Ｗeb給与明細活用事例

紙での給与明細の配布を早くやめようという話が持ち上がったのと同時期に、それまで明細を印刷していたドットプリンターが古くなり、いつサポート切れになるかわからないという懸念がある導入を決めました。現在は給与明細と賞与明細のみを運用しており、源泉徴収や給与通知書など一部紙配布の運用が残っていますが、Web化できたことは社内でも好評です。

本社が神戸、技術者はほぼ福岡在住という会社で、以前からリモートでの仕事を行っているため、給与明細の直接手渡しは無く、紙での都度送付していました。明細をPDFにしてメール添付で送付するのはセキュリティポリシー上問題があると考え、しかるべきシステムで受け渡しをしたいと考えていたところ、J-MOTTOでWeb給与明細のサービスを提供していることを知りました。グループウェアを先に利用していて毎日ログインする習慣があることから、グループウェアから自分の給与明細を取得でき、社員からは自分の給与明細履歴をいつでも参照できるのは便利と言われています。

以前は給与計算、給与明細作成等をアウトソースしていましたが、依頼していた会社がなくなってしまい、自社ですべて巻き取ることを検討しました。帳票を作成し、封入、配布に非常に手間がかかるので、Web給与明細を導入しました。導入検討時は他社サービスとも比較しましたが、J-MOTTOは料金が安く、グループウェアと一緒に利用できることが選定の決め手となりました。

長年J-MOTTOでグループウェアとホスティングを利用していたことから、オプションサービスのWeb給与明細導入を検討しました。現在は労務事務所からクラウド上でCSVの給与データを受け取り、明細表示用に少々手を加えてWeb給与明細側へ取り込みをしています。紙の配布の手間の軽減以外にも、日付などの間違いがなくなり、またデータを残せるようになったため、社員が明細を紛失して問い合わせを受けることもなくなりました。

J-MOTTOのグループウェアを導入するのに合わせてWeb給与明細も検討、同時に利用開始しました。ソフト開発の会社であるため、取引先に常駐する社員が大半。紙の明細の直接手渡しや、郵送が当たり前でしたが、Web給与明細を導入したことで配布のタイムラグをなくすことができました。導入時の設定も難しくなく、スピーディに社内展開できました。

勤怠ソフトの導入と併せて、給与計算などの処理を外部委託することになりました。給与データを自社で管理しなくなったこともあり、給与明細の発行についても見直しが行われたため導入をしました。導入検討段階には各社の給与明細電子化サービスを比較しましたが、グループウェアとまとまっている方が都合が良いと考えJ-MOTTOのWeb給与明細」に決めました。導入当時は従業員も今ほど多くなかったのですが、現在の人数分を全て紙で発行するというのはもう考えられません。人が増えれば増えるほど導入したメリットがあるなと思います。