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2023年08月24日
会議室は予約システムを導入すると、人為的ミスを回避できます。コスト面が気になる場合はエクセルなどで自作もできますが、作る手間がネックになるかもしれません。
今回はアナログ的な会議室を予約方法の手間から脱却するために、会議室予約システムについて詳しく解説します。無料ツールの比較情報や選び方のコツなど、すぐに役立つ最新情報を集めました。
目次
会議室予約システムは会議室を予約するための専用ツールで、導入すると会議室を有効に活用できます。従来の予約方法だと、わざわざ総務部まで行って手続きをしなければなりません。
電話やメールで問い合わせるのも大変で、電話連絡だとタイミングによってダブルブッキングになることも･･･。
「空いていれば使ってOK」なんて大雑把な使い方をしている会社の場合も、バッティングのトラブルが勃発しがちです。
会議室予約システムの導入メリットは、すぐに手続きできることです。パソコンやスマホから簡単に空き状況をチェックして予約を入れられます。
早めに終わったり延長したり、実際に稼働している時間のズレもリアルタイムで反映できると、会議室を無駄なく有効活用できます。
最近は会議室の前に専用の端末を用意し、端末から予約などの操作ができるタイプも人気です。
会議室予約システムは自作もできます。
同じ会社の人間しか会議室を利用しない場合、複数メンバーがアクセスして編集できるエクセルの機能を活用できます。
予約台帳と同じようなレイアウトのテンプレートを探し、エクセルでフォーマットを作成して運用しましょう。
シンプルな項目に絞ればシンプルな運用ができます。会議室予約のための無料テンプレートも狙い目です。
エクセルを使った自作は作成・運用の手間がネックです。しかも、エクセルは1つのファイルで編集するため、同時に編集することはできません。
もし同じ時間枠の予約がかぶってしまった場合、一度入力した情報が勝手に書き換えられてしまうミスも起きがちです。
ダブルブッキングの問題を解決するためにはプログラミング言語のVBA、コンピュータ操作を自動化するマクロを使ってもう少し高度な自作に挑戦することもできます。
作業は複雑になりますが、自動化された予約管理システムなら、すでに埋まっている枠に対して新規の予約を自動ブロックすることが可能です。
自作は大変なので、無料で利用できるツールも狙い目です。
個人情報を入力せずに、会議室はもちろん、施設や備品の予約が可能です。設備の予約管理機能の他、スケジュール管理機能も搭載されています。
初期費用・ランニングコストをかけずに導入できますが、広告は表示されます。広告非表示の有料オプションは月額19,800円（※税込）もかかります。
スマホやタブレットで使える無料の予約管理システムです。クラウドで予約を管理するので、会議室の他、設備やスタッフの予約も管理できます。
不定期的に開催しているイベント形式の予約もできるので、色々な業種の会社に役立ちそうです。予約の変更、キャンセルも設定で変更できるので、電話で予定を調整する必要はありません。
完全セルフ型の無料予約システムで、広告表示はありますが、ホームページへの埋め込みも可能です。フレキシブルにカスタマイズしやすいため自社仕様に合わせられます。
他業種、多言語に対応しているため、外部とのやり取りが多い場合にも重宝します。
無料のプランから必要に応じて有料プランにアップグレードできるシステムの予約システムです。クラウドで提供されるウェブ予約システムで、会議室以外にも色々なイベント、設備のために活用できます。
会議室予約システムを選ぶときは、セキュリティ環境も軽視できません。スケジュール管理機能などと連動させることも多く、プロジェクトや関係者の個人情報が流出するような事態は断じて避ける必要があります。
会議室予約システムの機能性が上がるほど、費用も高額になる傾向があります。年間を通して月々の維持費が負担にならないか、コスパ面も重視して契約先を選びましょう。
無料システムはセキュリティの甘さや、広告表示のわずらわしさがあるため、有料でも安全対策がしっかりしている製品がおすすめです。
全体の業務効率化を目指すなら、予約機能以外の機能も搭載されている製品だと頼りになります。スケジュール管理機能など、他の機能もチェックしましょう。
SmartRoomsのように、グループウェアと連携できる会議室予約システムも人気があります。しかしながら「会議室予約システム＋グループウェア」と2つのツールを併用するのは、コスパ面が気になるところです。
会議室予約機能を搭載したグループウェアをはじめから導入した方が便利かもしれません。
会議室予約機能が搭載されているグループウェアの中でも、イチ押しはリスモン・ビジネス・ポータル株式会社のJ-MOTTOです。
初期費用は0円、毎月の使用料は1人あたり165円（税込）で会議室など設備予約機能＋25機能、合計26機能を自由に使えます。会議室の他、社用車などの共有設備や備品の予約管理も可能です。
図：電子会議室の機能詳細
仮予約の登録や連続利用可能最大時間の調整など、細かい設定ができます。1拠点のみで運用する場合だけではなく、複数の拠点がある場合にも「会議室（本社）」、「会議室（〇〇営業所）」のように区別可能です。
階フロアや棟ごとに運用する場合も、教室やキャンパスなどの単位で予約できるので、学校など教育関連の施設でも活躍しています。社用車も「普通車・トラック・軽自動車」など車種ごとに予約・管理可能です。
J-MOTTOの設備予約機能は、画面の見やすさでも定評があります。スケジュールと連携させ会議の予定を登録しながら会議に使う部屋をおさえることもできます。
12色のカラーパターンや豊富なアイコンなど見やすい工夫が多く、空き状況もひとめでわかります。自分がよく使う設備を最初に表示させるなど、より使い勝手のよい使用が可能です。
写真など資料も添付できます。「第1会議室」とだけ記載されていると、新人や外部の人間は迷ってしまうこともありますよね。
内部の写真を添えることで部屋を間違えることもなく、より親切な案内になります。予約を入れるときも、部屋の広さや雰囲気をチェックできるので重宝します。
定例会議など定期的な予定は、「毎週〇曜日」、「〇日間隔」などの設定を行うことで、複数日の予約を一括で入れることができます。
毎回予約する手間をカットできます。また、不定期的な予定に関しても、あらかじめ開催日が決まっている場合は一括予約もできるので、予約忘れの予防にもなります。
他社の社員と会議、打ち合わせを行う場合、来訪者管理機能も重宝します。来訪予定のお客様情報を受付担当と共有できます。
スケジュール機能や設備予約機能と連動させることで受付担当者も、使用予定の会議室や担当者を把握できるため、会議室や応対者へスムーズに取り次げられるのが魅力です。
グループウェア「J-MOTTO」の会議室予約機能の詳細はこちら
