給与明細のWeb化（電子化）とは？
給与明細は、給与が支給される従業員に渡される帳票です。そこには、支払われる給与や手当、控除や保険に関する情報が記載されています。日本企業の大半は月給制で、１カ月に１回、給与が支払われるたびに、給与明細の帳票が従業員に手渡されています。それが、インターネットが普及した今、給与明細という「情報」も、電子的に提供される動きが進んでいます。それが給与明細のWeb化（電子化）です。
給与明細のWeb化とは？
導入メリットやシステム選定時の留意点は？
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2020年01月08日（最終更新 2026年02月04日）
給与明細や賞与明細、源泉徴収票のWeb化は、インターネットの普及に伴い、企業で進んでいる帳票電子化の一環です。この業務を担当している人事部門の業務工数の削減に貢献。給与明細などを受け取る従業員は、いつでも・どこでも、自分の給与明細を閲覧でき、企業には大幅なコスト削減というメリットをもたらします。ここでは、給与明細のWeb化（電子化）とは何？その導入メリットは？そして導入にあたって注意すべき重要なポイントを、わかりやすく解説します。
目次
給与明細をWeb化するメリット
給与明細を紙からWebに移行することで、人事部門と従業員、そして企業は多くのメリットを得られます。
人事部門のメリット：業務負荷の大幅な軽減
従来の、紙の給与明細の配布は、人事部門にとって手間と時間がかかる業務でした。当月の給与が確定後、専用帳票を出力し、従業員1人分ずつに帳票をカット。封入・封かんした給与明細を、必ず本人に手渡します。拠点が遠隔地であれば、郵送する作業とコストが必要です。
この一連の作業をWeb化すれば、業務負荷は大幅に軽減されます。給与計算ソフトから給与データをWeb給与システムにインポートするだけで、明細の発行から従業員本人への通知までを自動化できます。人事部門の負担は軽減され、より付加価値の高い業務に集中できます。
従業員のメリット：いつでも閲覧可能、紛失の心配なし
給与明細は本人への手渡しが原則なため、外出の多い営業や支店の従業員、他の企業に常駐する人が受け取るまで、タイムラグが生じていました。しかし、給与明細をWeb化すれば、給料日の当日、全員が明細の閲覧が可能。いつでも、都合の良い時、過去の給与明細を含め、PCやスマートフォンで閲覧でき、給与明細の保管が不要になります。また、源泉徴収票は重要な書類ですが、どこにしまったかを忘れがちです。しかし、Webでの発行であれば、住宅ローンを組む際など、必要な時に明細PDFをダウンロードして、印刷できます。会社に、再発行を依頼する必要はありません。企業のメリット：給与明細の発行にかかるコスト削減
まず、Web給与システムはクラウドサービスなので、導入にかかる初期コストと運用コストを抑えられます。また、紙の給与明細発行にかかっていた、帳票用紙費・印刷費・郵送費のコストが不要になります。そして、給与明細の計算から発行までにかかる人件費も抑えられます。Web給与明細システム選びの注意ポイント
人事部門、従業員、そして企業に多くのメリットをもたらすWeb給与システム。ここでは、システムを選ぶ際に注意したいポイントを解説します。
給与明細以外の業務のシステム化は？
1つめは、Webでの給与明細発行以外に必要な機能がないかの確認です。Web給与明細システムには、専用型から、給与計算システムやグループウェアの1つの機能として提供されるタイプがあります。Web給与システムの導入を検討するのであれば、給与明細のWeb化以外に、システムで改善すべき業務がないかの確認をお薦めします。対応している明細の種類と料金体系
2つめは、対応している明細の種類と料金です。給与明細以外の、賞与明細や源泉徴収票の発行と閲覧に対応しているかどうか？そして、システムによっては明細書単位で料金が加算されるものや、毎月の発行回数で加算されるシステムもあります。「1ユーザー〇〇円/年」以外に、いくら必要になるのかも、しっかり確認しましょう。いつでも、どのデバイスでも閲覧できるか？
