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給与明細のWeb化とは?
導入メリットやシステム選定時の留意点は?

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2020年01月08日(最終更新 2021年04月01日)

給与明細や賞与明細、源泉徴収票のWeb化は、インターネットの普及に伴い、企業で進んでいる帳票電子化の一環です。この業務を担当している人事部門の業務工数の削減に貢献。給与明細などを受け取る従業員は、いつでも・どこでも、自分の給与明細を閲覧でき、企業には大幅なコスト削減というメリットをもたらします。ここでは、給与明細のWeb化(電子化)とは何?その導入メリットは?そして導入にあたって注意すべき重要なポイントを、わかりやすく解説します。

給与明細のWeb化(電子化)とは?

給与明細は、給与が支給される従業員に渡される帳票です。そこには、支払われる給与や手当、控除や保険に関する情報が記載されています。日本企業の大半は月給制で、1カ月に1回、給与が支払われるたびに、給与明細の帳票が従業員に手渡されています。それが、インターネットが普及した今、給与明細という「情報」も、電子的に提供される動きが進んでいます。それが給与明細のWeb化(電子化)です。

給与明細をWeb化するメリット

給与明細を紙からWebに移行することで、人事部門と従業員、そして企業は多くのメリットを得られます。

人事部門のメリット:業務負荷の大幅な軽減

従来の、紙の給与明細の配布は、人事部門にとって手間と時間がかかる業務でした。当月の給与が確定後、専用帳票を出力し、従業員1人分ずつに帳票をカット。封入・封かんした給与明細を、必ず本人に手渡します。拠点が遠隔地であれば、郵送する作業とコストが必要です。

この一連の作業をWeb化すれば、業務負荷は大幅に軽減されます。給与計算ソフトから給与データをWeb給与システムにインポートするだけで、明細の発行から従業員本人への通知までを自動化できます。人事部門の負担は軽減され、より付加価値の高い業務に集中できます。

従業員のメリット:いつでも閲覧可能、紛失の心配なし

給与明細は本人への手渡しが原則なため、外出の多い営業や支店の従業員、他の企業に常駐する人が受け取るまで、タイムラグが生じていました。しかし、給与明細をWeb化すれば、給料日の当日、全員が明細の閲覧が可能。いつでも、都合の良い時、過去の給与明細を含め、PCやスマートフォンで閲覧でき、給与明細の保管が不要になります。また、源泉徴収票は重要な書類ですが、どこにしまったかを忘れがちです。しかし、Webでの発行であれば、住宅ローンを組む際など、必要な時に明細PDFをダウンロードして、印刷できます。会社に、再発行を依頼する必要はありません。

企業のメリット:給与明細の発行にかかるコスト削減

まず、Web給与システムはクラウドサービスなので、導入にかかる初期コストと運用コストを抑えられます。また、紙の給与明細発行にかかっていた、帳票用紙費・印刷費・郵送費のコストが不要になります。そして、給与明細の計算から発行までにかかる人件費も抑えられます。

Web給与明細システム選びの注意ポイント

人事部門、従業員、そして企業に多くのメリットをもたらすWeb給与システム。ここでは、システムを選ぶ際に注意したいポイントを解説します。

給与明細以外の業務のシステム化は?

1つめは、Webでの給与明細発行以外に必要な機能がないかの確認です。Web給与明細システムには、専用型から、給与計算システムやグループウェアの1つの機能として提供されるタイプがあります。Web給与システムの導入を検討するのであれば、給与明細のWeb化以外に、システムで改善すべき業務がないかの確認をお薦めします。

対応している明細の種類と料金体系

2つめは、対応している明細の種類と料金です。給与明細以外の、賞与明細や源泉徴収票の発行と閲覧に対応しているかどうか?そして、システムによっては明細書単位で料金が加算されるものや、毎月の発行回数で加算されるシステムもあります。「1ユーザー〇〇円/年」以外に、いくら必要になるのかも、しっかり確認しましょう。

いつでも、どのデバイスでも閲覧できるか?

