに合わせたカスタマイズは困難です。
メールやグループウェアなどの情報系はもちろん、基幹系システムもクラウドが主流になりつつある今、ワークフローもクラウドサービスを選ぶ企業が増えています。

ワークフローシステムに“グループウェア”という選択肢

「初めてのワークフローシステム導入」という場合、専用のシステム導入を躊躇される企業も多いかもしれません。そんな企業は、既にグループウェアを導入されているなら、ワークフローの機能がないかを確認ください。ワークフロー機能があれば、まずはそれを使い、本当に申請・承認業務を効率化できるのか？自社の業務フローにフィットするのか？など検証。特に問題がなければ、そのままグループウェアのワークフローを全社で利用するという選択肢もあります。
以下は、主なクラウド型グループウェアの比較表です。導入済みのグループウェアにワークフロー機能があれば、まずはそちらをお試しください。もし、グループウェアのワークフロー機能が、使い勝手や申請書の種類、承認フローなどの面で不十分という場合は、ワークフロー機能のカスタマイズやバージョンアップが可能かなどを確認しましょう。

表１：主なクラウド型グループウェアの比較表より

グループウェアのワークフロー選びのポイント

ワークフロー機能をもつグループウェアは、多数提供されています。その選定時の注意ポイントを紹介します。

グループウェア「J-MOTTO」の便利なワークフロー機能

「J-MOTTO」は、企業の情報共有やコミュニケーションの活性化を支援するグループウェアです。1ユーザー月額150円からという低料金で、ワークフロー機能をはじめ、ポータル/スケジュール/ワークフロー/Webメール/設備予約/安否確認/文書管理など、25種類の機能が利用できます。
また、ワークフローに、より高度な機能と運用を求める企業向けに、オプションサービス「J-MOTTOワークフロー」も用意されています。グループウェアのオプションですが、単独でも導入、利用できます。

• 「J-MOTTOワークフロー」単独での利用：1ユーザー月額200円
• 「J-MOTTOワークフロー」＋グループウェア：1ユーザー月額350円～

※グループウェアの「ワークフロー」機能とJ-MOTTOワークフローの比較はこちら

では、その機能をいくつか紹介します。

申請書と承認フローの自動選択

新規で申請書を作成する際、申請書名（例：社員情報変更届）を選んだ時点で、申請書と承認フローを自動で選択。毎回、承認フローを指定する必要がありません。

図１：申請書と承認フローの自動選択

承認フローの設定

たとえば、「物品購入金額が100,000円以上の場合は部長承認」「100,000円未満の場合は課長承認」といった条件を、フローを選択すれば申請書に設定できます。

図２：承認フローの設定

まとめ：ゴールはワークフローの効率化？組織全体の業務の効率化？

今回、申請・承認のワークフローのシステム化する方法として、グループウェアのワークフローを紹介しました。もし、「自社のワークフロー業務を効率化し、厳格に管理したい」というのであれば、ワークフロー専用のシステムを選択すべきです。
しかし、「ワークフロー業務を効率化したいが、情報の共有や社内のコミュニケーションを活性化させ、組織全体の効率化も図りたい」というのであれば、ワークフロー機能も備えるグループウェアの導入をお薦めします。企業のシステム化の目的は、決して1つではありません。ITシステムを活用すれば改善できる業務は何か？それを洗い出した上で、ワークフローとそれ以外のシステム化をご検討ください。