株式会社 クローバー・サン 様

物理的な距離、心理的な距離、ツールの分散という三重の「距離」が生んでいた情報格差

SES事業で急成長する同社の課題は、さまざまな「距離」の存在や「情報基盤」が整っていないことであった。赤堀氏が入社した当時は、都内2カ所の拠点で業務や決裁のために拠点間を行き来していた。外部との打ち合わせにおいても、借り受けていたオフィスにある共有の会議室を確保できるとは限らず、物理的なリソース不足や移動の負担が生じていた。赤堀氏は次のように話す。
「当時は社長・管理部門と、事業・営業部門は都内の別オフィスに分かれていました。30〜40分を要する拠点間の移動時間・コストや、共有設備の利用コストだけでなく、可視化されていないムダもあったと思います」最大の課題は、情報共有の基盤が整っていないことだった。Slack、Google Workspace、メール、バーチャルオフィスなど複数のコミニュケーションツールが混在していた。

どれかに統一しようにも、フリープランのSlackは過去のメッセージが見えなくなるという短所があり、Google Workspaceはライセンス価格の値上げで全社展開を断念。コミュニケーションツール以外にも、勤怠管理や経費精算、Web給与明細など多数の社内ツールを導入していたが、入口がばらけており、社員は各々でブラウザのブックマークを設定し、アクセスしていたという。

「当時はコロナ禍でリモートワークが多く、会社と従業員との距離が生まれていました。優れたツールを導入しても、アクセス方法がわからなければ、情報格差が生まれてしまいます。実際、アクセスログを見ても、ごく限られた人しか見ていない情報もありました。必要な情報が届かないことは、深刻なリスクにもつながりかねません。期限のある年末調整や健康診断受診等についても情報が届かないことにより対応ができないということが起きてしまう。『そういったことが従業員の不満や不安となり定着率にも影響してしまうというリスクにもつながるのでは』と考えていました」と赤堀氏は振り返る。こうした物理的な距離、心理的な距離、ツールの分散という三重の「距離」の課題解決が必要だった。

J-MOTTOのトップ画面（ポータル）。
入口を1つにすることで、全社員が必要な情報に迷わずアクセスできる環境を実現した。

「入口は1つにする」前職からの知見とユーザー経験者の多さが導入ポイントに

2022年に着任後、赤堀氏はすぐさまグループウェア導入を起案。前職では社内インフラを担当していた経験から、グループウェアに詳しかった。

「さまざまなサービスがあるなかで、J-MOTTOやdesknet‘s NEOのユーザーだった企業から転職してきた社員も多かったのです。インターフェースに抵抗感がない人たちの多さが選定のポイントにもなりました。さらに当社のように急成長している企業では、システム利用に関する教育にかける時間や人手を割くことが難しい。導入教育も不要なことから、決め打ちでJ-MOTTOを採用しました。やりたいことが比較的網羅されていましたし、価格も1人220円と適切でした。スマホアプリがあるというのも大きかったですね。 とにかく、まずは入口を1つにすることが最優先でした」と赤堀氏は選定理由を語る。

その他にも、スケジュールを一元管理できることも求められた。一部の社員はGoogle Workspaceのカレンダー機能を使い続けていたため、Googleカレンダーとの双方向連携ができるかどうかも、重要な選定条件の一つだった。この点も、J-MOTTOはオプションサービス「desknet's Sync」（Googleカレンダーとの双方向連携機能）を提供しており希望に合致。クローバー・サンは2023年7月、3ヶ月の無料使用期間を経て、本格的な利用を開始した。

情報発信の工数と情報格差が減少。一体感ある組織への進化

J-MOTTO導入後、情報発信の効率は劇的に向上した。同社ではWebexのメッセージ機能も併用しており、J-MOTTOのインフォメーションに記事を上げると同時に、Webexで全社員に通知を送る運用を行っている。

「管理部門が情報をアップすると、全社員に通知されます。基本的にはチャットでは詳しいことを書かずに、全ての入口をJ-MOTTOに集約しています。これまでは『今年の健康診断はいつまででしょうか』などの質問が来ていましたが、現在J-MOTTOに誘導すればわかるため、問い合わせ対応が減少しました。『何かわからないことがあれば、まずJ-MOTTOを見てください』としています。就業規則などもアップして社員が自律的に情報にアクセスできるようになりました」と赤堀氏は話す。

スケジュールの共有も実現。会議室の予約もワンセットでできるため、会議開催がスムーズになったそうだ。2023年3月に2拠点を赤坂の新本社に統合、2025年7月にフロア増床したことも功を奏している。

実際のスケジュール画面。
スケジュールと併せて設備予約も利用しており、会議の際は会議室も同時に予約する。

「本社統合により、社員が気軽に立ち寄れる環境が整いました。日頃はお客様先に常駐していても、自身はクローバー・サンの社員だという意識を持てるようにもなったと思います」と赤堀氏は語る。

急成長期を迎えた企業が直面した情報共有の課題。解決策として選ばれたJ-MOTTOは、単なるツールではなく、組織の一体感を生み出す基盤となった。「入口を1つにする」というシンプルな選択が、150名体制へと向かう成長企業の未来を支えている。