3つめは、給与明細が閲覧できるデバイスの種類です。PCのみ対応では、Web化によるメリットは十分でありません。スマートフォンやタブレットへの対応も必須条件です。また、“ガラケー”を使っている人もいるので、フィーチャーフォンにも対応していれば、全社での給与明細のWeb化がスムーズに行えるでしょう。
図１：PC・スマホ・フィーチャーフォンで閲覧
個人情報である給与明細のセキュリティ対策は？
4つめは、セキュリティ対応です。設定上のミスなどから、本人のものではない給与明細が発行されたり、給与明細のPDFファイル自体が流出するリスクもゼロではありません。給与明細は個人情報なので、万が一、漏洩すると、個人情報保護法に抵触します。システムのセキュリティは十分、チェックしましょう。
では、これらのポイントから、Web給与明細の1つであるJ-MOTTO「Web給与明細」の特長を見ていきましょう。グループウェアの「Web給与明細」を選ぶ理由
Web給与システムと、毎日の仕事に使用するスケジュールやワークフロー、メールなどの機能を1つのグループウェアシステムに統合すれば、様々な業務の効率化が図れます。
ポータル画面からシングルサインオンで給与明細を閲覧
J-MOTTO「Web給与明細」は、グループウェアであるJ-MOTTOと連携しており、シングルサインオンで利用できます。個人専用のポータル画面上に「Web給与明細」のリンクを設定しておけば、クリックするだけで、給与明細・賞与明細・源泉徴収票を閲覧が可能。給与明細を見るためだけの、IDとパスワードの設定やキーボード操作は不要です。また、ポータルから給与明細を確認できるので、グループウェア全体の利用を促進するといった効果もあります。追加料金なしで給与明細・賞与明細、源泉徴収票を発行
J-MOTTOの「Web給与明細」の料金体系はユーザー単位なので、利用する帳票の種類や発行回数による追加料金は発生しません。また、明細のフォーマットは変更が可能。役職や雇用形態によって明細の項目が異なる場合も、柔軟に変更できます。
いつでもPC・スマートフォン・フィーチャーフォンで閲覧可能
J-MOTTO「Web給与明細」は、会社や自宅、外出先から、PCやスマートフォン、フィーチャーフォンでも閲覧可能。スマートフォンの画面でも、明細の内容がしっかりわかります（下記の画面）。
図２：スマートフォンでも見やすい画面
システムの操作履歴の管理で情報漏洩を防ぐ
J-MOTTOは、セキュリティ対策として「操作履歴機能」を備えています。管理者や従業員のID単位で、期間・対象者・操作内容などをフィルタリングし、過去にどのような操作を行ったのか確認できます。意図的な不正の抑止として機能し、情報漏洩後の迅速な対応に役立ちます。クラウドだから低コスト、管理も容易
J-MOTTO「Web給与明細」はクラウドサービスなので、改めてシステムを用意する必要がありません。導入・運用コストを抑えながら、すぐに使い始めることが可能です。また、グループウェアの機能として利用するので、運用管理の負荷も軽減されます。１ユーザー100円と低コストで導入できる
J-MOTTO「Web給与明細」の基本料金は月額2,000円、最少ユーザー20名からと、小規模企業やスタートアップ企業が導入しやすいライセンス体系になっています。また、最大２カ月間無料でお試しでき、まずは試してみて、導入を検討できます。まとめ：給与明細のWeb化から、会社全体のシステム化の検討へ
給与明細のWeb化は、企業全体のコストを削減し、人事部門の業務負荷の軽減や付加価値の向上に貢献します。そして、従業員に、いつでも・どこでも・都合がよい時に明細を閲覧できるというメリットがあります。紙の給与明細にしがみつく理由は見当たりません。だからこそ、給与明細に限らず、ITを活用して様々な業務の効率化を、Web給与明細と一緒に検討することをお薦めします。- 掲載しているブランド名やロゴは各社が所有する商標または登録商標です。
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