毎日新聞大阪開発株式会社 様

情報力・企画力・行動力を強みとする毎日新聞社グループ会社

2021年に設立50周年を迎える毎日新聞大阪開発株式会社は、大阪を拠点とする毎日新聞社グループ会社だ。新聞販売店支援事業を祖業としつつ、現在は「毎日新聞旅行」ブランドでの旅行業も展開している。国内外とともに歴史をテーマにした関西出発企画や登山旅行に強く、歴史好きや登山愛好家の顧客に数多くのファンを持つ。

そのほかにも、過去の毎日新聞のアーカイブを使用したマイクロプリントの販売、毎日新聞主催事業のオンライン配信などを手がけている。

毎日新聞大阪開発株式会社 ご担当者（右から）
代表取締役社長 内田 秀一氏
営業部 営業開発担当課長 小原 秀基氏
管理部 次長兼総務課長 柴田 かおり氏

会議室予約、スケジュール共有のデジタル化をめざして

現在、同社社員は約60名。これまで情報共有は、ノートやホワイトボードなどを介して行われていた。そこで、最も課題を抱えていたのは会議室予約だった。メイン会議室にノートを備えつけ、手書きで管理を行っていたのだが、ノートを見に行かなければ予約状況がわからなかった。また、予約は重なりがちで、他に会議ブースを2カ所設けていたものの、うまく回っておらず、会議に入るまで、多くの時間と手間を要していた。

社員間のスケジュール共有も問題があった。毎日新聞大阪開発株式会社 営業部 課長 小原 秀基氏は次のように語る。

「外出が多い営業部は、掲示板と呼ばれるホワイトボードで行き先や帰宅時間を知らせるようにしていました。しかし、予定は頻繁に変わるため、そのつど会社に一報を入れ、誰かに掲示板情報を変更してもらう必要がありました。また、ホワイトボードでしか情報共有されていないため、他部門で営業関連の電話を取ると、営業部までホワイトボードの内容を見に行かなければなりませんでした」。

同社にはデジタル委員会という組織横断グループがあり、同社の業務を変革しようと2017年から活動を始めていた。いわば情報システム部門のような存在だ。その場で上記の情報共有課題が提起され、問題を解決するツール導入が決定した。

画面のわかりやすさ、PC知識に依存しない使いやすさでJ-MOTTO

ツール調査を担当したのは同社 管理部だ。IT製品の資料一括請求サイトで4社の4サービスをピックアップし、そのうち2つは高機能すぎて使いこなせないと判断。2つのサービスについて検討を進めた。どちらも無料の試用期間を利用して、デジタル委員会や主だった社員で使い比べた結果、選ばれたのは「J-MOTTO」だった。毎日新聞大阪開発株式会社 管理部　次長 柴田 かおり氏は選定の理由を次のように語る。

「まず、1つひとつの機能がアイコン表示で、文字を読まなくてもわかりやすかったことが選定のポイントでした。また、当社は社員の年齢層が高く、PC操作の苦手な者も多いのですが、そうした社員からJ-MOTTOの方が使いやすいという声が多く上がったので決定しました。さらに、リスモン・ビジネス・ポータルにリモートデモをお願いして、そこで疑問点が解消できたことも大きかったです」。

小原氏は柴田氏を補足して次のように語る。

「J-MOTTOは、無料試用期間が長く設定されていたのがよかったですね。他のサービスの試用期間が2週間程度なのに対し、J-MOTTOは基本の2ヶ月に1ヶ月の延長ができるので、その3ヶ月をフルに使って、試すことができました。PC操作が苦手な者も使っている間になじんでいったように思います」。

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会議室予約、スケジュール共有はもちろん、情報共有に関する業務変革が実現

利用を開始したのは2020年4月。しかし、コロナ禍による休業体制などもあり、一旦、J-MOTTOの利用を停止することになった。しかし、依然として会議室予約やスケジュール共有に不便を感じることが多く、J-MOTTOの必要性を再認識。同年8月に再び無料利用期間を経て、本格的な利用を開始した。

営業部では、J-MOTTOでの情報共有を浸透するために、ホワイトボードを撤廃した。残せばいつまでもそちらに頼る社員が出ると思ったからだ。そして、情報入力・確認・変更はすべてグループウェアで行うという状況を作った。ある意味退路を絶ったのだ。また、伝達ミスを防ぐため、情報の記入方法に関するルールも最初に制定した。“直行”を意味するアイコン、行き先の書き方などを決め、誰が見てもすぐわかるようにした。

その甲斐あって、現在ではすべての社員が出社後PCでJ-MOTTOを立ち上げるという習慣が根づき、スケジュール共有が実現された。小原氏は次のように語る。

「自席のPCで全社員のスケジュールが確認できるというのが非常に便利です。また、外出先からも、携帯電話で帰社時間などを変更できるため、わざわざ一報を入れる必要がなくなり、より正確なスケジュール情報を共有できるようになりました」。

課題の端緒であった会議室予約もスムーズになり、時間が来ればただちに会議に入れる環境が整ったという。それだけではなく、会議そのものを削減する効果も出ている。毎日新聞大阪開発株式会社 代表取締役社長 内田秀一氏は、次のように語る。

「従来は、毎週火曜日に幹部を集めて定例会議を開いていました。しかし、今はコロナ禍もあり、密になるのを避ける意味で数字的な報告・確認をJ-MOTTO上で行うよう変更。それによるペーパーレスで月間数万円の経費削減も実現しました」。

「また、瞬時に情報が伝わるという点も評価しています。当社には、添乗業務で社内にいない社員も多いのですが、ワクチン職域接種の変更情報など、重要な伝達事項を遅滞なく届けられています」。

このように、必ず伝達が必要な情報は「回覧」機能を使って確認を要求。閲覧していない社員を特定し、ピンポイントで連絡するということが可能になった。一方、通知するだけでよい情報、たとえば「〇月〇日に機密書類の焼却や健康診断がある」といったことは「インフォメーション」で知らせる。こうした活用で、管理部門の負担が減るという効果も出ている。

「従来は『今年の健康診断っていつでしたっけ』などと質問が来たものでしたが、今はグループウェアを見ればわかるため、こうした問い合わせ対応がなくなって助かっています。最近では『J-MOTTOでお知らせしよう』が合い言葉になっています」（柴田氏）。

こうして同社は大きな業務変革を実現した。今後は「情報管理の共有」「安否確認」「備品管理」「事業の進捗状況の確認」等にも活用していきたいと構想をふくらませている。