3つめは、給与明細が閲覧できるデバイスの種類です。PCのみ対応では、Web化によるメリットは十分でありません。スマートフォンやタブレットへの対応も必須条件です。また、“ガラケー”を使っている人もいるので、フィーチャーフォンにも対応していれば、全社での給与明細のWeb化がスムーズに行えるでしょう。

図1:PC・スマホ・フィーチャーフォンで閲覧

図1:PC・スマホ・フィーチャーフォンで閲覧

個人情報である給与明細のセキュリティ対策は?

4つめは、セキュリティ対応です。設定上のミスなどから、本人のものではない給与明細が発行されたり、給与明細のPDFファイル自体が流出するリスクもゼロではありません。給与明細は個人情報なので、万が一、漏洩すると、個人情報保護法に抵触します。システムのセキュリティは十分、チェックしましょう。

では、これらのポイントから、Web給与明細の1つであるJ-MOTTO「Web給与明細」の特長を見ていきましょう。

グループウェアの「Web給与明細」を選ぶ理由

Web給与システムと、毎日の仕事に使用するスケジュールやワークフロー、メールなどの機能を1つのグループウェアシステムに統合すれば、様々な業務の効率化が図れます。

ポータル画面からシングルサインオンで給与明細を閲覧

J-MOTTO「Web給与明細」は、グループウェアであるJ-MOTTOと連携しており、シングルサインオンで利用できます。個人専用のポータル画面上に「Web給与明細」のリンクを設定しておけば、クリックするだけで、給与明細・賞与明細・源泉徴収票を閲覧が可能。給与明細を見るためだけの、IDとパスワードの設定やキーボード操作は不要です。また、ポータルから給与明細を確認できるので、グループウェア全体の利用を促進するといった効果もあります。

追加料金なしで給与明細・賞与明細、源泉徴収票を発行

J-MOTTOの「Web給与明細」の料金体系はユーザー単位なので、利用する帳票の種類や発行回数による追加料金は発生しません。また、明細のフォーマットは変更が可能。役職や雇用形態によって明細の項目が異なる場合も、柔軟に変更できます。

いつでもPC・スマートフォン・フィーチャーフォンで閲覧可能

J-MOTTO「Web給与明細」は、会社や自宅、外出先から、PCやスマートフォン、フィーチャーフォンでも閲覧可能。スマートフォンの画面でも、明細の内容がしっかりわかります(下記の画面)。

図2:スマートフォンでも見やすい画面

図2:スマートフォンでも見やすい画面

また、PCなら明細をPDFファイルとしてダウンロードし、ボタン1つで印刷することも可能です。「家族に紙で手渡したい」という従業員の要望にも対応。必要な時、印刷できます。

システムの操作履歴の管理で情報漏洩を防ぐ

J-MOTTOは、セキュリティ対策として「操作履歴機能」を備えています。管理者や従業員のID単位で、期間・対象者・操作内容などをフィルタリングし、過去にどのような操作を行ったのか確認できます。意図的な不正の抑止として機能し、情報漏洩後の迅速な対応に役立ちます。

クラウドだから低コスト、管理も容易

J-MOTTO「Web給与明細」はクラウドサービスなので、改めてシステムを用意する必要がありません。導入・運用コストを抑えながら、すぐに使い始めることが可能です。また、グループウェアの機能として利用するので、運用管理の負荷も軽減されます。

1ユーザー100円と低コストで導入できる

J-MOTTO「Web給与明細」の基本料金は月額2,000円、最少ユーザー20名からと、小規模企業やスタートアップ企業が導入しやすいライセンス体系になっています。また、最大2カ月間無料でお試しでき、まずは試してみて、導入を検討できます。

まとめ:給与明細のWeb化から、会社全体のシステム化の検討へ

給与明細のWeb化は、企業全体のコストを削減し、人事部門の業務負荷の軽減や付加価値の向上に貢献します。そして、従業員に、いつでも・どこでも・都合がよい時に明細を閲覧できるというメリットがあります。紙の給与明細にしがみつく理由は見当たりません。だからこそ、給与明細に限らず、ITを活用して様々な業務の効率化を、Web給与明細と一緒に検討することをお薦めします。

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