インターネット環境があれば複数拠点で即利用出来る
J-MOTTOグループウェアを採用して、５年近くたちます。当社は日本全国に直営店を展開しておりますが、グループウェアを利用する前は、まだ、店舗テナントの通信環境もまちまちで、本社と店舗との連絡手段はファックスがメインでした。徐々にインターネット環境も整い、メールの送受信が出来るようになり、「それではグループウェアも使ってみようか」という話が持ち上がりました。システム構築の必要もなく、必要な機能が備わっていて低価格で運用出来るということで、検討を始めてすぐにJ-MOTTOに決めました。
本社と店舗との情報共有にグループウェア
元々アナログなやりとりが多かったので、操作上の心配などもありましたが、グループウェアの利用目的がはっきりしていたので、容易に受け入れられました。現在250程のユーザーを登録していますが、全社員にIDを付与し、それ以外に店舗ごとに1IDを渡して運用しています。
本社・店舗間で利用している主な機能は「インフォメーション」「回覧板」「レポート提出」「文書管理」を利用しています。「インフォメーション」は全社通達や、店舗あての定期的なお知らせ等を掲載し、「回覧板」は特定のブランドの複数店舗へ一斉にお知らせを送り、各店の反応を求める場合に利用しています。また「レポート提出」では、販売報告用のフォームを設定して各店舗から本社へ報告を送ってもらっています。１対１のやりとりになりがちなメールとは違い、共有すべき情報をグループウェアに一元化できているので、情報の見落としも少なくなりました。
特に「文書管理」はよく利用しています。ブランドごとに参照権限を設定した保存フォルダを作り、入れ替わりの多い商品の画像や社内向けカタログなどのデータを「文書管理」の中に置いて、いつでも閲覧可能な状態にしています。メールで大きな容量のデータの受け渡しをするのは好ましくないですし、データの整理が煩雑になるので、「画像のやりとりは文書管理」と決めています。
機能の使い分けが可能
店舗には「スケジュール」の機能を非公開設定にして、本社では「スケジュール」も利用しています。J-MOTTOグループウェアでは、ユーザーの所属グループごとに利用できる機能を決めることが出来るので、便利だと思います。