株式会社コンヴァノ 様

きっかけは通信費の見直し、10年間継続で利用してきた「J-MOTTOグループウェア」

コンヴァノは店舗運営をスムーズに進めるために、設立時からグループウェアを活用してきた。当初は某社のサービスを導入していたが、店舗やスタッフが増えるに従って通信費が肥大化し、ITサービス全体の見直しを求められた。同社が選んだのは、リスモン・ビジネス・ポータルが提供する「J-MOTTOグループウェア」（以下、J-MOTTO）だった。

J-MOTTOは、国産グループウェア「desknet's NEO」のクラウドサービス版だ。約4000社、14万ユーザーという導入実績（2021年4月時点）を持ち、コンヴァノもJ-MOTTOを10年以上活用する長期ユーザーの1社として名を連ねる。1ユーザー当たり月額150円（税別）から利用できるというコストパフォーマンスの良さからコンヴァノも運用コストの大幅な抑制を期待して導入を決定した。しかし、継続してJ-MOTTOを活用する理由は、ITリテラシーがそれほど高くない従業員も直感的に操作でき、シンプルに使えるためだ。

コンヴァノ
横山恭平氏

「利用料の安さからJ-MOTTOに注目したのは事実ですし、年間契約の2カ月割引や利用年数に応じた割引利用ライセンスなどのお得な価格体系も非常に魅力です。もともと使いやすいユーザーインタフェースが、定期的なバージョンアップによって、さらに今風で分かりやすいものにリニューアルされていることでITに不慣れなスタッフも大変助かっています」と、執行役員／店舗開発・情報システム部部長の横山恭平氏は述べる。

使いやすいグループウェアで店舗運営をサポート

J-MOTTOは、本部（サポートセンター）の経理や人事、マーケティングといったバックオフィスのスタッフの他、店舗ごとにアカウントを作成して店長を中心としたスタッフ全員で共用している。以前は店舗スタッフ全員にアカウントを配布したが、シンプルに活用してもらうための施策として、現在の方式に変更した。

多くの組織と同様に、全てのスタッフがITツールに精通しているというわけではない。それでもJ-MOTTOは直感的に使いやすいインタフェースで、従業員の負荷を増やさずに活用できることが魅力だと横山氏は話す。

「当社は25あるJ-MOTTOの機能の中でも、スケジュール機能とワークフロー機能を中心に活用しています。スケジュールはスマートフォンからいつでも確認できて使いやすい。“外出”、“休暇”などをアイコンで示すので、一目でスタッフの状況を把握できます。スタッフの勤務状況や会議予定などの管理に使っています」（横山氏）

J-MOTTOによるスケジュール共有のイメージ図

遠隔の店舗の申請もワークフローで効率化、店長の業務負担を減らす

コンヴァノの取り組みで興味深いのは、ワークフローの活用方法だ。バックオフィスで利用するだけでなく、店舗運営に必要なネイル素材発注や営業時間変更申請、インシデント報告などにも使用することで、遠隔地の店舗であってもスムーズに申請業務を進められ、店長の煩雑な業務の負担を軽減させている。

コンヴァノ
細川晴香氏

新しいスタッフを採用したときや異動、退職したときなどにもワークフローが活躍する。スタッフ情報の変化は、人事やWebサイト、POSシステムなど、さまざまな部門のデータに影響する。店長から人事部門、人事から各部門へ通達するやり方では業務が煩雑になってしまう。ワークフローを活用することで、関係各所へ素早く情報変更が伝達される仕組みを構築したのだ。ワークフローを活用することで、関係各所へ素早く情報変更が伝達される仕組みを構築したのだ。

店舗開発・情報システム部　マネージャーの細川晴香氏は「結婚などで社員の氏名が変わるときも、ワークフローを起点に人事をはじめとする各部門へ連係ができます。多店舗経営に役立っています」と説明する。

ネイリストも活用するワークフロー

ワークフローを使いこなすのは店長だけではない。コンヴァノは、ネイリスト研修などに加えてJ-MOTTOのハンズオンも必修として組み込んだ。各店舗のネイリストも、積極的にワークフローを活用してFASTNAILの効率化と品質向上を支えているのだ。

「当社は、ネイリストからデザインを募集してFASTNAIL TOWNに掲載し、お客さまが予約時に選べるようにしています。このデザインの申請にワークフローを活用しているのです。承認されれば、デザインがFASTANIL TOWNに登録される仕組みです」（細川氏）

新色素材が登場したらネイリストが積極的に新しいデザインを考案し、素早くサービス化できる。店舗の競争力を向上させる重要な施策といえるだろう。ちなみに、申請時にはデザイン写真の他、使用素材の種類や量も登録するため、デザインの原価を明確にし、誰でも再現できるよう標準化する意味でも役立っている。

スタッフが店舗運営のアイデアを発案したときも、ワークフローを通じて申請できる仕組みを設ける。良いアイデアは「グッドアイデア賞」として全社会議で表彰する。スタッフのモチベーションを引き上げる重要な取り組みだ。

店舗経営に必須の作業や施策にワークフローを活用することで、店舗と本社をまたいだ申請がスムーズになり、サービス品質向上に向けた素早いアプローチが生まれている。このサイクルの中で、J-MOTTOのワークフローはスタッフの業務に浸透しているのだ。

「スタッフが店長を目指すなら、少なくとも1回はデザインやグッドアイデアを申請した経験がなければなりません。ワークフローを使いこなせることが前提です。J-MOTTOは、当社のネイルサロン運営において中心的なツールになっています」（細川氏）

ネイルのデザイン申請書。写真の添付も可能

安心して運用できるグループウェアサービス

細川氏は、申請機能の管理者という意味でもJ-MOTTOの使いやすさを評価する。同社は現在、数十種類の申請書を用意し、さまざまな業務にワークフローを適用する。J-MOTTOはそれらを効率よく運用するための機能もそろえる。例えば、申請書式のエクスポートや加工も手軽にでき、新しい申請書を作成しやすい。

申請書類の検索能力が高いことも高評価の要因だ。
J-MOTTOであれば申請書類に自動的に連番が付与される他、キーワードや状態などの条件で目的の書類をソートできるため、申請書管理の負担も減る。

「社内で必要な申請、承認フローを証憑（しょうひょう）データとして残し、負担なく管理できる点で、上場を目指す際の内部統制の構築や整備にも役に立ちました」（細川氏）

さらに、手厚いサポート体制にも助けられていると横山氏は話す。

「J-MOTTOはサポート体制がしっかりしており、安心して運用できます。現在は1年ごとにミーティングの機会を設けて、要望を聞いてもらったり、新機能を紹介してもらったりしています。その時々のニーズに合わせて、必要な機能を使えることが魅力です」（横山氏）

FASTNAILは50店舗を超え、今後も順調にビジネスを拡大する計画だ。全国に店舗を展開すれば、エリアごとの管理のすみ分けなども必要になる。現在は標準のワークフロー機能をシンプルに利用しているが、より細やかな運用を可能とする高機能なオプションサービス「J-MOTTOワークフロー」の活用も検討中だという。

「部門ごとに有効な機能を自由に使ってもらえるようにしていますが、まだJ-MOTTOの全ての機能を使いこなせているというわけではありません。最近は災害対応の機能として『安否確認』に注目しています。また『アンケート』を月次の棚卸しに活用する例があるとのことなので、こちらも前向きに検討します」（横山氏）

横山氏は、J-MOTTOを業務や企業経営のさらなる中核に据える意向だ。そのためにも、J-MOTTOがいっそう進化することを期待するという。コンヴァノと共にJ-MOTTOも成長し、FASTNAILのサービスを強く支えていく。

左から）細川氏、横山氏